Quản lý thất thoát nhà hàng-Chống thất thoát hàng hóa

Trong kinh doanh việc chống thất thoát hàng hoá đang là vấn đề đau đầu của hầu hết các nhà quản lý. Quy mô cửa hàng càng lớn thì việc thất thoát hàng hoá cũng tăng theo.

Mở một cửa hàng để kinh doanh chắc hẳn ai cũng mong chờ những giao dịch giữa người bán và người mua được thuận lợi, mọi thỏa thuận được diễn ra đúng như ý muốn của cả hai bên.

Tuy nhiên, trong quá trình người bán giao hàng cho người mua, hàng hóa có thể bị mất do các vấn đề hậu cần. Điều này sẽ không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của người bán, mà còn gây ra những thiệt hại kinh tế nhất định cho người bán.

Để ngăn ngừa mất hàng hóa trong quá trình giao hàng, bạn nên tìm hiểu một số cách để ngăn ngừa mất hàng hóa. Dưới đây là một trong số những cách chống thất thoát hàng hóa đúc rút từ kinh nghiệm từ những chủ cửa hàng lâu năm.

>> Cách kiểm đếm hàng hóa và cách sắp xếp kho hàng 

1, Thực hiện các biện pháp ngăn ngừa mất mát hàng hóa

Có thể nói việc ngăn ngừa mất mát hàng hóa hoàn toàn là điều không thực tế, bất cứ doanh nghiệp hay cửa hàng nào cũng không thể ngăn chặn hoàn toàn việc mất hàng hóa. Cửa hàng chỉ có thể bắt đầu từ nhiều chi tiết khác nhau để giảm thiểu tổn thất mất mát.

“Chi tiết sẽ xác định rằng bạn thành công hay thất bại”. Khi gửi hàng hóa đi cần đặc biệt chú ý đến các chi tiết sau:

1, Chọn công ty chuyển phát nhanh

Khi người bán chọn công ty chuyển phát nhanh, không nên chọn công ty có giá rẻ, cần chọn công ty chuyển phát lớn, hoạt động thường xuyên và có chi nhánh trên toàn quốc. Một công ty như vậy có một lượng hàng hóa được gửi và nhận tương đối lớn, hàng hóa được gửi kịp thời và không dễ xảy ra mất mát.

Một công ty uy tín sẽ có chế độ quản lý nghiêm ngặt, mỗi bộ phận đều được phân công và giao nhiệm vụ phù hợp, sẽ không có chuyện mất bưu kiện xảy ra do nhầm lần của công ty bởi vì họ làm việc chuyên nghiệp.

Các công ty bưu chính lớn sẽ có những công cụ vận chuyển chuyên dụng. Một chiếc xe ô tô chuyển hàng chuyên dụng tỷ lệ thất thoát sẽ thấp hơn rất nhiều so với việc chuyển hàng qua xe máy.

2, Chọn công ty chuyển phát nhanh có mã vạch rõ ràng trong danh sách bưu kiện

Mã vạch trên bưu kiện là số gói được máy tính nhận ra, chỉ cần có số đó là đủ rõ ràng và hàng hóa sẽ không dễ bị nhầm lẫn hay mất mát.

Một số công ty chuyển phát nhanh nhỏ sử dụng bưu kiện, mã vạch ở trên rất mơ hồ, khiến máy tính dễ đọc sai dữ liệu, khiến hàng hóa bị gửi sai hoặc bị mất.

3, Địa chỉ gửi thư trên bưu kiện phải được ghi rõ ràng

Một số người bán hàng có thói quen sử dụng những chữ viết tắt hay ký hiệu không rõ ràng, chữ viết không dấu, vân vân để viết thông tin trên hàng hóa, điều này có thể dễ dàng dẫn đến sự hiểu lầm bởi chuyển phát nhanh và gửi sai địa chỉ.

4, Hàng hóa có giá trị nên gửi qua dịch vụ bảo đảm

Một số người bán hàng trực tuyến có thể nghĩ rằng việc đưa các vật có giá trị cho một công ty chuyển phát nhanh lớn là hoàn toàn an toàn. Tuy nhiên trên thực tế, không ai có thể đảm bảo rằng công ty chuyển phát nhanh lớn sẽ không bị mất mát hàng hóa.

Do đó, khi bạn vận chuyển các vật có giá trị bạn nên đăng ký dịch vụ bảo đảm, bạn nên chọn một công ty có uy tín và có thể dễ dàng yêu cầu bồi thường nếu xảy ra trường hợp mất hàng.

5, Bao bì đóng gói phải chắc chắn

Khi người bán đang gửi hàng hóa, để giảm chi phí hoặc tiết kiệm rắc rối bao bì nên đóng gói càng cẩn thận càng tốt, tránh việc chỉ một cú chạm nhẹ là hàng hóa có thể rơi ra từ bên trong.

