Cách sắp xếp thời gian biểu hợp lý hiệu quả (Công việc và học tập)

Kỹ năng tổ chức là đơn giản nhất so với các kỹ thuật khác. Chẳng hạn việc quản lý thời gian được bao gồm trong một số bảng mà bạn cần điền vào các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành. Đối với nhiều người đây là cách dễ dàng và phổ biến nhất.

Tất nhiên, việc liệt kê trước những nhiệm vụ và điền vào các bảng đó là công việc khó khăn đối với một số người. Đây là vấn đề liên quan đến tài năng, độc lập với khả năng logic của một người, trí tưởng tượng không gian, sự sáng tạo và khả năng tư duy trừu tượng.

Quản lý thời gian đòi hỏi bạn cần đào tạo nhất định. Nếu bạn chưa sẵn sàng để được đào tạo chuyên ngành, bạn sẽ không phải là người quản lý thời gian tốt. Dưới đây tôi giới thiệu mười phương pháp quản lý thời gian mà tôi đã tóm tắt. Điều đáng chú ý là tôi đã không gọi nó là “phương pháp tốt nhất”.

Đây là những phương pháp hữu ích đối với bản thân tôi, tuy nhiên tôi cũng hy vọng sẽ giúp ích cho bạn.

>> 20 quy tắc quản lý thời gian

1, Liệt kê những việc cần làm mỗi ngày vào mỗi buổi sáng

Nếu bạn không làm mọi thứ theo thứ tự công việc thì việc quản lý thời gian của bạn sẽ không hiệu quả. Vào buổi sáng mỗi ngày hoặc tối hôm trước, hãy liệt kê những việc cần làm trong một ngày. Danh sách này bao gồm cả nội dung chính thức và riêng tư, được ghi lại trên giấy, sổ làm việc, máy tính của bạn hoặc bất cứ thứ gì.

Trong quá trình làm việc trong ngày, cần kiểm tra thường xuyên. Chẳng hạn hãy xem hồ sơ của bạn 10 phút trước cuộc họp. Nếu vẫn còn email để gửi bạn có thể sử dụng thời gian này để hoàn thành nhiệm vụ.

Khi bạn hoàn tất việc ghi lại tất cả những điều trên, bạn nên kiểm tra lại. Nếu bạn cảm thấy như vậy với tôi, thì bằng cách kiểm tra từng mục sau khi bạn hoàn thành công việc, bạn sẽ cảm thấy hài lòng.

2, Ghi lại công việc tiếp theo sẽ được thực hiện trong danh sách của bạn

Sau khi bạn hoàn thành công việc bắt đầu kế hoạch, hãy ghi lại những gì bạn phải làm trong danh sách hàng ngày. Nếu danh sách của bạn đã đầy, hoặc nếu một công việc có thể được đảo ngược, bạn có thể coi đó là một kế hoạch làm việc cho ngày mai hoặc ngày sau đó.

Bạn có muốn biết lý do tại sao một số người nói với bạn tại sao họ sẽ làm điều gì đó nhưng không làm điều đó hay không? Điều này là do họ đã không ghi lại những việc cần làm.

Nếu tôi là người quản lý, tôi sẽ không nói với nhân viên của mình những gì chúng ta cần làm ba lần. Tôi không bao giờ tin vào trí nhớ của họ. Nếu họ không có giấy và bút, tôi sẽ cho họ mượn hồ sơ về công việc và thời gian họ phải hoàn thành.

3, Sắp xếp lại công việc chưa hoàn thành trong ngày

Bây giờ bạn có kế hoạch làm việc hàng ngày và bạn đã thêm các nhiệm vụ công việc mới sẽ được hoàn thành vào ngày hôm đó. Vì vậy, bạn cần thực hiện cho các mục công việc chưa hoàn thành trong ngày. Bạn có thể chọn hoãn lại cho đến ngày hôm sau và thêm chúng vào danh sách lịch làm việc cho ngày mai.

Tuy nhiên, tôi hy vọng rằng bạn sẽ không trở thành người luôn trì hoãn. Nếu luôn có những điều không thể thực hiện hàng ngày thì danh sách nhiệm vụ càng ngày càng mở rộng.

Nếu nó thực sự quan trọng, không có chướng ngại gì hãy hoàn thành nó vào ngày hôm sau, nhưng nếu nó thực sự không quan trọng, bạn có thể nói với những người liên quan vấn đề này tại sao bạn lại không hoàn thành nó.

4, Hãy ghi nhớ các cuộc hẹn

Bạn nên sử dụng danh sách ghi chú để ghi nhớ các cuộc hẹn bạn nên đến, bao gồm hẹn hò với đồng nghiệp và bạn bè. Theo kinh nghiệm của tôi, những người bận rộn với công việc đã bỏ lỡ nhiều hơn số lượng cuộc hẹn đúng giờ.

Nếu bạn không thể nhớ rõ rằng mọi thứ đã được thực hiện, thì bạn phải viết nó ra và sử dụng các phương pháp quản lý thời gian để đảm bảo rằng nó được hoàn thành đúng hạn. Nếu bạn không thể thực hiện một cuộc hẹn vì điều gì đó, bạn có thể gọi trước để thông báo lịch lùi cuộc hẹn của bạn.

5, Tạo một biểu mẫu và ghi lại những gì cần phải làm

Bạn nên tạo biểu mẫu và ghi lại những gì cần phải làm trong tháng này và tháng tới. Theo tôi biết, nhiều người đang bắt đầu vạch ra một kế hoạch cho mỗi ngày. Vậy liệu có bao nhiêu người sẽ có một kế hoạch hoàn hảo hơn cho những gì họ cần làm trong tháng này và tháng tới?

