Chuẩn bị khai trương quán Cafe-Ý tưởng cho ngày khai trương

Trước khi thực hiện được giấc mơ mở quán cà phê của riêng mình thì bạn cần có bước chuẩn bị kỹ càng và cần bỏ ra một khoảng thời gian dài nghiên cứu quy trình. Để thuận lợi và thu hút được số lượng lớn khách hàng thì bạn cần chu đáo và cẩn thận từ ngày đầu khai trương.

Mở một quán cà phê không hề đơn giản như chúng ta tưởng tượng, đặc biệt đối với những người lần đầu tiên kinh doanh lĩnh vực nay. Bạn cần phải mất rất nhiều công việc trước và sau khi mở cửa hàng, đó là cả một quá trình phức tạp: cách tìm địa chỉ, cách thiết kế cửa hàng, cách mua hàng, cách quảng bá cửa hàng, vân vân.

Ngoài ra, trước ngày khai trương cửa hàng chúng ta cần nắm rõ cách vận hành cửa hàng mỗi ngày, cách đào tạo và quản lý nhân viên, vân vân. Chúng ta không chỉ phải thay đổi nhiều khái niệm mà còn cần học hỏi nhiều kiến thức về kỹ thuật và quản lý.

Thông thường quá trình mở quán cà phê chủ yếu được chia thành ba giai đoạn chính: trước khi mở cửa hàng, khai trương mở cửa hàng và sau khi mở cửa hàng.

>> Lập kế hoạch Mở kinh doanh quán cà phê ở Biên Hòa 

1, Trước khi mở cửa hàng

Giai đoạn trước khi mở quán cà phê là một giai đoạn cực kỳ quan trọng. Trước khi quyết định mở chúng ta nên chọn một địa điểm tốt, chuẩn bị công tác tư tưởng và thực hiện việc lập kế hoạch thực tế để rút ngắn thời gian và chi phí của giai đoạn thứ hai.

Ở giai đoạn này chúng ta nên thực hiện các công việc sau:

Hiểu được động thái trong ngành  cà phê và tìm hiểu về các sản phẩm liên quan đến cà phê.

Điều tra tình hình của khu kinh doanh cà phê địa phương, chủ yếu là để hiểu thói quen tiêu dùng địa phương, các nhóm người tiêu dùng chính và chấp nhận những điều mới.

Phân tích tình hình kinh tế hiện tại của chính bạn, chúng ta nên biết rằng mở quán cà phê không phải là một ngành có thể kiếm tiền nhanh chóng ngay lập tức, tốt nhất bạn nên có một khoản tiền vốn vững chắc.

Xác định quy mô đầu tư, mô hình kinh doanh của cửa hàng và suy nghĩ về thực đơn và giá cả.

Tìm hiểu rõ ràng, đầy đủ thông tin của công ty trang trí có liên quan, xác định chi phí chính gần đúng – chi phí cải tạo và trang trí cửa hàng.

Hiểu quy trình xử lý các tài liệu liên quan của quán cà phê, thuế, giấy phép y tế, chứng nhận an toàn thực phẩm, vân vân và các chi phí liên quan khác.

2, Khai trương mở cửa hàng

Khi cửa hàng đã được xác nhận bởi các cơ quan có thẩm quyền, thỏa thuận được ký kết mọi thứ sẽ trở nên thực sự nhỏ gọn. Tất nhiên, nếu công việc tiền đề của bạn được thực hiện, mọi thứ sẽ trở nên tiện dụng hơn. Nhưng thời điểm này cũng là thời điểm khẩn cấp nhất, tất cả các công việc đều cần làm rõ ràng, rất nhiều công việc phải được làm cùng một lúc.

Trước hết chúng ta phải lập tức có một kế hoạch về mặt tiền cửa hàng, bản đồ ba chiều, để chuẩn bị cho một thời gian cải tạo dài hơn.

Đồng thời, với kế hoạch thiết kế, nên chọn vật liệu xây dựng như thế nào, định giá sản phẩm vật liệu ra sao, thương lượng và lựa chọn đồ nội thất cũng cần thực hiện.

Thông qua tham khảo ý kiến với công ty cà phê, nhiều thiết bị cà phê được lựa chọn để hỗ trợ thiết kế và lắp đặt điện nước.

Trong quá trình xây dựng, cần kiểm soát toàn bộ ngân sách. Dự án cần thanh toán theo lịch trình, tăng hoặc giảm và có thể thay đổi bất cứ lúc nào.

Xin giấy phép kinh doanh, tuyển dụng nhân viên bán hàng, nhân viên pha chế, vân vân. Nên sắp xếp đào tạo nhân viên nếu cần thiết và muốn trở nên chuyên nghiệp ngay từ ban đầu.

Thiết kế menu, in ấn các tài liệu quảng cáo

Lựa chọn mua thiết bị, đồ dùng, hàng tiêu dùng như cốc, đĩa, chén, thìa, vân vân.

