Khắc phục những lỗ hổng trong quản lý tiền của Startup

 

Quản lý tài chính doanh nghiệp Startup, hay nói một cách dễ hiểu hơn là người kinh doanh quản lý tiền, luôn tồn hữu những lỗ hổng có thể khiến bạn thất bại mà không hề rõ lý do.

Người kinh doanh cho rằng bản thân là thương nhân, vì vậy tự tin trong quản lý tài chính. Và không hề nhận ra, sau 1 thời gian kinh doanh nguồn vốn cạn kiệt, nhưng kế hoạch khởi nghiệp chưa hoàn thành.

Khi chuyên gia của chúng tôi tư vấn cho 1 Startup trong chủ đề “Trợ giúp định hướng kinh doanh thoát nợ”, Startup này đã gặp khó khăn rất lớn trong quản lý tài chính, từ khoản vốn 300 triệu, sau 6 tháng kinh doanh, Startup mất toàn bộ số vốn ban đầu 300 triệu, cộng thêm 200 triệu khoản nợ, rất đáng tiếc vì những tổn thất này đã xảy ra.

Vì vậy chủ đề này, chúng tôi nêu một số lỗ hổng tài chính kinh doanh, giúp Startup có thêm kinh nghiệm để quản lý hiệu quả dòng tiền đầu ra, đầu vào.

Sổ sách tài chính tính toán không rõ ràng, chủ doanh nghiệp không nắm được con số báo cáo chuẩn xác là lỗ hổng đầu tiên của các chủ doanh nghiệp trong vấn đề quản lý tài chính. Cảnh giới cao nhất của báo cáo tài chính là gì? Đã từng có người nói vui rằng: “thật không ai tin, giả không ai nghi ngờ”.

Tình huống 1: Chủ doanh nghiệp gọi giám đốc tài chính đến, tức giận chất vấn: “Những con số báo cáo tài chính này có vấn đề đúng không?” Giám đốc tài chính lập tức đáp lời: “Để tôi mang về đối chiếu lại”. Đối chiếu xong nộp lại báo cáo tài chính cho chủ doanh nghiệp, tất cả mọi con số trong báo cáo đều bị thay đổi. Lúc này chủ doanh nghiệp thực sự bị giám đốc tài chính khiến cho tan nát cõi lòng…

Tình huống 2: Một đám nhân viên tài chính kế toán túm năm tụm ba nói chuyện với nhau rồi mới phát hiện ra rằng mỗi công ty đều có 2 bộ sổ sách. Một nhân viên trong đám cất lời: “hai bộ sổ sách càng tốt chứ sao, bởi chúng ta sẽ biết được không ít nội tình của doanh nghiệp, như vậy chủ doanh nghiệp sẽ không dám làm gì chúng ta cả…”.

Tình huống 3: Mức lương nhân viên tài chính kế toán của một công ty nọ tương đối tốt nhưng tỷ lệ nhân viên tài chính kế toán nhảy việc lại rất cao. Chủ doanh nghiệp mãi không hiểu vì sao lại như vậy. Sự thực là do đời kế toán trước báo quá nhiều con số ảo, vì muốn tránh khỏi rủi ro, sợ xảy ra chuyện nên nghỉ việc; Đến đời kế toán thứ 2, thứ 3…tiếp quản sổ sách của người trước phát hiện họ sử dụng quá nhiều con số ảo, sợ xảy ra chuyện nên cũng xin nghỉ việc…

Sổ sách hỗn độn của một số doanh nghiệp giống như một đống rác, một mớ bòng bong, khiến chủ doanh nghiệp thao thức bất ổn suốt đêm dài. Sau cùng đành phải ngậm ngùi mang những số liệu báo cáo mà họ không hề tin tưởng ấy đi nộp thuế, phát thưởng cho nhân viên.

>> 18 cách đầu tư thông minh và khôn ngoan trong làm giàu

Karl Marx đã từng nói rằng: “Những thứ bạn có thể cân đo đong đếm mới là những thứ mà bạn có thể quản lý được; Những thứ bạn không thể đo đếm thì bạn không thể kiểm soát và quản lý được nó”. Một đống sổ sách hỗn độn dĩ nhiên sẽ không có bất cứ sự trợ giúp nào đối với chủ doanh nghiệp ngược lại khiến họ mất đi cảm giác an toàn luôn cảm thấy nguy hiểm rình rập.