Một số nhân viên bưu chính của các công ty bưu chính không tự kỷ luật. Sau khi nhìn thấy mọi thứ rơi ra, họ thường không thể chống lại sự cám dỗ của hàng hóa và tự mình lấy mọi thứ. Điều này sẽ gây ảnh hưởng rất nhiều trong quá trình chuyển hàng, thậm chí người nhận cũng không cảm thấy hài lòng khi hàng hóa của họ bị rách bao bì.

Do đó, người bán phải bọc chắc chắn mọi thứ trước khi gửi hàng, và không cho những người chuyển hàng có ý đồ không tốt này cơ hội. Bao bì càng đóng gói chắc chắn càng đảm bảo được tâm huyết mà người bán gửi đến người nhận.

6, Nhắc nhở người mua trước khi giao hàng

Sau khi người bán gửi bưu kiện cần kịp thời nhắc nhở người mua về thời gian giao hàng dự kiến, lưu ý sau khi nhận được hàng ký tên xác nhận. Nếu hàng hóa bị đánh cắp hoặc hư hỏng, người ký nên khiếu nại ngay với trụ sở chính và từ chối ký trước khi bóc sản phẩm bên trong. Có thể liên lạc trực tiếp với người bán để họ giải quyết.

2, Ký tên cẩn thận

Trong quy trình vận hành cụ thể, vẫn còn nhiều vấn đề trong quy trình ký tên. Một trong những vấn đề nổi bật hơn là vấn đề ký thay mặt đại lý.

Người mua đôi khi có thể bận rộn vì kinh doanh, không thể chờ email cả ngày và việc ký nhận cũng cần thiết ở một mức độ nhất định, nhưng việc ký thay cũng gây ra nhiều vấn đề phức tạp.

Một số công ty chuyển phát nhanh đã làm rất bất thường về việc người khác ký thay người nhận. Chẳng hạn, khi người bán giao một thứ gì đó cho người mua bằng chuyển phát nhanh, người ký không có mặt, vì vậy người nhận phải nhờ một người khác ký thay tên.

Tuy nhiên, có rất nhiều công ty chuyển phát nhanh không yêu cầu người ký thay chứng minh quan hệ với người nhận trong quá trình này, vì vậy nếu như người ký thay là người giả mạo thì hàng hóa có khả năng bị mất rất cao.

Người mua đôi khi có thể để lại địa chỉ làm việc của họ cho người bán. Trong mọi doanh nghiệp hầu hết đều có địa chỉ gửi thư rõ ràng, người mua nếu không có ở nhà để nhận hàng có thể nhờ người bán gửi đến địa chỉ của công ty sau đó đi đến phòng thư của công ty để lĩnh nhận.

Khi những người này gửi và nhận thư, họ không được phép mở gói mà không kiểm tra sự đồng ý của chủ sở hữu. Ngay cả khi người ký biên nhận có thể kiểm tra cẩn thận, nhưng tôi không biết chủ sở hữu của gói đã mua cụ thể là gì và những chi tiết nào được yêu cầu. Do đó, việc ký thay sẽ gây ra rất nhiều rắc rối.

Làm thế nào người bán có thể giải quyết được vấn đề ký thay người nhận? Khuyến nghị người bán nên thêm một điều khoản được ký tên cá nhân vào vận đơn sau khi có được sự đồng ý của người mua.

Nếu người mua tin rằng hàng hóa rất đắt tiền, anh ta có thể ủy thác cho người giao hàng kiểm tra các điều khoản ký tên cá nhân, để nhân viên công ty chuyển phát nhanh phải gửi hàng cho người ký, và các chi phí phát sinh sẽ do người ký chịu.

Ngoài ra, người bán phải nhắc nhở người mua mở gói hàng tại thời điểm ký tên, người mua cần kiểm tra xem hàng hóa trong gói có chính xác và không bị hư hại trước khi ký.

Nếu hàng hóa bị phát hiện bị hư hỏng, mất hoặc không phù hợp với đơn đặt hàng, người mua nên liên hệ ngay với công ty chuyển phát nhanh địa phương và người bán, sau đó từ chối ký tên.

Nếu người mua thấy rằng hàng hóa bị hư hỏng hoặc không nhất quán sau khi người mua đã ký biên nhận và người chuyển phát đã rời đi, người mua phải chịu trách nhiệm hoàn toàn.

Trên đây là cách chống lại thất thoát hàng hóa trong quá trình vận chuyển giữa người bán, người mua và người vận chuyển. Ngoài ra cửa hàng kinh doanh cũng có những chính sách quản lý chống thất thoát hàng hóa trong kho và trong những gian trưng bày của cửa hàng.

Việc quản lý chặt chẽ hàng hóa sẽ giúp cửa hàng tránh được những mất mát và thiệt hại không đáng có.