Bí kíp để rút ngắn thời gian hoàn thành mục tiêu, nhiệm vụ công việc?

Quy hoạch ngày mai từ ngày hôm nay. Đây là một thói quen tốt giúp bạn thay đổi mỗi ngày.

Rất nhiều người nghĩ rằng mình rất bận. Nhiều mục tiêu, nhiệm vụ tới mức làm không xuể. Liệu có phương pháp hiệu quả cao nào giúp chúng ta hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn trong thời gian ngắn?

Thomas Oppong một nhà biên soạn nghiệp dư đã từng đăng tải một bài viết trên truyền thông và chỉ ra rằng. Mặc dù không có phương pháp trực tiếp. Nhưng có thể sử dụng phương pháp tối ưu hóa công việc hiện tại để khiến bạn làm việc có hiệu quả hơn.

Không có bất cứ phương pháp nào có thể giúp bạn hoàn thành nhiều công việc hơn trong thời gian ngắn nhất. Nhưng lại có rất nhiều thói quen và hệ thống làm việc giúp bạn thu được kết quả tốt nhất trong cùng một khoảng thời gian nhất định.

Muốn hoàn thành nhiều công việc hơn, bạn cần phải biết mình nên làm gì? Khi nào làm? Và làm thế nào để hoàn thành nó trong thời gian ngắn nhất có thể? Để từ đó tận dụng thời gian mỗi ngày của bạn một cách cao nhất.

Điều này có nghĩa là bạn cần phải lựa chọn chiến lược mục tiêu công việc. Phù hợp và đồng nhất với nhiệm vụ của bạn. Điều này liên quan tới tỷ lệ input và out put. Tất cả mọi thứ thực sự đều rất gấp và khẩn cấp sao?

Hôm nay bạn có thể áp dụng những hành động quan trọng nhất nào? Giúp bạn hoàn thành mục tiêu công việc của mình trong thời gian ngắn nhất có thể.

Hãy thử tưởng tượng. Nếu lựa chọn một nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng. Rồi không quan tâm tới những nhiệm vụ quan trọng khác. Sẽ gây ra những ảnh hưởng như thế nào?

Bí kíp nắm giữ thời gian là việc quan tâm tới tính quan trọng, kìm chế cảm giác gấp rút một cách có hệ thống.

Oliver Emberton người sáng lập Silktide đã từng nói rằng cảm giác gấp rút sẽ phá hoại sức sản xuất một cách sâu sắc và chân thực. Gấp rút nhưng không quan trọng là sự quấy rối chủ yếu.

Năm 1954, tổng thống Mỹ Dwight D.Eisenhower đã nói rằng: “Có hai loại vấn đề cần phải giải quyết đó là gấp rút và quan trọng. Gấp rút không hề quan trọng. Mà quan trọng không bao giờ gấp rút”.

Đối với nhiều người, việc phân chia nhiệm vụ quan trọng và nhiệm vụ gấp rút là một vấn đề khó khăn. Những nhiệm vụ gấp rút không quan trọng. Những nhiệm vụ quan trọng không bao giờ gấp rút.

Những nhiệm vụ gấp rút khiến chúng ta rơi vào mô hình trả lời một cách liên tục. Nó khiến chúng ta phân tán sự chú ý. Những công việc quan trọng là những mục tiên nhiệm vụ mà chúng ta đã có kế hoạch và có thể thực hiện được chúng.

Đại não của con người chúng ta vô cùng nhạy cảm trước cảm giác gấp rút. Khiến chúng ta sẽ lựa chọn những nội dung công việc khá kém về khách quan. Chứ không phải là những nội dung công việc khá tốt, quan trọng về khách quan.

Để tận dụng thời gian một cách tốt nhất, làm nhiều công việc mang tính mục đích hơn. Bạn cần phải không ngừng nghi ngờ sự lựa chọn của mình. Đồng thời bồi dưỡng khả năng, năng lực của chính mình.

Quan sát đại não của mình bị kích thích như thế nào đối với những yêu cầu bất ngờ. Khi một nhiệm vụ nào đó nằm ngoài kế hoạch lọt vào trong kế hoạch của bạn. Hãy tự hỏi mình:

Nó thực sự rất quan trọng sao? Sau đó không những phải suy nghĩ làm như thế nào mà còn phải suy nghĩ khi nào bắt đầu xử lý nó một cách tốt nhất.