Sổ sách tính toán không rõ ràng là trách nhiệm của ai? Số liệu hỗn độn của rất nhiều doanh nghiệp đều là do sự hỗn loạn số liệu từ bộ phận kinh doanh gây ra. Nếu số liệu ban đầu của bộ phận kinh doanh tính toán không chuẩn xác thì bộ phận tài chính kế toán làm sao có thể đưa ra được số liệu báo cáo chính xác được đây?

Bộ phận kinh doanh của rất nhiều doanh nghiệp có số liệu ban đầu không rõ ràng là do báo cáo vào sổ không kịp thời và chính xác, hoạt động kinh doanh trong ngày nhưng lại không thể vào sổ ngay trong ngày, thậm chí có trường hợp còn kéo dài tới tận cuối tháng mới vào sổ.

Ngoài ra việc thiếu quy trình và tiêu chuẩn hạch toán gắt gao, bộ phận kinh doanh thiếu kiến thức hạch toán…đều là những nguyên nhân khiến báo cáo sổ sách không rõ ràng. Phải luôn nhớ rằng, hạch toán chính xác phải trên cơ sở quy trình thực hiện nghiêm ngặt, người kinh doanh và người quản lý trong doanh nghiệp phải luôn có những nhận thức đúng đắn và tỉnh táo.

Lỗ hổng thứ 2 của người chủ doanh nghiệp trong vấn đề quản lý tài chính đó là số liệu báo cáo của các bộ phận tài chính kế toán không có sự trợ giúp hay có bất cứ giá trị gì với quyết sách kinh doanh của doanh nghiệp. Báo cáo tài chính để phục vụ ai? Chúng ta phải nên biết rằng nó chủ yếu phục vụ cho cơ quan thuế nhà nước, cục thuế là cổ đông của tất cả các doanh nghiệp trên cả nước hơn thế nữa cục thuế còn giữ chức vụ là cổ đông chính của doanh nghiệp.

Trong quản lý kinh doanh doanh nghiệp, báo cáo tài chính nếu không được điều chỉnh, phân tích, phản hồi, cải thiện thì giá trị sáng tạo của nó sẽ vô cùng hạn hẹp. Con số phải được gia công thì mới trở thành thông tin được, cái mà kinh doanh và quản lý cần đó chính là thông tin.

Mấy năm trước, khi tôi tham gia dự án tư vấn hệ thống giảm chi phí tăng doanh thu của một tập đoàn công ty, tôi đã hỏi giám đốc tài chính rằng: “Năm nay lợi nhuận ròng của doanh nghiệp là 10 tỷ, tôi có thể thấy rõ lợi nhuận đóng góp của từng khách hàng, từng loại sản phẩm, từng đơn vị sự nghiệp vào 10 tỷ lợi nhuận ròng này không?”.

Giám đốc tài chính nói với tôi rằng: “Có thể xem được”. Tôi lại tiếp tục hỏi: “Trong báo cáo hiển thị dòng sản phẩm Q không có lãi, tôi có thể xem được tổn thất chi phí, tổn thất chất lượng, tổn thất chi phí chiếm dụng vốn của nó trong báo cáo tài chính là bao nhiêu mỗi loại không?”. Giám đốc tài chính trả lời tôi rằng: “Không thể xem được những con số này trong báo cáo tài chính”.

Báo cáo tài chính phản ánh kết quả chi tiêu, quy trình làm việc phản ánh nguyên nhân chi tiêu, thời gian và hoạt động là nhân tố dẫn dắt chi phí. Nếu khi chúng ta phát hiện ra một loại sản phẩm nào đó không có lãi trong báo cáo tài chính nhưng lại không thể tìm ra nguyên nhân không có lãi đó trên báo cáo, vậy thì ý nghĩa và giá trị của hệ thống số liệu tài chính trong việc quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp là ở đâu?

