Cách chọn mua Phần mềm quản lý bán hàng (kinh nghiệm)

Quy mô thị trường bán lẻ tại Việt Nam đang ngày càng được mở rộng với sự tham gia của nhiều nhãn hàng, thương hiệu trong và ngoài nước. Sự cạnh tranh diễn ra khốc liệt hơn bao giờ hết. Để có thể tồn tại và thu hút khách hàng đòi hỏi các hệ thống bán lẻ, các cửa hàng kinh doanh hay các đơn vị bán hàng phải tự thay đổi chính mình, cập nhật những xu hướng mới nhất để giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình, mang đến những trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Với sự phát triển của khoa học công nghệ, hoạt động và phát triển trong thời đại công nghệ 4.0 thì việc áp dụng những thành tựu khoa học, máy móc kết hợp với những công nghệ hiện đại vào kinh doanh để mang lại hiệu quả tốt hơn đang là lựa chọn được nhiều đơn vị kinh doanh cân nhắc, chú ý. Một trong những công cụ hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh mà chúng ta không thể không nhắc đến đó chính là phần mềm quản lý bán hàng.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp đơn vị kinh doanh tiết kiệm được thời gian, chi phí và tối ưu hóa hoạt động bán hàng của mình hơn. Để tìm kiếm một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với mình, chúng ta có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin trên mang internet, Google. Chỉ cần gõ từ khóa: Phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất chúng ta sẽ nhận được rất nhiều kết quả. Nhưng làm sao để biết được phần mềm quản lý bán hàng nào phù hợp và tốt nhất với cửa hàng của mình? Trong bài viết Cách chọn mua Phần mềm quản lý bán hàng (kinh nghiệm) này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu sâu hơn về những kinh nghiệm cần thiết để có thể lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp, tốt nhất và đáp ứng được những yêu cầu của chúng ta.

Vì sao chúng ta cần tìm hiểu và sử dụng phần mềm quản lý bán hàng trong kinh doanh?

Hệ thống bán lẻ ở Việt Nam đang phát triển rất mạnh và mức độ cạnh tranh cũng ngày càng khốc liệt. Việt Nam hiện có hơn 1 triệu đơn vị cửa hàng kinh doanh bán lẻ, nhưng không phải tất cả các cửa hàng đều sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm bán lẻ để hỗ trợ hoạt động bán hàng của mình. Vẫn còn hơn 80% các cửa hàng, đơn vị kinh doanh vẫn đang thực hiện quản lý bán hàng của mình bằng việc ghi chép và tính toán bằng tay.

Vì sao các đơn vị và cửa hàng kinh doanh bán lẻ này vẫn chưa quyết định sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa, quản lý bán hàng? Nhìn chung một số lý do chúng ta có thể đưa ra đó là:

+ Họ không biết đến có những giải pháp phần mềm quản lý bán hàng được tạo ra để hỗ trợ công tác bán hàng

+ Họ ngại phải sử dụng công nghệ, vì theo suy nghĩ của những người chủ cửa hàng bán lẻ lâu năm, công nghệ là thứ gì đó rất khó và không thể sử dụng được

+ Theo những chủ đơn vị kinh doanh, cửa hàng bán lẻ này thì việc sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa sẽ tốn chi phí đầu tư, thay đổi.

Bạn nghĩ sao về những suy nghĩ này?

Thật chất, áp dụng phần mềm quản lý bán hàng vào hoạt động kinh doanh sẽ giúp chúng ta dễ dàng kiểm soát hàng hóa, chi phí và doanh thu, từ đó hạn chế được khả năng thất thoát doanh thu. Đồng thời giúp tiết kiệm được thời gian, công sức, chi phí tương lai, chi phí nhân viên và giúp hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi hơn.

Xác định nhu cầu và những vấn đề mình muốn được đáp ứng để lựa chọn phần mềm phù hợp

Mỗi đơn vị, cửa hàng kinh doanh sẽ hoạt động trong một lĩnh vực nhất định. Mỗi lĩnh vực, sản phẩm kinh doanh sẽ có những đặc điểm và cách thức vận hành riêng nên không thể dùng chung một phần mềm quản lý bán hàng cho tất cả các lĩnh vực.

Cũng như những đặc điểm riêng của một lĩnh vực kinh doanh, phần mềm quản lý bán hàng cũng có nhiều loại, nhiều chức năng và do nhiều đơn vị khác nhau cung cấp.

Trước khi quyết định tìm hiểu, và lựa chọn mua phần mềm quản lý bán hàng nào, chúng ta cần xác định xem nhu cầu và vấn đề mình mong muốn được đáp ứng là gì? Quản lý số lượng hàng hóa? Quản lý và thống kê doanh số bán hàng? Kiểm kho? Là phần mềm quản lý bán hàng dùng trên máy tính hay dùng bằng app điện thoại? Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng online hay phần mềm quản lý bán hàng offline? Tương lai nếu sử dụng phần mềm có phải thay đổi hay nâng cấp gì không? Lĩnh vực mình tham gia thì phần mềm nào là hợp lý?…

Hiểu được những vấn đề chúng ta cần được hỗ trợ thì sẽ giúp chúng ta có thể lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp và đáp ứng được những nhu cầu mà chúng ta mong muốn hơn.

