Cách ghi chép và quản lý sổ sách bán hàng hiệu quả

Ghi chép và quản lý sổ sách bán hàng là hoạt động ghi chép lại quá trình trao đổi hàng hóa và phục vụ khách hàng. Nó có thể là những nội dung ghi chú trong lần trao đổi đầu tiên với khách hàng. Cũng có thể là những ghi chép phản hồi của khách hàng.

Cũng có thể là ghi chép lại những vấn đề gặp phải trong quá trình tìm kiếm khách hàng, cơ hội kinh doanh. Cũng có thể là những thông tin ghi chú về đơn đặt hàng, sản phẩm… Nội dung ghi chép thường hết sức linh hoạt. Có thể thêm bớt đối tượng, mở rộng phạm vi ghi chép…

Ghi chép sổ sách bán hàng là một quá trình chia sẻ trong công việc. Ghi chép lại toàn bộ thông tin sản phẩm, khách hàng, quá trình giao dịch. Bất cứ thành viên nào trong cửa hàng cũng đều có thể tra cứu, tìm hiểu và thảo luận.

Mục đích của việc ghi chép sổ sách và quản lý bán hàng đó là nhằm loại bỏ những thông tin bất cân đối, nâng cao tính rõ ràng về thông tin. Thúc đẩy tinh thần hợp tác của đội ngũ nhân viên trong cửa hàng. Giúp giải quyết những vấn đề vướng mắc trong quá trình trao đổi.

Ngoài ra, còn có thể tích lũy dữ liệu nghiệp vụ. Tránh việc thất thoát số liệu ảnh hưởng đến công tác kinh doanh bán hàng của cửa hàng, doanh nghiệp.

Trong công tác kinh doanh bán hàng, có rất nhiều nhân viên bán hàng thường cảm thấy phiền não vì không đạt chỉ tiêu doanh số. Người khác doanh số không những đạt mục tiêu đề ra thậm chí còn đột phá mục tiêu. Trong khi đó còn bản thân bạn lại chỉ giậm chân tại chỗ. Trong lòng khó tránh khỏi cảm giác lạc lõng.

Vậy làm thế nào để nâng cao doanh số, đạt chỉ tiêu? Thực ra điều này không hề khó. Phương pháp hiệu quả nhất đó chính là ghi chép và quản lý sổ sách bán hàng hiệu quả. Vậy làm thế nào để ghi chép và quản lý sổ sách bán hàng?

1, Lợi ích của việc ghi chép và quản lý sổ sách bán hàng

Thứ nhất, mỗi nhân viên bán hàng đều hy vọng mình có được nhiều đơn hàng. Dù tiếp xúc với khách hàng như thế nào cũng đều hy vọng có thể nhanh chóng chốt đơn.

Tuy nhiên có một số khách hàng sau khi tham quan xem xét sản phẩm xong nhưng vẫn chưa mua. Điều này không có nghĩa là họ không muốn mua sản phẩm. Nếu như chúng ta bỏ qua những khách hàng này tức là đang lãng phí nguồn tài nguyên. Có thể là họ đang do dự điều gì đó.

Đối với những trường hợp này, người nhân viên bán hàng nên kịp thời ghi chép lại những thông tin có liên quan tới khách hàng. Đợi đến khi khách hàng quay trở lại, những thông tin này chắc chắn sẽ có tác dụng.

Thứ 2, tiện cho việc tổng kết công tác và kinh nghiệm bán hàng của bản thân. Nhưng ít người có thể kiên trì với việc ghi chép và quản lý sổ sách bán hàng. Nhân viên bán hàng mỗi ngày phải tiếp xúc với rất nhiều khách hàng. Nếu không ghi chép quản lý sổ sách lâu dần sẽ bị lãng quên.

Ví dụ, tại sao khi đó khách hàng lại do dự? Tại sao lại chưa thể chốt đơn?…Nếu duy trì được thói quen ghi chép và quản lý sổ sách bán hàng. Thứ mà bạn nhận được không chỉ là khách hàng. Mà còn có cả một số những kinh nghiệm quý báu. Điều này có giá trị hơn nhiều so với việc tham gia các khóa đào tạo.

2, Nên ghi chép những nội dung gì mới có giá trị nhất?

• Ghi chép lại một số thông tin, tình hình cơ bản của khách hàng: họ tên khách hàng, cách thức liên hệ.
• Khách hàng ấn tượng sâu sắc nhất với mẫu sản phẩm nào?
• Khách hàng mô tả, đề cập tới những nội dung gì? Bao gồm: Một là mức độ gấp gáp của khách hàng đối với sản phẩm. Hai là khách hàng sử dụng hay người khác sử dụng? Ba là khách hàng có tiêu chuẩn gì đối với sản phẩm?
• Ghi lại thời gian cũng như một số vấn đề gặp phải khi theo sát tiến độ khách hàng. Bao gồm cả việc khi khách hàng rời khỏi cửa hàng, nhân viên bán hàng phải truyền tải cho khách hàng biết rằng sẽ liên lạc lại.

