28 Kinh nghiệm mua Phần mềm quản trị doanh nghiệp

Ngày nay, việc áp dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh đang được rất nhiều doanh nghiệp, cơ sở sản xuất kinh doanh áp dụng. Sử dụng các phần mềm hỗ trợ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí và điều hành hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.

Hiện nay, có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm như phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản trị nhân sự, hay phần mềm quản trị doanh nghiệp. Nên mua phần mềm quản lý bán hàng hay phần mềm quản trị doanh nghiệp của đơn vị nào? Có nên lựa chọn mua những phần mềm thuộc top hay không? Có những lưu ý gì khi quyết định mua phần mềm quản trị doanh nghiệp? Trong bài viết 28 Kinh nghiệm mua Phần mềm quản trị doanh nghiệp này, bytuong.com sẽ chia sẻ với các bạn một số kinh nghiệm cần lưu ý trước khi quyết định mua phần mềm nào nhé!

1, Tìm kiếm thông tin về phần mềm quản trị doanh nghiệp trên mạng

Khi doanh nghiệp đang có ý định mua phần mềm quản trị doanh nghiệp để sử dụng. Đầu tiên hãy tìm kiếm những thông tin liên quan đến phần mềm này trên mạng. Chỉ cần lên Google tìm kiếm với từ khóa phần mềm quản trị doanh nghiệp, sẽ có rất nhiều kết quả hiện ra cho chúng ta tham khảo. Việc tìm hiểu trước trên mạng giúp chúng ta biết được nhiều đơn vị cung cấp và có thông tin về những phần mềm của đơn vị cung cấp đó.

2, So sánh các chức năng, giá cả và dịch vụ hỗ trợ của các đơn vị cung cấp

Sau khi tìm kiếm được những thông tin về các phần mềm do các đơn vị khác nhau cung cấp, chúng ta có thể so sánh giá, chức năng, các dịch vụ, các chính sách bảo hành… giữa những phần mềm này để lựa chọn ra phần mềm tốt nhất và phù hợp nhất.

3, Tham khảo ý kiến từ những người quen biết đã từng sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp

Một trong những kênh thông tin chúng ta có thể tham khảo đó là từ những người trong ngành đã từng sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp hay các phần mềm khác. Với việc họ đã từng sử dụng sẽ giúp cho chúng ta lời khuyên thực tế về những ưu và nhược của các phần mềm này.

4, Ưu tiên các phần mềm được dùng thử

Nếu nhà cung cấp cho phép dùng thử phần mềm để trải nghiệm, hãy cứ dùng thử để xem xét và đánh giá mức độ phù hợp của phần mềm đó với hoạt động của doanh nghiệp mình như thế nào. Từ đó có quyết định mua đúng đắn hơn.

5, Tìm đến nhân viên bán hàng để được hỗ trợ và cung cấp thêm thông tin

Sau khi nhấp vào trang web của nhà cung cấp, sẽ có nhân viên bán hàng hỗ trợ chúng ta. Nhờ vào nhân viên bán hàng, chúng ta có thể tìm hiểu thêm về những chức năng cũng như chính sách hỗ trợ, bảo hành cho phần mềm này. Mặc dù có được những thông tin từ nhân viên tư vấn nhưng chúng ta vẫn phải dành thời gian suy nghĩ và xem xét, sau đó mới đưa quyết định lựa chọn.

6, Chọn phần mềm có thể liên kết thông tin cho toàn hệ thống

Ưu tiên chọn những phần mềm có thể liên kết toàn bộ thông tin của hệ thống cửa hàng, công ty hay doanh nghiệp. Điều này giúp giảm thời gian xử lý và thống kê số liệu vào những thời gian đặc biệt như cuối tháng, cuối năm…

7, Lựa chọn phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng

Phần mềm có giao diện đơn giản, dễ sử dụng giúp doanh nghiệp đỡ tốn chi phí và thời gian đào tạo nhân viên cách sử dụng. Đồng thời, ai cũng có thể thao tác được nên không phải lo lắng về vấn đề tuyển mới nhân sự.