Trong kế hoạch của bạn có những gì?

Khi bạn thử xử lý quá nhiều nhiệm vụ mỗi ngày. Bạn sẽ không thể chịu được những nhiệm vụ quá tải. Hiệu quả thu được cũng sẽ bị giảm thiểu.

Khi tất cả mọi thứ đều quan trọng. Bạn sẽ được hướng dẫn gợi mở. Đồng thời sẽ xử lý nhiều nội dung công việc ưu tiên một cách khéo léo. Hiệu suất của bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng bởi quá trình này.

Buổi sáng, khi tinh thần, sức sống tràn trề nhất hãy ưu tiên sắp xếp những nhiệm vụ quan trọng nhất. “Dù bạn cho rằng, tất cả mọi công việc của bạn đều quan trọng như nhau. Nhưng bạn vẫn phải sử dụng một phương pháp nào đó để phân chia thời gian vào những công việc nào? Và làm thế nào để phân bổ thời gian của bạn”. Alan Henry

Bất cứ lúc nào, khi đối mặt với nhiều việc cần phải làm. Hãy lùi một bước, nhận thức tâm thái vội vàng và những hậu quả mà nói mang lại. Thay vì việc hoàn thành một cách vội vàng. Hãy tự hỏi mình trước: “nó thực sự rất quan trọng sao?”

Sau đó không chỉ suy nghĩ tới việc sẽ hoàn thành nó như thế nào? Mà còn phải xem xét tới việc khi nào sẽ xử lý nó? Cuối cùng, mục tiêu là không ngừng chất vấn sự lựa chọn của bạn. Đồng thời bồi dưỡng khả năng nhận biết những nhiệm vụ sẽ phân tán sự chú ý trong công việc thực tế của bạn.

Tạm dừng mọi hoạt động phân tán sự chú ý, quấy nhiễu hoặc làm gián đoạn mạch suy nghĩ của bạn. Như thông báo, tiếng ồn, truyền thông, có người gõ cửa, check e-mail… Bởi chúng sẽ làm gián đoạn sự chú ý của bạn.

Chúng đủ sức để khiến bạn mất tập trung. Khiến bạn phải bắt đầu lại. Bất cứ khi nào, chỉ cần bạn thoát ly khỏi công việc. Khi bắt đầu lại từ đầu, bạn sẽ phải mất thời gian điều chỉnh mình.

Sức sống của bạn sẽ không ngừng giảm sút. Còn bạn lại lãng phí thời gian vào những việc khiến bạn phân tâm. Những người thành công sẽ ưu tiên suy nghĩ tới công việc. Họ rất chuyên tâm. Họ có thể đoạn tuyệt tất cả các mối liên hệ khác để hoàn thành nhiệm vụ, công việc.

Hãy cẩn trọng trước những hành động ngụy trang mang tính lừa đảo gây lãng phí thời gian. Đừng thảo luận hoặc họp hành quá lâu với đồng nghiệp. Hay thậm chí coi việc của người khác là công việc khẩn cấp vào những lúc bạn cần phải tập trung vào những công việc mang giá trị cao của bạn.

>> 5 cách giúp bạn suy nghĩ ít hành động nhiều và làm việc có hiệu quả hơn

Vào thế kỷ 1, Seneca trong lúc sáng tác đã kinh ngạc phát hiện ra rằng. Gần như rất ít người trân trọng sự sống của mình giống như họ. Ai cũng đều rất bận rộn và lãng phí thời gian.

Ông còn phát hiện ra rằng, dù là người có tiền cũng vẫn rất bận rộn. Từ đó hủy hoại tài sản và của cải của mình. Hy vọng có một ngày sẽ được nghỉ ngơi trong tương lai.

Trong cuốn sách “On the Shortness of Life”, Seneca đã cung cấp rất nhiều cái nhìn sâu sắc về nghệ thuật cuộc sống. Ông nói: “ Không phải chúng ta không còn nhiều thời gian nữa. Mà là chúng ta đã mất đi quá nhiều. Sự sống mà chúng ta có được không hề ngắn ngủi. Nhưng chúng ta lại khiến nó trở nên ngắn ngủi. Chúng ta không hề thiếu thời gian. Mà là sử dụng vốn thời gian mà chúng ta có một cách lãng phí”.