Xây dựng các hệ thống khác nhau, xác định quy trình làm việc, hệ thống ca làm việc của nhân viên, vân vân.

Chuẩn bị ngày khai trương

Lên kế hoạch cho tiệc khai trương quán cà phê mơ ước bao gồm:

Danh sách khách mời: Hãy bắt đầu bước đầu tiên bằng liệt kê các khách mời. Bạn sẽ có được số lượng khách mời dự tính chẳng hạn: bạn bè thân thiết, gia đình, đối tác,…

Có thể mời người nổi tiếng tham gia trong ngày khai trương. Việc mời hoặc thuê những người nổi tiếng, có tầm ảnh hưởng như ca sĩ, diễn viên hoặc hot teen xuất hiện. Mỗi một đối tượng này thường có lượng fan và follower khá lớn. Sự hiện diện của những nhân vật này sẽ tạo ra sự quan tâm trong dư luận từ nhiều đối tượng: người tiêu dùng đến giới truyền thông.

Chọn ngày đẹp để tổ chức tiệc khai trương: Trong quá trình thiết lập quán, bạn nên tính toán luôn ngày dự định sẽ làm tiệc khai trương. Ngày chính thức hoạt động có thể tính toán theo ngày lành tháng tốt hay ngày có thời tiết đẹp.

Làm thiệp mời những người tham gia buổi tiệc: nên thiết kế thiệp mời theo phong cách quán cà phê của bạn

Dự trù kinh phí cho buổi tiệc khai trương: Ban cần có dự trù kinh phi cho buổi tiệc và chỉ nên tổ chức trong giới hạn kinh phí dự trù. Hãy coi như đây là một sự kiện để quảng cáo quán cà phê của bạn và hoạt động này nằm trong tiến trình kinh doanh.

Các món ăn phục vụ trong tiệc khai trương: dựa vào kinh phí cho phép để lên kế hoạch về các món ăn phục vụ trong buổi tiệc.

Phong cách tổ chức buổi tiệc: trang trọng, nhẹ nhàng, trẻ trung

Nội dung cần thiết cho buổi tiệc: nên tạo ra một ý tưởng độc đáo và hay ho cho buổi tiệc như nhảy, múa, biểu diễn nghệ thuật, vân vân.

Nhân sự cho buổi tiệc: chủ yếu là nhân viên những người sẽ sát cánh cùng bạn quản lý cửa hàng sau này.

Các thiết bị, dụng cụ trong tiệc khai trương: Dựa vào các nội dung sẽ có trong buổi tiệc, bạn sẽ lập danh sách các thiết bị, dụng cụ cần thiết cho buổi tiệc như thuê nhân sự chơi nhạc, micro cho ca sĩ, vân vân.

Quà cảm ơn khách mời đã đến tham dự buổi tiệc: Bạn nên có những túi quà nhỏ để cảm ơn các khách mời đã dành thời gian tới chung vui và chúc mừng cho quán cà phê mơ ước của bạn.

Bạn nên để trong mỗi túi quà nhỏ một phần quà xinh xắn dễ thương và một số danh thiếp, tờ rơi giới thiệu về quán. Khách mời có thể giới thiệu cho người quen của họ về quán cà phê của bạn

Mục tiêu lớn nhất của chúng ta trong giai đoạn khai trương là gì? Chưa phải là lợi nhuận. Giai đoạn này, chúng ta dùng mọi cách có thể để khiến khách hàng biết đến quán nhiều hơn. Việc thu hút khách hàng có thể khá dễ dàng chỉ bằng một chương trình khuyến mại.

3, Sau khi mở cửa hàng

Bất kỳ cửa hàng nào cũng phải có thời gian chạy thử, quá trình tiếp xúc và hiểu biết thực sự về thị trường. Trong quá trình thử nghiệm này, đó cũng là quá trình nhà điều hành thực sự liên hệ với khách hàng.

Chúng ta phải thực hiện những công việc sau khi mở cửa hàng dưới đây:

Hãy bắt đầu bằng việc lập trang fanpage cho quán cafe và tạo những nội dung hấp dẫn, chia sẻ để mọi người biết đến. Kết hợp với đó là những hoạt động truyền thống như phát tờ rơi tại những nơi đông đúc, nơi có nhiều khách hàng mục tiêu của bạn.

Liên hệ thực sự với khách hàng, hiểu phản hồi từ khách hàng, phân tích kế hoạch và hoạt động thực tế trước khi mở cửa hàng.

Thiết lập quản lý tệp khách hàng, giữ liên lạc với khách hàng bất cứ lúc nào hoặc thiết lập hệ thống thành viên để tham gia vào các hoạt động theo thời gian.

Phân tích tình trạng hoạt động của cửa hàng, phân tích đầy đủ về sản phẩm, chủ yếu để đảm bảo chất lượng nhất định.

Điều tra và chấp nhận triết lý kinh doanh của nhân viên.