Như vậy khi bạn gọi điện, khách hàng sẽ không cảm thấy bất ngờ và kỳ lại. Tuy nhiên không nên liên lạc với khách hàng quá nhiều lần. Khi cửa hàng có hoạt động hãy kịp thời liên lạc với khách hàng.

• Ghi chép lại nội dung của từng lần liên lạc, trao đổi với khách hàng sẽ giúp bạn dễ dàng trong việc quản lý và nắm bắt khách hàng của mình hơn.
• Ngoài ra còn phải ghi chép thêm một số những nội dung khác như tên sản phẩm, mã số, ký hiệu, số lượng. Nếu nhập xuất hàng phải có địa điểm nhận hàng, đơn vị nhận hàng, mã bưu chính, số điện thoại liên lạc, người giao hàng, thời gian giao hàng, người lấy hàng ký tên…

>> Kinh nghiệm quản lý nhân viên bán hàng đạt hiệu quả cao

3, Một số yêu cầu khi ghi chép sổ sách bán hàng

• Nét chữ rõ ràng, nội dung chân thực, hoàn chỉnh, chi tiết, không được điền hoặc ghi chép bằng bút chì.
• Ghi chép kịp thời, không được điền trước hoặc điền chậm.
• Không được xé bỏ, tẩy xóa hoặc sửa chữa một cách tùy tiện. Nếu thực sự cần phải sửa đổi. Hãy gạch ngang vào phần đã viết rồi viết lại nội dung bên cạnh. Đồng thời người sửa đổi nội dung phải ký tên xác nhận đầy đủ.
• Điền đầy đủ nội dung vào trong bảng ghi chép bán hàng, không được điền thiếu.
• Lưu ý khi điền, ghi chép sổ sách bán hàng phải cố gắng thống nhất về nội dung và quy cách.

4, Kỹ xảo ghi chép sổ sách

• Xác định rõ những nội dung quan trọng

Ghi chép sổ sách không phải là việc ghi lại từng từ, từng chữ một. Mà nên là những tổng kết về thông tin hoặc vấn đề quan trọng. Làm như vậy sẽ dễ dàng trong việc quản lý và xem xét lại hơn.

Nếu nội dung ghi chép quá tràn lan. Không những không mang lại hiệu quả quản lý. Mà còn sẽ khiến nhàm chán khi tra cứu hoặc xem cét lại.

• Sử dụng hình vẽ, biểu đồ

Sử dụng hình vẽ, biểu đồ giúp nội dung ghi chép trở nên rõ ràng và khoa học hơn. Dễ nhận biết và dễ tổng kết. Hình vẽ, biểu đồ trược quan sẽ dễ mang lại hứng thú cho quản lý hoặc những người xem khác. Ngoài ra sẽ một phần nào đó thể hiện được lối tư duy làm việc khoa học của bạn trước bạn bè đồng nghiệp và cấp trên.

• Cố gắng số liệu hóa

Nội dung ghi chép không cần quá phức tạp, dài dòng. Nếu có thể tốt nhất nên sử dụng số liệu để ghi chép lại. Sử dụng số liệu để ghi chép, sổ sách của bạn sẽ rõ ràng, dễ hiểu và dễ nhớ hơn.

5, Quản lý và bảo quản sổ sách, ghi chép bán hàng

Mỗi lô sản phẩm sau khi được bán hết. Nhân viên phụ trách bán hàng sẽ thu thập, tổng hợp lại rồi gửi tới phòng sổ sách xuất nhập hàng để đối chiếu. Nội dung cuối cùng trong sổ sách bán hàng phải chân thực, rõ ràng, không thiếu xót, đặc biệt là phần ký tên xác nhận.

Sau khi đối chiếu, xác nhận hoàn tất mà không có vấn đề gì. Sổ sách bán hàng sẽ được lưu kho bảo quản. Chú ý tránh hỏa hoạn, mất mát…

Nếu có việc cần kiểm tra lại, người sử dụng phải có đăng ký, ký tên đầy đủ. Sau khi kiểm tra xong, trao trả lại cho bộ phận lưu trữ sổ sách.

Khi bạn hình thành được thói quen ghi chép sổ sách. Nhìn lại những nội dung ghi chép đó, thường sẽ giúp bạn nảy ra những ý tưởng mới. Vận dụng những tư tưởng và cách làm mới vào trong công việc và cuộc sống. Chúng ta thường sẽ gặt hái được nhiều hơn nữa.

Ghi chép và quản lý sổ sách không chỉ giúp bạn dễ dàng hơn trong công tác quản lý sản phẩm, quản lý cửa hàng. Đồng thời còn sẽ giúp bạn đúc rút được nhiều kinh nghiệm, cũng như bài học quý báu trong công việc cũng như cuộc sống.