8, Xác định nhu cầu cần thỏa mãn của doanh nghiệp

Trước khi quyết định mua phần mềm nào, doanh nghiệp cần xác định những vấn đề mà doanh nghiệp mình muốn giải quyết là gì, những yêu cầu nào cần đưa ra cho phần mềm quản lý doanh nghiệp cần có. Đây là cơ sở để doanh nghiệp có thể lựa chọn phần mềm phù hợp cho mình.

9, Chọn phần mềm đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp

Sau khi biết mình muốn gì, doanh nghiệp sẽ lựa chọn những phần mềm thỏa mãn được những yêu cầu mà mình đề ra để sử dụng. Khi nói chuyện với nhân viên tư vấn, chúng ta có thể đặt ra những câu hỏi về những yêu cầu của mình để đánh giá mức độ phù hợp.

10, Tìm hiểu kỹ về những thông tin liên quan đến nhà cung cấp, đơn vị cung cấp

Trên thị trường hiện có rất nhiều nhà cung cấp các loại phần mềm khác nhau. Để tránh việc mất thời gian và duy trì hoạt động ổn định sau này, chúng ta cần tìm hiểu kỹ thông tin liên quan đến nhà cung cấp để lựa chọn đúng nhà cung cấp uy tín, chất lượng.

11, Chú ý đến phản hồi của người dùng mạng để có thêm thông tin

Những phản hồi của người dùng mạng cũng rất cần thiết. Nó giúp chúng ta có thêm thông tin về chất lượng, cách phục vụ và chăm sóc của đơn vị cung cấp phần mềm cũng như phần mềm đó.

12, Ưu tiên những đơn vị viết, lập trình theo yêu cầu

Những chương trình lập trình sẵn thường sẽ có một số chức năng, hoặc những mặt hạn chế nào đó không thể đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Chúng ta có thể lựa chọn những đơn vị nhận viết, lập trình phần mềm theo yêu của doanh nghiệp.

13, Lựa chọn phần mềm quản lý online hay offline

Có hai hình thức hoạt động của phần mềm đó là online và offline. Mỗi hình thức sẽ có những ưu và nhược điểm khác nhau. Doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ mỗi hình thức, xem cái nào phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp nhất và lựa chọn.

14, Mua phần mềm phù hợp với ngân sách đề ra

Với mức ngân sách mà doanh nghiệp đề ra, hãy tìm kiếm và lựa chọn phần mềm có chi phí phù hợp nhưng vẫn đáp ứng được những yêu cầu mà doanh nghiệp muốn.

15, Quan tâm đến thời gian triển khai phần mềm

Đây cũng là một trong những lưu ý mà doanh nghiệp cần quan tâm khi quyết định lựa chọn mua một phần mềm quản trị doanh nghiệp, hay quản lý bán hàng. Thời gian triển khai nhanh hay chậm sẽ ảnh hưởng đến quá trình tổng hợp thông tin và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, chúng ta thường ưu tiên lựa chọn các đơn vị cung cấp có thời gian triển khai phần mềm nhanh.

>> Cách chọn mua Phần mềm quản lý bán hàng (kinh nghiệm)

16, Nhờ tư vấn về quy trình quản lý

Nếu chúng ta chỉ là doanh nghiệp mới thành lập, mọi hoạt động vẫn chưa đi vào hệ thống và quy trình. Để lựa chọn được phần mềm phù hợp, chúng ta có thể nhờ nhân viên tư vấn hỗ trợ tư vấn về quy trình quản lý doanh nghiệp .

17, Chú ý đến tính bảo mật của phần mềm

Đây là yếu tố quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. Trước khi quyết định mua một phần mềm nào, chúng ta cần xem xét, đánh giá và kiểm tra tính vảo mật, mức độ rủi ro của phần mềm đó như thế nào. Vì khi thông tin bị rò rỉ sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

18, Bộ nhớ dữ liệu cũng là vấn đề mà doanh nghiệp cần quan tâm

Hoạt động kinh doanh diễn ra thường xuyên và liên tục nên lượng thông tin, số liệu nhập vào rất lớn. Đòi hỏi phần mềm phải có bộ nhớ dữ liệu đủ lớn để có thể lưu trữ. Khi đã quyết định sử dụng một phần mềm của một đơn vị cung cấp nhất định, doanh nghiệp sẽ rất hạn chế việc đổi sang một phần mềm khác. Do vậy, trước khi mua hãy tìm hiểu thêm về bộ nhớ dữ liệu của phần mềm để đảm bảo việc sử dụng diễn ra liên tục.