Trừ khi bạn đang thực hiện một giao dịch, nếu không dòng thời gian luôn là những nhiệm vụ gần đây cần làm trước, bạn cần tóm tắt những nhiệm vụ đó vào cuối mỗi tháng và vào đầu tháng.

Lập kế hoạch danh sách cho công việc của một tháng là một mức quản lý thời gian cao hơn so với công việc của một ngày. Một lẫn nữa, những kế hoạch nằm trong biểu mẫu là điều bạn phải làm. Nếu vào đầu mỗi tháng, công việc chưa được hoàn thành trong tháng trước đều sẽ phải hoàn thành.

6, Ghi lại công việc sẽ hoàn thành vào một thời điểm nhất định trong tương lai

Danh sách ghi chú của bạn không thể giúp nhắc nhở bạn hoàn thành công việc sẽ hoàn thành vào một lúc nào đó trong tương lai.

Chẳng hạn, bạn nói với đồng nghiệp rằng bạn sẽ làm việc với anh ta để hoàn thành công việc trong vòng hai tháng. Sau đó, bạn cần có một cách để ghi nhớ điều này và nhắc nhở bạn vào một lúc nào đó trong tương lai. Bạn có thể sử dụng lịch điện tử vì lịch điện tử có chức năng nhắc nhở.

Trên thực tế, để đảm bảo an toàn bạn có thể sử dụng nhiều phương tiện có thể nhắc nhở bạn. Một khi cái này không hoạt động sẽ có cái khác nhắc nhở bạn.

7, Giữ máy tính để bàn gọn gàng

ôi không bao giờ tin rằng một người làm xáo trộn môi trường làm việc của mình sẽ là một người quản lý thời gian tốt. Tương tự, phòng ngủ hoặc văn phòng của một người nếu là một mớ hỗn độn người đó sẽ không phải là người quản lý thời gian tốt. Bởi vì một người quản lý thời gian tốt không mất nhiều thời gian để tìm thấy các tài liệu cần thiết trong một đống các tập tin lộn xộn.

8, Đặt tài liệu cần thiết trong công việc ở một nơi cố định

Theo thời gian, bạn có thể hoàn thành nhiều nhiệm vụ và bạn nên chú ý giữ mọi thứ ngăn nắp và hoàn chỉnh. Tôi thường đặt mọi thứ có liên quan đến một cái gì đó để thuận tiện mỗi khi tôi cần tìm. Khi tôi đã hoàn thành một công việc, tôi sẽ chuyển những thứ không cần thiết sang một chỗ khác.

9, Bạn sẽ cảm thấy ngạc nhiên khi dọn sạch các tài liệu mà bạn không cần

Trong mười năm qua, tôi chỉ có một ngăn kéo để tài liệu và đặt tất cả các tài liệu làm việc cùng một chỗ. Tôi luôn đặt tệp công việc mới sử dụng ở phía trước ngăn kéo. Khi ngăn kéo đầy, tôi sẽ bỏ những tệp ở cuối ngăn kéo đi. Nói cách khác tôi luôn giữ tài liệu trong ngăn kéo, tổng số tiền sẽ không vượt quá phạm vi này.

Một số người sẽ giữ tất cả các tài liệu và những tài liệu vô tận này cuối cùng sẽ trở thành giấy thải mà không ai quan tâm. Nhiều tài liệu có thể không được sử dụng nữa. Các tài liệu tôi đề cập ở đây không bao gồm sổ làm việc của bạn hoặc các tài liệu tham khảo cần thiết mà là các tài liệu sử dụng để tích lũy.

Tất nhiên, đôi khi tôi cũng sẽ tìm kiếm những tài liệu đã từng sử dụng. Mặc dù chúng đã được dọn sạch, bản gốc vẫn sẽ còn trong máy tính của bạn.

10, Thường xuyên sao lưu và dọn dẹp máy tính

Tôi đã xử lý các tệp được lưu trữ trên máy tính. Tôi nghi ngờ rằng 95% tài liệu in mà bạn lưu trên máy tính có thể vẫn còn trong tay bạn trong ba tháng. Tôi thường xuyên sao lưu các tệp vào đĩa và xóa ngay các tệp không còn cần thiết trên máy.

Bạn đã bao giờ có một trải nghiệm như thế này hay chưa? Vào một ngày đẹp trời bạn đang có hứng thú chuẩn bị dọn dẹp nhưng cuối cùng lại không có gì để làm. Có lẽ tất cả mọi người đã có một trải nghiệm như vậy, nhưng nó đặc biệt rõ ràng ở một số người.

Quản lý thời gian có thể giúp bạn sắp xếp hiệu quả cho mỗi ngày, tuần hoặc thậm chí tháng. Sử dụng các kỹ thuật quản lý thời gian này để giúp bạn phối hợp thời gian là rất quan trọng đối với mọi người. Kỹ năng tổ chức là đơn giản nhất so với các kỹ thuật khác.

Chẳng hạn tất cả các đề xuất quản lý thời gian được bao gồm trong một số bảng mà bạn cần điền vào các nhiệm vụ bạn muốn hoàn thành. Đối với nhiều người, đây là cách dễ nhất và phổ biến nhất. Tất nhiên có thể đối với nhiều người hình thức này thực sự khó khăn.

Tuy nhiên, đây là một vấn đề tài năng, độc lập với khả năng logic của một người, trí tưởng tượng không gian, sự sáng tạo và khả năng tư duy trừu tượng. Quản lý thời gian đòi hỏi một thời gian đào tạo nhất định. Nếu bạn chưa sẵn sàng để được đào tạo chuyên ngành, bạn sẽ không phải là người quản lý thời gian tốt.