Làm ông chủ Quản lý nhân viên thế nào để làm việc hiệu quả, tất cả gói gọn trong 8 câu chuyện này

Quản lý và khích lệ tinh thần nhân viên là một vấn đề rất phức tạp, đôi khi làm cho người quản lý khó xử thậm chí là cảm thấy đau đầu.Quản lý kinh doanh không chỉ là quản lý tại chỗ mà còn là quản lý từ xa, nhưng quản lý từ xa đã vô hình làm tăng lên độ khó cho sự quản lý. Vì thế, xin mời các bạn hãy tham khảo 8 câu chuyện kinh điển dưới đây về phương pháp quản lý và khích lệ tinh thần nhân viên.Mong rằng các bạn tìm ra một vài ý tưởng khác trong quản lý.
1. Phân công công việc
(Câu chuyện )
Sau khi một chiến sỹ pháo binh trẻ nhậm chức, ông đã đi đến các đơn vị cấp dưới để kiểm tra tình hình tập luyện thì phát hiện một tình hình chung mà một vài đơn vị khi tiến hành tập trận đều có đó là: Trong khi tập trận, có một chiến sỹ đứng dưới nòng pháo từ đầu đến cuối, không mảy may động đậy. Thông qua cuộc kiểm tra, kết quả thu được là: Quy định tập trận chính là  một trong những quy định  này. Ban đầu, điều này chỉ ra rằng các quy định tuân theo các quy tắc của thời đại pháo rút ngựa (Ra ma) , nhiệm vụ của người lính đứng dưới nòng pháo lúc đó là kéo dây cương của con ngựa để ngăn chặn khoảng cách chênh lệch gây ra bởi lực giật lùi sau khi pháo được bắn ra, và giảm thời gian ngắm lại mục tiêu.

(Phân tích)
Công việc cần làm trước tiên trong quản lý chính là phân công công việc một cách khoa học. Nhân viên phải nắm rõ trách nhiệm công việc của mình,  không để xảy ra các trường hợp xấu như đùn đẩy trách nhiệm và tranh cãi công việc.Nếu ví công ty giống như một cỗ máy lớn thì mỗi một nhân viên là một linh kiện (bộ phận) trong cỗ máy đó, họ yêu thích công việc thì bộ máy của công ty mới có thể hoạt động tốt được.Công ty luôn phát triển, đòi hỏi người quản lý phải căn cứ theo tình hình xu hướng thực tế, kịp thời điều chỉnh số lượng nhân viên tương đương với khối lượng công việc. Nếu không, trong đội ngũ nhân viên sẽ xuất hiện thành phần không hoàn thành công việc được giao (“ người lính không rút  dây cương ngựa”). Nếu trong đội ngũ có người xấu trà trộn vào sẽ gây cho doanh nghiệp không chỉ tổn thất về tiền lương, mà còn dẫn đến sự mất cân bằng tâm lý đối với nhân viên khác, cuối cùng sẽ dẫn đến sự suy giảm hệ thống đánh giá hiệu quả công việc của công ty.
2.Tiêu chuẩn công việc
(Câu chuyện )
Có một chú tiểu làm nhiệm vụ đánh chuông, nhưng nửa năm trôi qua chú tiểu  cảm thấy công việc đánh chuông vô cùng đơn điệu nhàm chán, thế là cậu bèn làm chỉ cốt cho xong chuyện mà thôi.Một ngày nọ, sư trụ trì ngôi chùa đột nhiên tuyên bố muốn đưa chú tiểu xuống  sân sau để đốn củi và gánh nước vì cậu không đủ khả năng để làm nhiệm vụ đánh chuông.Chú tiểu hỏi một câu đầy sức thuyết phục :“ Không biết có phải tại con đánh chuông không đúng giờ, không vang tiếng hay sao ?”  Vị sư trụ trì nhẫn nại nói với cậu rằng : “ Con đánh chuông rất đúng giờ, rất vang nhưng  tiếng chuông rỗng tuếch, èo uột ( không mạnh mẽ), không có sức hấp dẫn.Tiếng chuông  không chỉ là thước đo thời gian làm việc nghỉ ngơi trong chùa, mà còn phải thức tỉnh tâm mê muội của chúng sinh, vì thế âm thanh của chuông khi rung lên không chỉ cần vang dội, mà còn cần phải mượt mà, hùng hậu, thâm trầm, lan xa.