Tìm hiểu về thị trường phần mềm quản lý bán hàng hiện nay

Đi cùng với sự phát triển mạnh mẽ của thị trường bán lẻ, phát triển và kinh doanh phần mềm quản lý bán hàng cũng là một trong những cơ hội đầu tư được nhiều người lựa chọn để khởi nghiệp.

Chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy rất nhiều thông tin về các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng trên mạng. Mỗi phần mềm sẽ có những chức năng, cách hoạt động và giá cả khác nhau. Trước khi lựa chọn cho mình một phần mềm quản lý bán hàng hiện đại, phù hợp, chúng ta nên dành thời gian để tìm hiểu thêm về thị trường này để có những kiến thức và đánh giá tổng quát về phần mềm quản lý bán hàng.

Nghiên cứu, so sánh giữa các phần mềm quản lý bán hàng dùng trên máy tính của các đơn vị cung cấp khác nhau.

Sau khi đã có thông tin và xác định nhu cầu mà đơn vị mình muốn được đáp ứng, chúng ta sẽ tìm kiếm thông tin về các phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất hiện hay. Đọc thông tin và so sánh về chức năng, giá cả, dịch vụ hỗ trợ và mức độ phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Ngoài ra, chúng ta có thể xem qua những phản hồi từ những người dùng trước để xem mức độ đánh giá và làm hài lòng khách hàng của đơn vị cung cấp phần mềm đó như thế nào. Từ đó lựa chọn cho mình nhà cung cấp uy tín, chất lượng và phù hợp nhất.

>> Cách quản lý tiền trong bán hàng và kinh doanh

Không nên mua những thiết bị phần cứng trước như máy tính, máy in, máy scan,… vì sẽ hạn chế phần mềm quản lý bán hàng được lựa chọn

Theo thói quen, chúng ta thường chuẩn bị và mua trước những thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy scan, máy quét mã vạch,… rồi sau đó mới suy nghĩ lựa chọn có nên mua phần mềm quản lý bán hàng để hỗ trợ hoạt đồng hay không? Chúng ta đơn giản chỉ nghĩ rằng, phần mềm nào cũng như nhau và chỉ cần có máy tính sẽ có thể sử dụng được.

Nhưng thực tế không phải vậy. Vì để tối ưu hóa chức năng của phần mềm, nhiều phần mềm yêu cầu cần sử dụng những thiết bị máy móc có cấu hình đặc biệt, hệ thống điều hành riêng, kết nối với những thiết bị phần cứng như thế nào… Do vậy, khi chúng ta mua trước những thiết bị phần cứng sẽ làm giảm đi sự lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng. Như khi tìm được phần mềm phù hợp về chức năng và chi phí nhưng do không kết nối được với hệ thống máy tính, máy quét mã vạch nên không thể sử dụng. Bắt buộc chúng ta phải tìm và sử dụng những phần mềm quản lý bán hàng khác, không thể đáp ứng với nhu cầu của mình hoặc chi phí cao hơn.

Tìm mua những phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng, dễ quản lý và phù hợp với nhu cầu của mình

Khả năng thành tạo tin học, sử dụng công nghệ không phải ai cũng dễ dàng thực hiện. Do vậy, một trong những kinh nghiệm khi lựa chọn mua phần mềm quản lý bán hàng đó là nên chọn phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng và dễ quản lý để khi nhìn vào, ai cũng có thể thực hiện các thao tác trên phần mềm được.

Với những phần mềm đơn giản như thế này, chúng ta sẽ tiết kiệm được chi phí đào tạo nhân viên sử dụng, khi có thay đổi cũng sẽ không mất công phải đào tạo lại vì giao diện đơn giản và dễ dùng, mọi người sẽ dễ học và sử dụng hơn.

Tham khảo thông tin, kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý bán hàng từ những người đi trước

Ngoài ra, một trong những kinh nghiệm cần lưu ý khi chọn mua phần mềm quản lý bán hàng đó là tham khảo ý kiến của những người đi trước, những người đã từng sử dụng. Chúng ta có thể hỏi thăm bạn bè, người quen, những người trong cùng một lĩnh vực. Hoặc tham khảo thông tin của người dùng trên trang web, mạng xã hội để có thêm thông tin về phần mềm mà chúng ta dự định sử dụng.

Ưu tiên trải nghiệm trước các phần mềm được dùng thử, dùng thử phần mềm quản lý bán hàng

Để chắc chắn rằng chúng ta sẽ lựa chọn đúng phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình, hãy tìm và yêu cầu dùng thử phần mềm trước khi quyết định lắp đặt.