Một vị tổng giám đốc đã từng rất xúc động nói rằng: “Tôi muốn lấy thông tin chi phí từ kế toán nhưng cái mà tôi nhận được lại chỉ là một số báo cáo xuất nhập trên máy tính. Mức độ chính xác của số liệu không có bất cứ vấn đề gì, nhưng điều khiến tôi kinh ngạc đó là người kế toán này không hề biết gì về quy trình sản xuất sản phẩm nên họ sẽ rất khó trong việc liên kết các số liệu trong báo cáo và các số liệu sau quy trình sản xuất lại với nhau”.

Số liệu mà báo cáo tài chính kết xuất ra nên phản ánh những thông tin như thế nào? Có sự hỗ trợ như thế nào tới việc quản lý và kinh doanh của doanh nghiệp? Đây chính là vấn đề mà mỗi nhân viên tài chính kế toàn cần phải suy nghĩ khi làm báo cáo.

Thông qua số liệu để thấy được bản chất, thông qua bản chất để tiến hành quản lý. Tôi đã từng tới tư vấn về hệ thống giảm chi phí tăng doanh thu cho một doanh nghiệp đang phát triển và phát hiện ra rằng chi phí quản lý của doanh nghiệp cao hơn những doanh nghiệp cạnh tranh cùng ngành khác 6%, tôi có hỏi giám đốc tài chính của doanh nghiệp đó lý do gì lại khiến chi phí quản lý cao hơn các doanh nghiệp cùng ngành khác. Giám đốc tài chính nói với tôi rằng anh ấy không biết. Chỉ cần một câu “tôi không biết” là đẩy được toàn bộ trách nhiệm sứ mệnh của mình.

Tác dụng của bộ phận tài chính của doanh nghiệp không phải là chỉ kiểm soát chi phí và cải tiến doanh thu mà còn phải khiến các nhân viên có thể nhìn thấy đầy đủ các thông tin về kinh doanh và chi phí thúc đẩy họ cải tiến chỉ tiêu chi phí và chỉ tiêu doanh thu.

Sổ sách tính toán không rõ ràng, số liệu tài chính không giúp ích gì được cho quyết sách kinh doanh. Đây chính là hai lỗ hổng tài chính lớn nhất của các chủ doanh nghiệp. Ngoài ra, còn các vấn đề khác như hóa đơn, các khoản nợ thu về, 2 bộ sổ sách, rút vốn, sổ sách không khớp với thực tế…cũng đều là những lỗ hổng của chủ doanh nghiệp trong vấn đề quản lý tài chính.

Đã từng có chuyên gia thống kê được 5 sai xót lớn của doanh nghiệp tư nhân đó là: vốn đăng ký kinh doanh ảo, trốn thuế, báo cáo tài chính giả, gián đoạn dòng tiền mặt, đầu tư tài sản cố định một cách mù quáng. 5 sai xót này đã đánh đổ không ít doanh nghiệp, đây đều là những lỗ hổng lớn nhất của các chủ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính.

Ba nỗi đau của doanh nghiệp: có thu nhập nhưng không có lợi nhuận, không có tiền mặt; có đầu tư nhưng không có hồi đáp. Nếu như giám đốc tài chính của doanh nghiệp đủ chuyên nghiệp và trí tuệ thì hoàn toàn có thể giảm thiểu và tránh được những nỗi đau này. Chủ của các doanh nghiệp cũng phải học cách vận dụng các báo cáo số liệu tài chính để làm tốt quyết sách kinh doanh của doanh nghiệp.

Chúng ta vẫn thường nói rằng, bảng cân đối kế toán là gốc của doanh nghiệp, lợi nhuận là thể diện của doanh nghiệp, lưu lượng tiền mặt là tương lai của doanh nghiệp, vận dụng tốt ba bảng báo cáo tài chính này tương lai của doanh nghiệp sẽ ngày càng khởi sắc.

Tài chính kế toán được coi là một môn kỹ thuật, khi đạt đến một trình độ nhất định thì được coi là một môn nghệ thuật, khi đạt đến trình độ cao nhất định thì được coi là một môn ma thuật. Các chủ doanh nghiệp nhất định phải giác ngộ được ý nghĩa tiềm ẩn sâu sắc của câu nói này.