(Phân tích)

Vị trụ trì ngôi chùa trong câu chuyện này đã phạm phải một sai lầm trong cách quản lý , chú tiểu “làm chỉ cốt cho xong chuyện” là do vị trụ trì không đưa ra tiêu chuẩn công việc.Nếu chú tiểu khi mới bước vào tu viện mà đã hiểu và nắm rõ tiêu chuẩn cũng như  tầm quan trọng của công việc đánh chuông, thì chúng ta không nghĩ chú bị điều chuyển công việc vì lãn công ( làm việc không hiệu quả ).Tiêu chuẩn công việc là kim chỉ nam cho thái độ làm việc của nhân viên và là căn cứ để  đánh giá nhân viên . Thiếu tiêu chuẩn công việc thường dẫn đến sự không thống nhất giữa nỗ lực của nhân viên và định hướng phát triển chung của công ty, dẫn đến lãng phí rất nhiều nguồn lực và nguồn tài nguyên .Do thiếu các tài liệu tham khảo cho nên nhân viên dễ bị tự mãn theo thời gian, dẫn đến giải quyết công việc chậm chễ. Vì vậy, phải thiết lập tiêu chuẩn công việc, cố gắng làm tốt đến từng con số, phải tạo mối quan hệ đánh giá và chú ý đến khả năng làm việc của nhân viên.
3.Quy tắc làm việc

( Câu chuyện )
Có bẩy người sống cùng nhau, mỗi ngày họ ăn tổng cộng hết một thùng cháo thì hiển nhiên cháo cung cấp mỗi ngày cho họ đều không đủ. Khi mới bắt đầu, họ bốc thăm để đưa ra quyết định đến lượt ai chia cháo, cứ mỗi một ngày lại luận phiên một người.Do đó, mỗi tuần họ chỉ có một ngày được ăn no, đó chính là ngày đến lượt họ chia cháo.Sau này,  họ mới bắt đầu đề cử, lựa chọn ra một người có đạo đức cao quý phụ trách chia cháo.  Chức cao trọng vọng thì sẽ tạo ra tham nhũng,  mọi người bắt đầu đào sâu vào tư tưởng để trao đổi làm hài lòng anh ta, hối lộ anh ta, và làm cho cả một tập thể nhỏ bị đảo lộn.Sau đó  mọi người bắt đầu thành lập tổ phân chia cháo gồm có 3 người và  tổ bình chọn gồm có 4 người. Hai tổ cạnh tranh  lẫn nhau, chỉ cần cháo nhuốt trôi vào miệng là họ cảm thấy mát bụng rồi. Cuối cùng họ phải đưa ra một quy tắc : Luân phiên nhau chia cháo, nhưng người chia cháo cần phải đợi người khác ăn cháo xong mới đươc ăn phần cháo sau cùng còn thừa lại. Để  bản thân  không phải ăn phần cháo ít đó, nên mọi người đều cố gắng  chia đều cháo, nếu chia không đều thì chỉ còn cách nhận phần ít sau cùng mà thôi.Cách chia cháo này, mọi người đều cảm thấy rất vui vẻ, hòa thuận, cuộc sống càng ngày càng tốt đẹp hơn.
( Phân tích )
Ý nghĩa thực sự của quản lý là nằm ở từ “ lý” chứ không nằm ở từ “ quản”.Trách nhiệm chủ yếu của người quản lý chính là lập ra một quy tắc trò chơi hợp lý giống như “ luân phiên chia cháo, người chia cháo sau khi chia xong mới được lấy phần của mình”, như vậy mới làm cho mỗi một nhân viên tự biết cách quản lý phù hợp theo quy tắc trò chơi.Quy tắc trò chơi cần tính đến cả lợi ích của công ty và lợi ích cá nhân, đồng thời làm cho lợi ích cá nhân và lợi ích của công ty thống nhất với nhau.Trách nhiệm, quyền lực và quyền lợi là ba trụ cột của nền tảng quản lý, thiếu đi một trụ là điều không thể.Thiếu trách nhiệm trong công việc, công ty sẽ không phát triển đi lên; thiếu đi quyền lực thì việc thực hiện của người quản lý sẽ trở thành tờ giấy không có giá trị; thiếu đi quyền lợi thì đội ngũ nhân viên sẽ giảm đi rất nhiều, họ sẽ vì sự không hài lòng với quyền lợi đó mà  làm việc một cách không chuyên tâm.Chỉ có người quản lý biết xây dựng tốt nền tảng  “trách, quyền, lợi” thì nhân viên mới tích cực phát huy hết khả năng của mình ( “Tám Vị Thần tiên băng qua biển, mỗi người đều thể hiện khả năng của mình” ).
4. Tấm gương tốt (sáng)

