Kinh nghiệm quản lý cửa hàng: Nhân viên-hàng hóa và Tiền hàng

Để hoạt động kinh doanh buôn bán diễn ra thuận lợi nhất, chủ cửa hàng cần quản lý nhân viên, số lượng hàng hóa ra vào và doanh thu, tiền hàng một cách chính xác và thường xuyên nhất. Trong bài viết này, bytuong.com sẽ giới thiệu đến bạn đọc những kinh nghiệm quản lý cửa hàng: nhân viên, hàng hóa và tiền hàng hiệu quả nhất. Mời các bạn cùng đón đọc nhé!

Quản lý nhân viên bán hàng như thế nào?

Nhân viên bán hàng là những người trực tiếp gặp gỡ và tiếp xúc với khách hàng, là người thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa và tính tiền. Do đó việc quản lý nhân viên cần được chú trọng.

Trong quá trình làm việc, chủ cửa hàng không nên lờ là mà phải thường xuyên theo dõi và quan sát tác phong cũng như cách làm việc của nhân viên bán hàng đó như thế nào. Nếu thấy xuất hiện những biểu hiện như không nhiệt tình, lười biếng, cẩu thả và không trung thực thì nên đuổi việc để tránh những thất thoát không đáng có sau này.

Khi giao việc, chủ cửa hàng cũng cần phân việc cụ thể, rõ ràng và đúng trách nhiệm của mỗi người. Giả sử nhân viên A có nhiệm vụ tư vấn và giới thiệu sản phẩm cho khách hàng, nhân viên B có nhiệm vụ tính tiền, ghi hóa đơn và kiểm tra sổ sách. Với mỗi phần công việc được giao, nhân viên cần đảm bảo hoàn thành đúng trách nhiệm và tránh tham gia vào những phần công việc không liên quan đến mình.

Đối với những nhân viên không có kinh nghiệm và kỹ năng, chủ cửa hàng phải dành thời gian và chi phí để đào tạo thêm. Với những nhân viên này, thời gian đầu mức lương thử việc sẽ không cao vì đã bị trừ vào chi phí đào tạo ban đầu. Để tránh việc đào tạo xong và nhân viên bỏ đi không làm nữa, chủ cửa hàng cần ký hợp đồng thử việc trước để đảm bảo.

Không nên giao hết công việc cho một nhân viên mà nên chia đều và xoay công việc để tránh việc chủ cửa hàng bị phụ thuộc vào một nhân viên duy nhất. Quay lại ví dụ ở trên, chủ cửa hàng không nên chỉ để nhân viên A làm mỗi công việc tư vấn và giới thiệu cho khách hàng, và nhân viên B chỉ đảm nhận mỗi công việc về tính tiền, sổ sách, hóa đơn. Chủ cửa hàng nên xoay vòng công việc để nhân viên tránh nhàm chán trong công việc, không bị phụ thuộc vào một nhân viên và có thể so sánh năng lực làm việc của hai nhân viên này với nhau. Từ đó có thể tùy chỉnh mức lương phù hợp hơn.

Trong kinh doanh buôn bán, khi tuyển nhân viên các chủ cửa hàng thường rất lo lắng về việc hàng hóa và doanh thu bị thất thoát. Trước đây, mọi người thường hay sử dụng sổ sách ghi chép và thực hiện các thao tác tính toán bằng tay. Việc đó làm mất nhiều thời gian, công sức, có thể tính toán bị sai lệch và thường bị thất thoát từ 5% đến 10% doanh thu. Nên việc thất thoát chúng ta không thể biết được là do nhân viên hay do tính toán sai. Vì thế, một gợi ý mà bytuong.com muốn gợi ý cho các chủ cửa hàng đó chính là nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để hỗ trợ hoạt động kinh doanh của cửa hàng.

Khi sử dụng phần mềm quản lý bán hàng, chủ cửa hàng có thể giao việc cho nhân viên một cách rõ ràng và cụ thể hơn nhờ vào phần mềm. Hàng hóa được quản lý và có thông tin trong phần mềm nên khi bán ra sẽ có số liệu và hóa đơn lưu trữ lại. Giúp kiểm soát được việc hàng hóa bán ra hàng ngày mà không sợ bị mất trộm. Ngoài ra, với phần mềm bán hàng, chủ cửa hàng có thể dễ dàng kiểm tra doanh số bán hàng và các thao tác đã thực hiện của nhân viên bán hàng trong ngày hôm đó gồm những gì. Giúp giám sát và theo dõi mọi việc buôn bán trong cửa hàng thuận lợi hơn rất nhiều.