19, Tìm hiểu về những chi phí cần có để duy trì phần mềm trong tương lai

Nâng cấp dịch vụ, bộ nhớ trong tương lai cũng là một trong những cách hoạt động kinh doanh của đơn vị cung cấp. Để tránh việc phát sinh những chi phí không đáng có, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ trước về những chi phí phải bỏ ra để duy trì và nâng cấp phần mềm trong tương lai. Từ đó lên bảng dự trù chi phí để hoạt động.

20, Luôn chú ý phần mềm được dùng thử phải là phần mềm hoàn chỉnh

Để tránh việc khi dùng thử thì tốt, nhưng khi đưa vào thực tế thì không phù hợp, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng phần mềm dùng thử và phần mềm đưa vào sử dụng đều là phần mềm hoàn chỉnh và giống nhau.

21, Quan tâm đến những dịch vụ kèm theo sau khi mua phần mềm quản lý doanh nghiệp

Một trong những cách cạnh tranh của các đơn vị cung cấp đó chính là cũng cấp các dịch vụ kèm theo sau khi mua phần mềm. Đây cũng là yếu tố chúng ta có thể dùng để so sánh giữa các đơn vị cung cấp với nhau.

22, Phần mềm quản trị doanh nghiệp, quản lý bán hàng phải phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và quy mô của doanh nghiệp

Mỗi lĩnh vực kinh doanh sẽ có những phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau, tùy theo đặc thù và các nghiệp vụ của lĩnh vực đó. Ngoài ra, lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp cũng nên dựa vào quy mô của doanh nghiệp mình lớn hay nhỏ để chọn được phần mềm phù hợp.

23, Chọn phần mềm có độ linh hoạt cao

Ưu tiên chọn những phần mềm có độ linh hoạt cao, có thể thay đổi theo những nhu cầu phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

24, Không mua phần mềm dựa vào giá

Phần mềm có giá cao chưa chắc đã phù hợp với doanh nghiệp. Có những phần mềm giá thấp nhưng lại đáp ứng được những yêu cầu, phù hợp với quy mô và lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp.

25, Xem xét mức độ phổ biến của phần mềm

Mức độ phổ biến của phần mềm đó chính là tỷ lệ % các doanh nghiệp sử dụng phần mềm này là bao nhiêu. Mức độ phổ biến cao cho thấy việc áp dụng phần mềm vào thực tế có hiệu quả và được nhiều người tin dùng hơn.

26, Lưu ý đến khả năng kết nối với các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in, máy quét mã vạch…

Có nhiều phần mềm yêu cầu phải kết nối với những thiết bị phần cứng có thông số kỹ thuật hay cấu tạo đặc biệt. Nên trước khi mua phần mềm hãy hỏi nhân viên tư vấn về khả năng kết nối của phần mềm đó như thế nào, có những yêu cầu gì cần thiết đối với thiết bị phần cứng dùng để kết nối với phần mềm không.

27, Ưu tiên lựa chọn những phần mềm có khả năng tự tổng kết báo cáo kinh doanh

Để tiết kiệm thời gian và công sức, doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm có khả năng tự tổng hợp số liệu thành báo cáo để sử dụng. Nó vừa đảm bảo độ chính xác, tiết kiệm thời gian và mang lai hiệu quả.

28, Không nhất thiết phải mua phần mềm trong top

Nhiều người cho rằng chỉ có phần mềm trong top mới sử dụng tốt. Nhưng hãy lưu ý rằng nó có thể không phù hợp với những yêu cầu và lĩnh vực mà doanh nghiệp đang hoạt động.