(Câu chuyện)
Vào mùa xuân và mùa thu  ở một lãnh thổ thuộc tỉnh sơn tây (Tấn Quốc ) có một nhân viên trại giam tên là  Lý Ly, khi anh ta đang thụ lý một vụ án, nhưng do nghe lời xúi giục của một quan viên cấp dưới  mà đã giết chết một người .Sau khi chân tướng sự thật đã rõ ràng thì Lý Ly định lấy cái chết của mình để chuộc tội, thì vị vua thứ 24 của nước Tấn ( Tấn Văn Công)  nói rằng :quan chức có sang hèn, hình phạt cũng có mức nặng nhẹ, huống chi vụ án này lỗi chủ yếu là ở cách giải quyết vấn đề của quan viên cấp dưới, chứ không phải là lỗi của ngươi.

Nhân viên trạm giam bèn nói : “ Tôi không thường xuyên nói chuyện với quan viên cấp dưới rằng chúng tôi cùng nhau làm việc trong trại giam này, ngay cả tiền thù lao tôi cũng không chia sẻ cho quan viên cấp dưới .Bây giờ đã phạm lỗi rồi, nếu đổ hết trách nhiệm cho người quan viên cấp dưới thì tôi e là tôi không làm được”. Cậu ấy từ chối lời khuyên nhủ của vị vua, rồi tự rút kiếm đâm chết mình.

>> 7 Sai lầm lớn nhất hầu hết ông chủ nào cũng phạm trong quản lý

(Phân tích)

Muốn làm người khác chính trực trước tiên mình phải là người chính trực, muốn làm được việc thì trước tiên phải học cách làm người .Ông chủ muốn quản lý tốt nhân viên cấp dưới của mình thì phải lấy mình làm gương. Sức mạnh của tấm gương rất tuyệt vời.Không những cần  phải giống như tấm gương nhân viên trạm giam, dũng cảm gánh vác trách nhiệm thay cho cấp dưới của mình mà còn phải ưu tiên làm những công việc quan trọng trước, nghiêm khắc với bản thân, xử lý tốt  “ những việc mình không muốn làm thì đừng áp đặt lên người khác”. Một khi thiết lập được uy tín giữa các nhân viên bằng những tấm gương tốt đẹp thì sẽ nhận được sự đồng tâm hiệp lực của cả cấp trên lẫn cấp dưới, đồng thời nâng cao nhiều hơn nữa tinh thần chiến đấu chung của cả một tập thể .Những người có được trái tim của nhân dân ắt sẽ có được trái tim của cả thế giới, làm người lãnh đạo có được sự kính phục của cấp dưới sẽ làm cho công tác quản lý ngày càng có hiệu quả hơn.
5. Cạnh tranh
(Câu chuyện )

Tại một công viên rừng nước ngoài nuôi dưỡng hàng trăm con hươu sao, mặc dù môi trường yên tĩnh , nguồn nước dồi dào, cỏ cây tươi tốt , lại không có kẻ thù nào nhưng sau vài năm, bầy hươu không những không sinh sôi nảy nở mà còn sinh bệnh và chết dần, từ đó đã xuất hiện sự tăng trưởng âm.Sau đó họ mua về mấy con sói và thả chúng trong công viên, nhưng khi sói rượt đuổi tìm mồi thì bầy hươu phải lo lắng tìm đường chạy thoát thân. Xem ra, bằng cách này, ngoại trừ những con hươu sao già yếu, bệnh tật ra thì thể chất của những con hươu khác ngày càng khỏe lên và số lượng cũng tăng trưởng nhanh chóng.