Việc dùng thử sẽ giúp chúng ta đánh giá trực tiếp, cụ thể hơn về phần mềm có thực sự đáp ứng được những yêu cầu đề ra, có phù hợp với hoạt động của cửa hàng, có những hạn chế và thuận lợi gì khi sử dụng.

Lưu ý khi dùng thử phần mềm đó là chúng ta nên yêu cầu được sử dụng những phần mềm đã hoàn chỉnh để có thể đánh giá và nhận xét chính xác. Sau khi dùng thử và cảm thấy ưng ý, phù hợp, chúng ta có thể ký hợp đồng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho cửa hàng của mình.

Lựa chọn phần mềm có bộ nhớ lớn, lưu trữ đầy đủ và chính xác các thông tin, số liệu để phản ánh rõ tình hình hoạt động và từ đó giúp chúng ta đánh giá được quá trình hoạt động của cửa hàng như thế nào.

Hoạt động kinh doanh sẽ diễn ra liên tục và thường xuyên, có rất nhiều số liệu và thông tin được cập nhật hằng ngày. Vì vậy, chúng ta cần lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng có có bộ nhớ lớn để có thể lưu trữ. Hiện  nay, vấn đề bộ nhớ lưu trữ được rất nhiều người quan tâm. Đây cũng chính là một trong những cách mà các đơn vị phát hành kiếm thêm thu nhập bằng cách yêu cầu khách hàng nâng cấp bộ nhớ để tiếp tục hoạt động. Do vậy, khi quyết định mua phần mềm, hãy tìm hiểu kỹ và tham khảo thêm về phí nâng cấp bộ nhớ.

Cần lựa chọn phần mềm có chức năng tổng hợp báo cáo doanh thu, chi phí, hàng tồn… hàng ngày, hàng tháng và doanh số bán hàng của từng cá nhân để chúng ta có thể nắm bắt thông tin, và đưa ra những đánh giá, nhận xét và biện pháp phù hợp.

>> Cách lấy lại duyên bán hàng-Làm sao để buôn bán đông khách

Cân nhắc chi phí mua, giá phần mềm quản lý bán hàng

Chi phí mua cũng là một trong những yếu tố được nhiều người quan tâm. Nhiều người chỉ nhìn vào giá để lựa chọn phần mềm như: thấy phần mềm nào rẻ thì sử dụng, hoặc để giải quyết các vấn để trong hoạt động kinh doanh thì nên mua phần mềm nào đắt nhất cho đầy đủ.

Như đã nói ở trên, mỗi phần mềm sẽ có những chức năng và cách thức hoạt động khác nhau. Do vậy, hãy tìm hiểu và cân nhắc chi phí trước khi mua phần mềm để tránh bị lãng phí.

Nghiên cứu và tìm mua phần mềm quản lý bán hàng có thể đáp ứng mọi quy trình hoạt động, nghiệp vụ xảy ra trong quá trình kinh doanh

Trong bán hàng có rất nhiều giai đoạn, công việc cần được giải quyết. Trước – trong- sau bán hàng sẽ có những số liệu, công việc cần được thống kê và gắn kết với nhau để dễ quan sát, đánh giá và kiểm tra. Do vậy, chúng ta cần lựa chọn phần mềm có thể đáp ứng được hết các yêu cầu công việc trong quá trình bán hàng để đỡ tốn thời gian và chi phí quản lý từng bộ phận trong bán hàng.

Tìm đến nhân viên bán hàng để được tư vấn và có thêm thông tin

Ngoài ra, chúng ta có thể tìm đến nhân viên bán hàng của đơn vị cung cấp để nhờ tư vấn và giới thiệu phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhất.

Việc tìm đến nhân viên bán hàng sẽ giúp chúng ta có thể hiểu rõ hơn về phần mềm, trao đổi thêm về những chế độ, chính sách bảo hành, những dịch vụ kèm theo… khi mua phần mềm.

Chú ý đến tính bảo mật và rủi ro của hệ thống

Hoạt động bán hàng gần như là nơi lưu trữ nhiều thông tin về doanh thu, chi phí, đầu tư… ở các thời điểm khác nhau của đơn vị kinh doanh. Bảo mật cao giúp tránh việc thông tin hoạt động của cửa hàng, đơn vị bị lộ ra ngoài, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình hoạt động. Phần mềm phải đảm bảo hạn chế rủi ro vì nếu khi đang sử dụng, mọi thông tin đều được lưu trữ trong phần mềm bị mất thì cửa hàng sẽ không thể có lại thông tin trước đó. Do vậy, yêu cầu bảo mật và hạn chế rủi ro của hệ thống cần được quan tâm.

Hy vọng với những thông tin trong bài viết này đã giúp bạn có thể chọn cho mình một phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất và phù hợp nhất.