Kinh nghiệm mua phần mềm tính tiền quán Cafe (tránh bị thiệt)

Phần mềm tính tiền là một công cụ được viết ra nhằm hỗ trợ cho hoạt động bán hàng của các cửa hàng, shop thời trang hay quán cà phê. Việc sử dụng phần mềm tính tiền giúp chủ cửa hàng tiết kiệm được thời gian trong quá trình thanh toán, tổng kết doanh thu, chi phí hằng ngày. Đồng thời việc nắm rõ các thông tin về nguyên liệu pha chế, dụng cụ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Sử dụng phần mềm tính tiền giúp hạn chế khả năng bị thất thoát về doanh thu hơn nhờ vào việc có thể dễ dàng kiểm tra các giao dịch với khách hàng. Để mua được một phần mềm tính tiền quán Cafe tốt, chúng ta cần lưu ý những gì? Những kinh nghiệm nào cần có để mua phần mềm máy tính tiền quán Cafe tốt nhất? Chúng ta hãy cùng nhau giải đáp thắc mắc trong bài viết này nhé!

Xác định nhu cầu của cửa hàng mình là gì? Quy mô, mô hình của cửa hàng có cần thiết sử dụng phần mềm tính tiền hay không?

Trước khi nghĩ đến việc nên mua phần mềm tính tiền nào, chúng ta cần làm rõ và trả lời được câu hỏi: “Với hoạt động kinh doanh và quy mô của quán cà phê, có nhất thiết cần đến phần mềm tính tiền hay không?

Nếu quy mô quán lớn, lượng khách hàng thường xuyên, menu của quán có nhiều loại đồ uống khác nhau với nhiều mức giá,.. thì chúng ta nên mua phần mềm tính tiền để hỗ trợ cho hoạt động tính tiền và kinh doanh của cửa hàng. Nếu quy mô cửa hàng nhỏ, lượng khách hàng ít, chủ quán mở quán tại nhà thì chúng ta có thể không cần dùng đến phần mềm tính tiền bán hàng.

Ngoài ra, chúng ta cần xác định những yêu cầu mong muốn được đáp ứng để có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất.

Tìm hiểu, khảo sát thông tin các phần mềm tính tiền hiện có trên thị trường.

Sau khi đã xác định được quán cafe của chúng ta cần sử dụng phần mềm tính tiền để hỗ trợ, chúng ta sẽ bắt đầu tìm kiếm, khảo sát thông tin những phần mềm hiện có trên thị trường. So sánh giá, chức năng và phản hồi của khách hàng về những phần mềm đó. Ngoài ra chúng ta có thể tham khảo ý kiến từ những người quen đã sử dụng phần mềm tính tiền để lựa chọn cho mình một phần mềm tính tiền phù hợp nhất.

Chúng ta có thể nhờ nhân viên tư vấn hỗ trợ để  hiểu thêm về những chức năng, chế độ bảo hành và duy trì phần mềm rõ hơn. Dựa vào những thông tin thu thập được, cộng với những tư vấn từ nhân viên chúng ta có thể lựa chọn được phần mềm phù hợp với những yêu cầu và giá cả phải chăng nhất.

Lựa chọn đơn vị cung cấp uy tín, chất lượng

Có rất nhiều đơn vị, nhà cung cấp tham gia giới thiệu những phần mềm tính tiền đến với khách hàng. Mỗi phần mềm của mỗi đơn vị cung cấp sẽ có những chức năng, đặc điểm nổi bật và giá bán khác nhau. Khi mua phần mềm tính tiền, chúng ta cần lưu ý đến chế độ bảo mật, rủi ro, hay sự cố có thể xảy ra. Vì một khi hệ thống gặp sự cố thì những thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng khó có thể lấy lại được. Ngoài ra, chi phí nâng cấp, duy trì hoạt động của phần mềm cũng là một trong những vấn đề mà chúng ta cần lưu ý. Do vậy, việc lựa chọn một đơn vị cung ứng uy tín, chất lượng sẽ giúp chúng ta hạn chế được những rủi ro không đáng có và nhờ được sự hỗ trợ khi cần thiết một cách nhanh nhất.