(Phân tích )

Cuộc sống nằm trong sự chuyển động không ngừng, sự sinh tồn cũng cần phải rèn luyện  cơ thể mới có thể chống trọi và trường tồn mãi mãi ( nước chảy không bao giờ bị bốc mùi, bản lề cửa không bao giờ bị mọt mối ).Con người sinh ra đều có một loại quán tính nhất định , nếu không có sự cạnh tranh thì họ sẽ mãi đứng yên trên đài vinh quang của mình, ngủ say trên sổ sách tín dụng.Đối thủ cạnh tranh chính là những doanh nghiệp lớn với những chiến lược kinh doanh bành trướng , điều này lập tức làm cho bản thân doanh nghiệp hiểu rõ được vị trí của đối thủ cạnh tranh và vị trí của mình trên thương trường.Những doanh nghiệp phát triển đi lên có thể tìm được nhiều mối khách hàng tốt, còn những doanh nghiệp chậm phát triển sẽ bị đánh bại trên thương trường.Dựa theo quy tắc thị trường kinh doanh, sẽ phát thưởng khích lệ những doanh nghiệp phát triển lớn, ngược lại sẽ loại bỏ những doanh nghiệp chậm phát triển.

6.Trao đổi thông tin
(Câu chuyện)
Một vị trụ trì nổi tiếng của nước Mỹ  “Linklater” một ngày nọ  đến thăm một đứa trẻ, trụ trì hỏi : “Khi con lớn lên con muốn làm gì vậy ? Cậu bé ngây thơ trả lời : “Con muốn làm phi công lái máy bay!”  Linklater lại hỏi tiếp : “Nếu có một ngày, máy bay của con bay đến bầu trời Thái Bình Dương và tất cả động cơ đều bị tắt, lúc đó con làm gì?” Cậu bé suy nghĩ rồi nói : “Con sẽ thông báo cho mọi người đang ngồi trên máy bay thắt chặt dây an toàn, sau đó con treo dù của con và nhảy ra khỏi máy bay.” Trong khi khán giả đứng ở đó cười nghiêng ngả thì vị trụ trì Linklater lại tiếp tục quan sát cậu bé, xem cậu bé này có phải là một chàng trai thông minh không.Thật không ngờ, sau đó hai dòng nước mắt của cậu bé tuôn rơi, điều này mới làm cho vị trụ trì nhận ra rằng lòng từ bi của đứa trẻ không gì có thể tả nổi. Vị trụ trì hỏi tiếp cậu bé : “ Tại sao con lại làm vậy ?” Câu trả lời của cậu bé cho thấy suy nghĩ chân thành của một đứa trẻ : “Con phải đi lấy nhiên liệu để sửa các động cơ đó, sau đó con vẫn quay lại mà!!”
(Phân tích)

Bạn có thực sự nghe hiểu được những lời nói của cấp dưới hay không? Bạn có thói quen dùng uy quyền của mình để cắt ngang lời nói của cấp dưới không? Thực ra chúng ta hay phạm phải lỗi như này : Trước khi cấp dưới vẫn chưa làm kịp và xong phần việc của mình thì theo kinh nghiệm của chúng tôi là phải tích cực chỉ bảo và hướng dẫn họ.Hãy nghĩ về nó, nếu bạn không phải là lãnh đạo, bạn cũng vẫn sẽ làm như vậy chứ?

Cắt ngang lời nói của cấp dưới, vừa dễ làm cho người lãnh đạo đưa ra quyết định một chiều, mặt khác còn làm cho nhân viên cấp dưới cảm thấy mình bị thiếu tôn trọng.Sau một thời gian dài, những người  cấp dưới sẽ không còn quan tâm đến những thông tin thực tế mà cấp trên phản hồi nữa.Hệ thống thông tin phản hồi bị cắt đứt, lúc này người lãnh đạo trở thành “người cô độc”,  trên mọi quyết định đều trở thành “ người không có văn hóa”.Hãy duy trì trao đổi thông tin thông suốt với nhân viên cấp dưới, điều này sẽ làm cho cách quản lý của bạn thuận lợi hơn, và kịp thời khắc phục được những sai lầm trong cách quản lý, từ đó lập ra nhiều phương án và quy chế có tính khả thi thiết thực hơn.
7.Chỉ đạo, hướng dẫn công việc
(Câu chuyện )

