Quản lý làm thế nào đưa ra các chỉ tiêu công việc cho nhân viên cấp dưới làm việc hiệu quả.

 

Trong quản lý kinh doanh, có đầy đủ  tất cả các cấp bậc lãnh đạo, từ cấp lãnh đạo lớn đến vừa, từ cấp nhỏ đến cấp cơ sở, đối với công tác quản lý hàng ngày mà nói, người quản lý đều phải tự mình đưa ra các ý tưởng và các chỉ tiêu công việc để truyền đạt dần tới nhân viên cấp dưới của mình, hi vọng các nhân viên cấp dưới hoàn thành các hạng mục chỉ tiêu công việc, nhiệm vụ của mình một cách nhanh chóng và đạt kết quả tốt.

Nhưng khi truyền đạt tới nhân viên thường sẽ gặp phải một số vấn đề như do trao đổi truyền đạt không đúng chỗ (bộ phận),  “ nhân viên cấp dưới không sẵn sàng lắng nghe”,  “ nhân viên cấp dưới khi nhận được chỉ tiêu công việc nhưng lại tỏ thái độ thắc mắc”, “ nhân viên cấp dưới chưa thể hiểu chính xác trọng điểm của các chỉ tiêu công việc”, từ đó làm ảnh hưởng đến công tác triển khai công việc hiện tại không được thuận lợi thông suốt.

Vì thế, hôm nay chúng ta sẽ giải thích rõ cách mà người quản lý nên nắm vững phương pháp giải quyết chính xác từ một phương án “ đưa ra các chỉ tiêu công viêc”.

Khi một vị chủ quản đưa ra một chỉ tiêu công việc nào đó cho nhân viên cấp dưới của mình thì luôn luôn chú ý đến hai điều sau:

1. Nói ngắn gọn,đơn giản dễ hiểu.
2. Đồng thời, tập trung quan sát phản ứng của cấp dưới.

Mặc dù có ý định làm như này nhưng nhân viên cấp dưới thường làm khác (sai) ý định ban đầu của chủ quản.

Đến khi chủ quản khiển trách nhắc nhở nhân viên cấp dưới thì nhân viên luôn nói: “Lúc tôi nhận được chỉ tiêu công việc, chính xác là làm như thế này mà”.

Và sau một hồi tranh luận, chủ quản đành phải sắp xếp công việc lại một lần nữa, và cho cấp dưới thay đổi cách thực hiện đó,  mặc dù cuối cùng công việc cũng hoàn thành xong nhưng chắc chắn mối quan hệ giữa chủ quản với nhân viên cấp dưới sẽ có khoảng cách, ảnh hưởng đến cả tâm trạng làm việc của nhau.

Đây chính là vấn đề có liên quan đến việc “ làm thế nào để truyền đạt một cách chính xác các chỉ tiêu công việc đến nhân viên cấp dưới”. Phương pháp truyền đạt chính xác và cách tiếp nhận thông tin truyền đạt của nó, chúng ta cần phải chú ý mấy điểm sau:

1.Coi nhân viên cấp dưới là trọng tâm

Không nhận thức dựa trên chủ quan, đồng thời phải từ bỏ khái niệm tự lấy mình làm trung tâm, phải hoàn toàn đứng trên lập trường của cấp dưới và suy xét xem:

1.Nói thế nào, nhân viên cấp dưới mới hoàn toàn hiểu được đây ?

2.Dùng những từ ngữ nào để nhân viên cấp dưới không hiểu lầm ý mình?

3.Nói với thái độ như thế nào để nhân viên cấp dưới lắng nghe mình ?

 2.Chỉnh lý, sắp xếp tốt những việc mình định truyền đạt.

Rốt cuộc mình muốn truyền đạt cái gì?  Sau khi tự mình vấn đáp mình về những việc dự định truyền đạt cho cấp dưới thì phải chỉnh lý sắp xếp thành những nội dung  có trật tự  logic.

3.Chỉnh lý, sắp xếp nội dung.

Đối với những việc mình định truyền đạt, nếu có thể sắp xếp chúng thành hình thức cột biểu trước thì nội dung sẽ tự nhiên trở thành  “ nội dung chủ yếu (điểm nổi bật )”, có thể tiết kiệm được rất nhiều lời nói không có giá trị và nội dung cũng sẽ trở nên có trật tự logic hơn.

4.Coi trọng bước giải thích

Trước tiên hãy phác thảo thuyết minh tổng thể, sau đó từng bước giải thích nội dung chi tiết cho từng phần, cuối cùng là quy  nạp nội dung.