Quản lý nguồn hàng xuất nhập tại cửa hàng

Đối với cửa hàng kinh doanh buôn bán, chúng ta không thể không có các hoạt động xuất nhập hàng hóa thường xuyên tại cửa hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Vậy làm sao để quản lý số lượng hàng hóa lớn như vậy? Làm sao để tránh thất thoát và biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào đang tồn kho?

Với những cách truyền thống như trước đây, chúng ta phải thường xuyên kiểm tra sổ sách, cuối mỗi ngày đều vào kho để kiểm tra xem còn bao nhiều hàng tồn, sản phẩm nào còn hạn sử dụng nhiều, sản phẩm nào sắp hết date… Công việc này đòi hỏi chúng ta tốn nhiều thời gian, công sức và nhiều khi là đau đầu. Để giảm thiểu đi những công đoạn đơn giản, mất nhiều thời gian và sức lực, chúng ta nên nhờ đến sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bán hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng không phải quá xa lạ trong thời buổi hiện nay. Gần như cửa hàng nào cũng sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để giúp việc kinh doanh của mình trở nên nhanh gọn và thuận tiện hơn. Có phần mềm quản lý bán hàng, chủ cửa hàng chỉ việc mỗi ngày vào phần số lượng hàng bán, hàng trong kho ban đầu, thực hiện một vài phép tính đơn giản là có thể kiểm tra được nguồn hàng xuất nhập tại cửa hàng.

Ngoài ra, sử dụng phần mềm bán hàng kết hợp với máy quét mã vạch, máy in hóa đơn sẽ giúp chủ cửa hàng kiểm soát được số lượng hàng hóa bán ra hằng ngày là bao nhiêu. Vì mỗi sản phẩm sẽ có mã vạch nên không sợ việc bị nhân viên lấy trộm. Hay như có hóa đơn nên sẽ không lo vấn đề nhân viên bán thách giá với khách hàng làm mất uy tín của cửa hàng. Thực sự, việc xây dựng và phát triển phần mềm quản lý bán hàng là một sự thành công, mang đến rất nhiều lợi ích cho người sử dụng.

Cuối tháng, chủ cửa hàng có thể dựa vào số hàng tồn trong kho và số hàng đã bán hết để biết được mặt hàng nào bán chạy nhất để nhập nhiều hơn và mặt hàng nào còn nhiều thì hạn chế lại và thực hiện các chính sách khuyến mãi để đẩy đi. Đối với những sản phẩm có hạn sử dụng như nước uống, sữa, bánh kẹo hay các thực phẩm khác, việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp chủ cửa hàng dễ theo dõi và biết được lô hàng nào đang còn hạn để bán và lô hàng nào đã hết hạn cần bỏ riêng ra để tiêu hủy, tránh bán những sản phẩm gây ảnh hưởng đến sức khỏe người tiêu dùng.

>> Quản lý bán hàng-Cách quản lý tiền bán hàng

Quản lý tiền hàng như thế nào?

Một trong những vấn đề nữa mà các chủ cửa hàng phải quan tâm đó là quản lý doanh thu, tiền hàng, chi phí. Như đã có phân tích ở trên, việc tính toán thủ công theo các cách làm ngày xưa thường làm thất thoát từ 5% đến 10% doanh thu cho cửa hàng. Do vậy, để hạn chế việc thất thoát không đáng có này và kiểm soát tốt chi phí, doanh thu, lợi nhuận tại cửa hàng,  các chủ cửa hàng nên sử dụng phần mềm bán hàng để hỗ trợ.

Ngày nay, để đáp ứng nhu cầu khách hàng và tăng lợi thế cạnh tranh, nhiều phần mềm từ các đơn vị cung cấp đã có thêm tính năng tự tính toán, tổng hợp báo cáo doanh thu, chi phí hằng ngày, hằng tháng, hàng năm. Giúp chủ cửa hàng có thể tiết kiệm được thời gian trong việc tự mình tổng hợp. Ngoài ra, phần mềm bán hàng đã giúp chủ cửa hàng quản lý được nguồn hàng và các hoạt động giao dịch bán hàng của nhân viên nên sẽ hạn chế được việc bị thất thoát.

Chúng ta có thể nhận thấy ngoài những cách quản lý cửa hàng: nhân viên, hàng hóa, tiền hàng bình thường thì việc sử dụng phần mềm bán hàng mang lại hiệu quả rất lớn. Nếu bạn đang gặp phải những trường hợp tương tự về quản lý cửa hàng, hãy thử tham khảo bài viết và tìm cho mình một phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhé!