Phân tích nhu cầu: Quy trình phân tích nhu cầu xét ở 7 góc độ, để tìm ra nhu cầu khách hàng

Nhu cầu là gì? Tại sao cần phải phân tích nhu cầu? Có những quy trình phân tích nhu cầu nào? Thông qua bài viết phân tích nhu cầu xét trên 7 góc độ này, các bạn sẽ nắm được: Có những quy trình lưu chuyển nào? Chức năng của quy trình lưu chuyển là gì? Có những quy trình ký duyệt nào? Có những quy trình thay đổi nào? Có những hình thức thông báo nhắc nhở thông tin gì? Kiểm tra quy trình hoàn chỉnh? Đầu nối bên ngoài?…

1, Các loại quy trình lưu  chuyển

Bạn có thể sẽ nghĩ rằng, quy trình chẳng phải là một dây chuyền sao? Thực ra không phải vậy, vẫn có những loại quy trình khác. Từ ai đến ai đến ai, đó là loại quy trình cơ bản nhất. Được gọi là “nối tiếp”. Ví dụ: A→B→C→D→E

Có cả quy trình phân nhánh, được gọi là “song song”. Được thể hiện như sau:

Ngoài ra, còn có quy trình phân nhánh, sau cùng lại gộp lại với nhau thành một quy trình. Được gọi là “sát nhập”. Thể hiện như sau:

2, Chức năng quy trình lưu chuyển

Chức năng quy trình lưu chuyển được đề cập trong quy trình gồm có:

(1), Trở về

Khi xét duyệt không được thông qua sẽ cho phép quay trở lại. Vậy sẽ quay trở lại đến đâu? Thông thường sẽ cho phép trở về điểm nút quy trình trước, bất cứ điểm nút quy trình nào hoặc điểm nút quy trình bắt đầu.

(2), Tạm dừng

Khi một nội dung nào đó cần được dừng lại tạm thời thì quy trình này sẽ bị tạm dừng. Sau này sẽ lại tiếp tục lưu chuyển như bình thường.

(3), Chấm dứt

Khi một nội dung nào đó bị hủy bỏ. Quy trình sẽ bị chấm dứt. Sau khi chấm dứt sẽ không thể tiếp tục lưu chuyển như bình thường được nữa.

(4), Kết thúc

Sau khi quy trình lưu chuyển bình thường, kết thúc quy trình.

(5), Thu hồi

Trong trường hợp quy trình bước sang khâu tiếp theo mà phát hiện có sai xót. Nếu người ở khâu tiếp theo chưa xử lý, vậy thì có thể thu hồi lại quy trình.

(6), Bảo lưu chuyển giao bước tiếp theo

Sau khi đã xử lý trong quy trình của mình sẽ chuyển giao cho người ở khâu quy trình tiếp theo xử lý.

(7), Tự động chuyển sang bước tiếp theo

Trong trường hợp, một người cùng xử lý nhiều khâu quy trình khác nhau. Tự động chuyển bước tiếp theo có thể không cần chờ đợi làm thủ tục gia nhập quy trình. Sau khi quy trình được xử lý xong sẽ tự động chuyển sang khâu tiếp theo.

3, Các loại quy trình ký duyệt

Trong quy trình cần phải có sự xem xét và phê duyệt. Cùng một khâu quy trình có thể có nhiều người xét duyệt. Trong trường hợp này, quy trình lưu chuyển sẽ có các loại sau:

(1), Ký duyệt nối tiếp

Giống như là một xiên thịt. Lưu chuyển tới từng khâu trong quy trình. Ví dụ : A→B→C→D→E, sẽ có 5 người A, B, C, D, E ký duyệt theo tuần tự.

(2), Ký duyệt song song

Cùng một khâu quy trình nhưng có nhiều người ký duyệt. Chỉ cần một người trong số họ ký duyệt xong thì quy trình sẽ có thể tiếp tục lưu chuyển tới khâu quy trình tiếp theo.

(3), Ký duyệt đồng thời

Có nhiều người cùng ký duyệt một khâu quy trình. Yêu cầu tất cả số người đó đều phải ký duyệt hoàn tất thì mới có thể lưu chuyển tới khâu quy trình tiếp theo.

>> Làm thế nào phân tích nhu cầu qua những Bình luận của khách hàng

4, Các loại quy trình thay đổi

Trong quy trình nghiệp vụ thực tế luôn có rất nhiều trường hợp đặc biệt. Nó sẽ không đi theo từng bước quy trình đã đặt ra. Từ đó phát sinh sự thay đổi quy trình. Có những loại thay đổi quy trình sau:

(1), Chuyển ủy quyền

Ví dụ, quy trình chuyển đến B xử lý. Nhưng B xin nghỉ phép. B có thể tạm thời chuyển giao cho C xử lý. Đợi khi B đi làm trở lại, quy trình mới vẫn sẽ tiếp tục lưu chuyển tới B.

(2), Bàn giao

Ví dụ E xin thôi việc. Người quản lý có thể bàn giao vĩnh viễn những công việc mà E đang xử lý cho người khác giải quyết.

5, Các loại  thông tin thông báo

Trong quy trình có thể thông qua các hình thức như e-mail…để thông báo nhắc nhở. Hình thức nhắc nhở như sau:

(1), Thông tin thông báo

Mỗi khi quy trình lưu chuyển tới ai đó sẽ gửi E-mail để thông báo nhắc nhở.

(2), Thúc giục ký duyệt

Khi bạn trình một quy trình cần xét duyệt tới cấp trên. Nhưng mãi mà không thấy cấp trên ký duyệt.

Có thể là do có quá nhiều nội dung ký duyệt. Nên thông tin quy trình của bạn bị đẩy về phía sau khiến cấp trên không nhìn thấy. Lúc này bạn có thể trình lại, để quy trình của bạn được xếp lên phía trên. Để nhắc nhở cấp trên ký duyệt.

6, Kiểm tra quy trình hoàn chỉnh

Chúng ta khi xử lý quy trình, tốt nhất nên nhìn thấy một quy trình hoàn chỉnh. Ví dụ ai xử lý cái này, ai xử lý cái kia, quy trình hiện giờ đang lưu chuyển tới ai…Kiểm tra quy trình hoàn chỉnh có thể chia thành:

(1), Người soạn thảo quy trình khi phát hành quy trình có thể biết được quy trình này có những khâu nào? Ai sẽ phụ trách xử lý khâu nào?…

(2), Sau khi quy trình được đưa ra, mỗi người xử lý quy trình đều có thể nhìn thấy những thông tin quy trình hoàn chỉnh. Bao gồm cả các các khâu quy trình đã xử lý và các khâu quy trình chưa xử lý, người tham dự…

7, Đầu nối bên ngoài

Hiện nay, dó quá nhiều hệ thống, rất nhiều người sẽ xử lý quy trình trên các hệ thống khác. Ví dụ như OA. Điều này cần phải truyền tải thông tin quy trình hệ thống tới OA. Người dùng sau khi đăng nhập OA sẽ có thể click vào liên kết để  xử lý quy trình.

8, Tổng kết

Bạn có kết hợp tham khảo thêm các bài viết về nhà phân tích nhu cầu hoặc làm thế nào để phân tích nhu cầu của các quy trình…

Đây đều là những tài liệu hay giúp bạn hiểu và nắm rõ về việc phân tích nhu cầu của các quy trình khác nhau. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến thảo luận từ phía các bạn để nội dung bài viết được hoàn chỉnh hơn.