Ví dụ như:

“ Bây giờ tôi muốn nói rõ với bạn bốn việc sau. Thứ nhất…. Kết hợp với những việc mà tôi đã nói trước đó thì tóm lại là : Thứ nhất… Thế nào? Đối với những việc này bạn có thắc mắc gì không? …..Nếu không có thắc mắc gì thì tất cả đều nhờ ở các bạn.”

5.Nói kết luận trước

Khi truyền đạt nội dung của một việc nào đó thì trước tiên phải nói kết luận trước, sau đó mới nêu rõ nguyên nhân hoặc tình hình, thế nhưng khi truyền đạt chúng ta thường xuyên thực hiện ngược lại điều này—-đầu tiên chưa gì đã giải thích rõ nguyên do hoặc tình hình, sau đó ngẫm nghĩ một lúc lâu mới nêu ra những kết luận không chính xác, điều này sẽ dẫn đến tình trạng “ Nói cũng như không nói”.

6.Vừa nói vừa xác nhận mức độ hiểu biết của nhân viên cấp dưới.

Cái gọi là xác nhận, không chỉ là dựa vào thái độ của cấp dưới mà còn dựa vào tư thái của nhân viên cấp dưới để phán đoán mức độ hiểu biết của họ, đôi khi cũng cần phải đặt ra những câu hỏi. Ví dụ hãy hỏi:

“Phần này, bạn có biết tôi định làm như thế nào không?”Loại câu hỏi này có thể nâng cao mức độ hiểu biết của nhân viên cấp dưới.

>> Nghệ thuật lãnh đạo: Để cấp dưới nghe lời

Vậy thì, việc làm thế nào để cấp dưới có thể nhanh chóng hiểu rõ công việc của cấp trên giao cho, và hoàn thành tốt các hạng mục công việc một cách thuận lợi và có hiệu quả đây? Xin mọi người hãy chú ý và nắm vững một số phương pháp xử lý sau đây.

1. Xin tự hỏi một chút, thông thường bạn có căn cứ theo sáu phương pháp kể trên để “ truyền đạt chính xác” tới cấp dưới của mình không?
2. Sau khi bạn truyền đạt lệnh xong nhất định phải nói với cấp dưới :

“ Những điều tôi vừa nói xong bạn đều hiểu hết chứ? Hãy nói lại xem nào.”

3.Đồng thời không được truyền đạt quá nhiều chỉ tiêu công việc

Mỗi lần ra lệnh hoặc đưa ra các chỉ tiêu, cần phải xem có bao nhiêu hạng mục công việc phù hợp với sự chú ý và mức độ hiểu biết của cấp dưới. Mỗi một lần họ chỉ có thể tiếp nhận được một lệnh của một người, bạn đừng đưa  ra ba đến bốn mệnh lệnh cho họ.

4.Truyền đạt một cách chính xác trọng điểm của mệnh lệnh.

Nếu chỉ nói một câu: “Việc này sẽ do bạn làm đó!  Cố gắng nhiều lên nhé”.

Cách ra lệnh này nghe cỏ vẻ không mềm mại lắm, bạn nên nói là:

“ Đối với công việc này, điều bạn cần chú ý là: Thứ nhất, cần chú ý tình hình triển khai thực hiện của A;            Thứ hai, đối với kết quả của vấn đề B bạn cần phải nhanh chóng lập ra báo cáo….”

5.Khi truyền đạt các chỉ lệnh công việc, cần chú ý liên tục nhắc lại 4P

**10022; Mục đích（Purpose）

——Tại sao chúng ta phải làm như thế này?

**10022; Triển vọng, hình ảnh（Picture ）

——Khi chúng ta đạt được mục tiêu sẽ như thế nào nhỉ?

**10022; Kế hoạch（Plan）

——Mỗi một bước, chúng ta đạt được mục tiêu.

**10022; Chức trách（Part）

——Bạn có đủ khả năng làm gì và cần phải làm gì?

6.Tạo nhiều cơ hội cho cấp dưới bày tỏ ý kiến và đề xuất kiến nghị góp ý.

7.Nội dung cần được lặp lại và nhắc nhở nhiều lần, có thể áp dụng biện pháp quản lý bằng trực quan (hình ảnh ) có sẵn.

8.Những công việc quan trọng có thể thông báo bằng văn bản và cho cấp dưới ký tên vào.

Tóm lại, với tư cách là người quản lý của bộ phận lớn hay bộ phận nhỏ mà nói thì chúng ta đều phải học cách làm thế nào đưa ra một cách chính xác chỉ tiêu công việc cho nhân viên cấp dưới, việc nắm rõ phương pháp truyền đạt chính xác chỉ tiêu công việc sẽ có lợi cho việc xúc tiến tiến độ triển khai thực hiện các hạng mục công việc, có lợi cho việc nâng cao thành tích công việc của nhân viên cấp dưới và bộ phận.