Có một lần, người thầy Kabuki Nhật Bản Kan Mi đóng vai thành một người đi bộ đường dài, ông đã cố tình cởi dây giày của mình trước khi lên sân khấu, cố gắng thể hiện sự mệt mỏi trải qua một cuộc hành trình dài của nhân vật này .Trùng hợp ngày hôm  đó cũng có một thư ký đứng sau sân khấu phỏng vấn và cũng thấy cảnh tượng này, đợi diễn xong vở kịch, người phóng viên hỏi Kan Mi : “ Vì sao lúc đó ông không dạy cho sinh viên của mình, họ nhất định sẽ không bị mất dây giày”. Kan Mi trả lời phóng viên: “Để dạy cho sinh viên những kỹ năng diễn xuất,  sẽ còn có rất nhiều cơ hội khác, còn trường hợp hôm nay, điều quan trọng nhất là làm cho họ  luôn giữ được sự nhiệt tình”.
(Phân tích )

Nâng cao chất lượng và năng lực làm việc  của nhân viên là một phương pháp có hiệu quả để nâng cao tiêu chuẩn quản lý. Học tập rèn luyện có lợi cho việc nâng cao tinh thần làm việc nhóm, dễ dàng nâng cao hơn nữa sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm.Hướng dẫn thực hành tại chỗ có thể kịp thời sửa lỗi sai của nhân viên, nó cũng là một trong những hình thức quan trọng để nâng cao chất lượng làm việc của nhân viên.Nhưng sự hướng dẫn cần chú trọng đến kỹ năng, giống như  thầy Kan Mi bảo vệ sự nhiệt tình của các nhân viên. Người quản lý  không nên hướng dẫn theo hình thức lý thuyết bài vở mà nên khích lệ nhân viên cải thiện chất lượng chuyên môn của họ.Ngoài việc hướng dẫn tại chỗ, cũng có thể sử dụng rất nhiều hình thức khác như tổ chức các buổi đào tạo vận dụng tổng hợp, cuộc họp trao đổi, họp báo nội bộ, các cuộc thi tay nghề…nhằm khuyến khích động viên nhân viên không ngừng nâng cao chất lượng và trình độ chuyên môn.Tạo nên một nhóm học tập rèn luyện tích cực.

8.Rèn luyện
(Câu chuyện)
Có một người đàn ông bắt gặp một con đại bàng con trong tổ ở trên vùng núi cao, ông mang con chim đại bàn con về nhà và nuôi nó trong một chuồng gà.Con chim đại bàng này cùng ăn, cùng chơi và cùng nghỉ ngơi với gà.Nó cứ nghĩ mình là một con gà.Chim đại bàng lớn lên, lông cánh đã mọc đầy đủ, ông chủ muốn huấn luyện nó như một con chim đại bàng thực sự, nhưng do nó được ở lẫn với gà nên nó đã giống hệt như một con gà và đã là gà thì vốn dĩ là không có sở trường bay.Ông chủ đã thử đủ các loại phương pháp và tất cả đều không hiệu quả, cuối cùng ông ta bèn đem nó lên đỉnh núi và ném nó xuống.Con đại bàng giống như một hòn đá, rơi thẳng xuống, nó tuyệt vọng vỗ cánh trong cơn hoảng loạn, và cứ thế cuối cùng nó cũng  bay được rồi!
(Phân tích)
Mọi người đều hi vọng vận dụng khả năng của mình để chứng minh giá trị của họ, và nhân viên cấp dưới cũng không ngoại lệ. Cho họ một không gian rộng lớn hơn để họ thể hiện tài hoa của mình chính là sự tôn trọng và ủng hộ lớn nhất đối với họ.Đừng sợ sự thất bại của họ mà hãy cho họ sự hỗ trợ và hướng dẫn phù  hợp, vứt bỏ “con đại bàng” trong tay của bạn chính là làm cho chúng bay lên bầu trời rộng lớn hơn. Cũng có thể là quăng một con khỉ lên núi của nó, cũng có thể là quẳng một con rồng vào một con sông lớn.Sự trưởng thành của họ sẽ mang lại những đóng góp vô cùng to lớn cho công việc của bạn.Sự trưởng thành của họ cũng sẽ làm cho bạn ngày càng tiến bộ hơn.