Những hàm và cách tính tiền khách sạn trong file Excel

Trong quản lý nhà hàng khách sạn, làm sao để quản lý được số phòng cho thuê và số khách thuê? Bài viết ngày hôm nay, chúng tôi xin chia sẻ tới các bạn những hàm và cách tính tiền khách sạn trong file Excel.

Những hàm và cách tính tiền khách sạn trong file Excel

Lập bảng Exel quản lý khách sạn, dù là quy mô nhỏ hay quy mô lớn. Đều có hai công dụng sau:

(1), Bạn có thể dễ dàng điền thông tin người thuê. Và có thể tự động cập nhật tất cả tình trạng thuê phòng. Chẳng hạn như bao nhiêu phòng đã được thuê? Cho nam hay nữ thuê? Còn bao nhiêu phòng chưa thuê?

(2), Sau khi ghi chép lại thu nhập hàng ngày, có thể tự động tổng hợp thu nhập mỗi ngày, tổng thu nhập. Đồng thời còn tự động nhắc nhở khi khách thuê phòng đến hạn.

1, Bảng thông tin khách thuê phòng

Bảng thông tin khách thuê phòng ít nhất bao gồm các mục như: Số phòng, giường, giới tính, ngày nhận phòng và ngày trả phòng… Tất cả các thông tin này đều được đặt dưới dạng menu thả xuống. Làm như vậy để bạn có thể dễ dàng nhập nhiều thông tin khác nhau chỉ với một cú nhấp chuột.

Cách điền thời gian tự động:

Nhập “= now ( )” vào bất kỳ ô trống nào (chẳng hạn như ô L1). Sau đó nhập địa chỉ ô “$L$1” vào nguồn của menu thả xuống ngày nhận phòng và ngày trả phòng là được.

Những hàm và cách tính tiền khách sạn trong file Excel

2, Bảng tổng hợp tình hình thuê phòng

Nếu phòng mà bạn cho thuê không phải là phòng theo giường. Vậy thì bạn có thể thay đổi thành số tầng – số phòng. Hoặc cũng có thể bỏ luôn số giường. Chỉ để lại số phòng.

Làm sao để biết được phòng / giường nào đã cho thuê?

Sử dụng công thứ B8 để làm điều này. Những ô có đánh số ở trong bảng đều là những phòng / giường đang cho thuê. Những ô để trống là phòng / giường chưa cho thuê.

>> Cách sử dụng Excel để tính doanh thu Bán hàng

Phòng / giường đã cho thuê là cho nam thuê hay nữ thuê?

Sử dụng định dạng có điều kiện để thực hiện điều này. Ví dụ như nếu người thuê là nam thì các ô trong bảng sẽ là màu xanh. Còn người thuê là nữ thì các ô trong bảng sẽ hiện màu cam.

Các phần cùng màu trong công thức hoàn toàn giống nhau. Hàm MATCH chịu trách nhiệm tìm hàng của “giường phòng” được chỉ định từ bảng “chi tiết thuê phòng”. Và hàm INDEX chịu trách nhiệm kiểm tra xem có khách trả phòng trong hàng dữ liệu đó hay không. Và khách thuê phòng là nam hay là nữ.

Những hàm và cách tính tiền khách sạn trong file Excel

3, Bảng thông tin tiền thuê phòng

Điều này khá đơn giản. Chỉ cần nhập ngày và số tiền đã nhập ở phía bên phải của biểu mẫu. Nếu có tiền hoàn lại, hãy nhập một số âm. Tổng số tiền đặt cọc, tổng thu nhập thực tế, thu nhập hàng ngày tích lũy và số tiền đã thanh toán. Sẽ được tổng hợp bằng hàm SUM và tổng thu nhập ước tính sẽ được tính bằng hàm SUMPRODUCT.

4, Khác

Làm thế nào để thiết lập lời nhắc đến hạn thuê phòng

Đầu tiên, ngày phải được đặt thành định dạng ngày chính xác. Để khi cộng ngày với số ngày dự kiến ​​(B6 + K6) có thể có được ngày hết hạn ước tính. Và ngày hết hạn ước tính trừ ngày hôm nay (B6 + K6 – TODAY ( )) có thể nhận được sự chênh lệch về thời gian. Rồi sau đó thêm các định dạng có điều kiện cho các lời nhắc hết hạn khác nhau là được.