Không quyết định mua phần mềm dựa vào giá

Nhiều chủ quán cafe vì muốn tiết kiệm chi phí nên lựa chọn mua những phần mềm giá rẻ khi chưa tìm hiểu kỹ những chức năng cũng như cách sử dụng của những phần mềm đó. Mục đích của chúng ta đó là sử dụng một phần mềm có thể hỗ trợ hoạt động tính tiền và hoạt động kinh doanh của quán Cafe đạt hiệu quả tốt nhất. Do đó, không nên lấy giá cả làm tiêu chuẩn để mua phần mềm. Nói thế này không có nghĩa mình khuyên bạn nên mua phần mềm đắt tiền nhé! Phần mềm đắt chưa chắc đã có những chức năng phù hợp với yêu cầu của mình. Nên hãy lựa chọn mua phần mềm dựa vào những đáp ứng của nó với hoạt động kinh doanh của chúng ta.

Ưu tiên lựa chọn các phần mềm có giao diện đơn giản, dễ nhìn, dễ sử dụng

Đối với phần mềm tính tiền cho quán cafe, chúng ta nên ưu tiên lựa chọn những phần mềm có giao diện đơn giản dễ nhìn và dễ sử dụng. Nó giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian đào tạo nhân viên sử dụng và xử lý các thao tác giao dịch, in hóa đơn nhanh hơn.

Phần mềm đơn giản, dễ nhìn giúp chúng ta dễ thực hiện công việc, không bị rối mắt và dễ xử lý các trường hợp xảy ra tại quán mà không cần nhờ đến nhân viên chăm sóc khách hàng hỗ trợ.

>> Quán cà phê độc và lạ hút khách ở Ý

Phần mềm có thể kết nối với các thiết bị phần cứng khác như máy in hóa đơn

Lựa chọn những phần mềm có thể kết nối với các thiết bị phần cứng rất quan trọng.  Có những phần mềm không thể kết nối với máy in hóa đơn, hay có những phần mềm chỉ hoạt động được khi máy tính sử dụng hệ điều hành và thông số kỹ thuật này. Do vậy, chúng ta cần lựa chọn các phần mềm có thể dễ dàng kết nối với máy tính, hay máy in hóa đơn, giúp thuận tiện trong việc tổng kết kinh doanh và lưu trữ hóa đơn bán hàng.

Ngoài ra, một lời khuyên nữa cho bạn đó là chúng ta nên lựa chọn mua phần mềm tính tiền trước khi mua các thiết bị phần cứng. Vì nếu mua các thiết bị phần cứng trước chúng ta sẽ bị hạn chế sự lựa chọn. Có những phần mềm rất phù hợp nhưng lại không thích hợp với thiết bị phần cứng nên không thể mua. Như vậy, chúng ta bắt buộc phải lựa chọn mua một phần mềm khác để phù hợp với các thiết bị phần cứng đã mua.

Lựa chọn phần mềm tính tiền linh động, có thể thay đổi điều chỉnh hóa đơn theo những cách tính khác nhau

Để thu hút khách hàng, chúng ta sẽ có những chương trình giảm giá, khuyến mãi, tặng quà cho khách hàng. Khi đó cách tính tiền sẽ khác hơn so với ngày thường. Hoặc việc tăng giá các thức uống cũng sẽ ảnh hưởng đến việc tính tiền trong hóa đơn. Do vậy, việc lựa chọn một phần mềm có thể linh động trong việc thanh đổi giá, cách tính là rất cần thiết. Nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh vẫn diễn ra thuận lợi và không bị ảnh hưởng hay sai sót gì. Khi mua phần mềm, chúng ta cần kiểm tra thật kỹ và thử các trường hợp có thể xảy ra để đánh giá mức độ linh động của phần mềm đó.

Nên chọn những những phần mềm có thể dùng thử để đánh giá mức độ phù hợp và tính thực tế của phần mềm đó với hoạt động kinh doanh của quán Cafe

Nếu chỉ nghe nhân viên khách hàng tư vấn về những chức năng của phần mềm thôi chưa đủ. Chúng ta cần ưu tiên lựa chọn những phần mềm được phép dùng thử để đánh giá mức độ phụ hợp của phần mềm với hoạt động kinh doanh của quán như thế nào. Còn có những hạn chế và điểm bất cập nào cần khắc phụ để hoạt động kinh doanh trong tương lai không bị gián đoạn.

Hiện nay, để thu hút khách hàng, rất nhiều đơn vị cung ứng cung cấp dịch vụ dùng thử phần mềm tính tiền cho khách hàng. Nên chúng ta có thể an tâm và lựa chọn những phần mềm phù hợp nhất.

Phần mềm tính tiền sẽ hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh của một quán cafe. Nếu bạn đang có ý định tìm mua một phần mềm tính tiền cho quán của mình, hãy thử tham khảo những thông tin trong bài viết này để lựa chọn cho mình một phần mềm tính tiền tốt nhất nhé!