“Nếu chúng ta biết cách sử dụng thời gian như thế nào. Sự sống của chúng ta sẽ kéo dài hơn”. Hãy kiểm soát thời gian của bạn và phân bổ chúng một cách chính xác.

Bắt đầu từ việc nhìn lại hoạt động sinh hoạt hàng ngày của bạn. Theo dõi hoạt động thường ngày của bạn một thời gian. Sau đó làm rõ thời gian của bạn đang bị tiêu tốn ở đâu?

Hội nghị, điện thoại, e-mail, thông báo, tán gẫu, chuyện phiếm và rất nhiều những việc khác khiến chúng ta phải phân tâm đều đang không ngừng phân tán sự chú ý của chúng ta.

Ghi chép lại toàn bộ những cuộc hẹn của bạn. Thời hạn và tất cả mọi thứ trong đó. Phân tích thời gian thực tế mà bạn tiêu tốn trong từng hoạt động. Sắp xếp và quy hoạch tốt mỗi ngày của bạn.

Sắp xếp trước mọi thứ, lập kế hoạch và tìm hiểu trước những việc sẽ phát sinh trong ngày. Điều này sẽ giúp bạn làm rõ bạn đã giết thời gian của mình như thế nào. Tập trung chú ý đến những việc mà bạn đang lãng phí thời gian. Sau đó sắp xếp lại công việc hàng ngày của bạn.

Dừng lại mọi công việc bận rộn

Bận rộn không có nghĩa là hiệu quả. Công việc bận rộn khiến bạn cảm thấy bạn rất có hiệu quả trong quá trình hành động nhanh đó. Nhưng trên thực tế không hề là như vậy.

Nếu như bạn bỏ thời gian đánh giá công việc của mình. Bạn sẽ kinh ngạc phát hiện ra rằng, những công việc mà bạn đang làm chẳng có bao nhiêu giá trị.

Oliver Burkeman của đài truyền hình BBC đã từng viết rằng: “Khi bạn đang rất bận. Bạn có thể đưa ra những sự lựa chọn tồi tệ trong việc quản lý thời gian của mình”.

Gánh vác những nhiệm vụ mà bạn không thể xử lý. Hoặc đưa những việc vụn vặt vào trong những nhiệm vụ quan trọng. Sau đó bắt đầu một cách mù quáng. Cảm giác bận rộn sẽ khiến bạn bận rộn hơn nhiều so với trước đó.

Rất nhiều người trong số chúng ta đánh đồng giữa bận rộn và có hiệu quả.

Nếu bạn bắt đầu một ngày của mình bằng việc trả lời e-mail. Bạn sẽ chỉ quan tâm vào việc trả lời câu hỏi, trả lời e-mail. Đồng thời thúc đẩy người khác hàng động.

Xử lý e-mail của bạn một cách chủ động và tích cực.

Đừng sa chân vào mô hình phản ứng.

Rất nhiều người trong số chúng ta đều không ngại việc mình rất bận. Nhưng chúng ta lại thường bận rộn vào những việc sai lầm.

AngieMorgan tác giả cuốn “Spark: How to Lead Yourself and Others to Greater Success” đã từng nói: “Bạn có thể bỏ 8 tiếng làm việc hành chính để gửi e-mail. Nhưng điều này không thể giúp bạn nhận được thành quả. Càng không thể giúp bạn tiến đến những mục tiêu lớn hơn. Khi chúng ta nói ‘tôi quá bận’. Thực ra là chỉ ‘tôi không giỏi trong việc sắp xếp và quy hoạch’. Hoặc ‘Tôi không biết phải sắp xếp nhiệm vụ như thế nào theo cấp bậc ưu tiên’.

Áp dụng phương pháp “1 việc duy nhất”.

Đưa ra sự lựa chọn khó khăn. Cố gắng làm những việc quan trọng nhất đối với bạn. Chứ không phải chỉ để đối phó với những nhiệm vụ khẩn cấp.

Thời gian của bạn rất có hạn. Cái gì cũng làm đó không phải là một sự lựa chọn.

Một hệ thống đơn giản thay đổi cách thức làm việc của bạn

Thiết lập một ý đồ rõ ràng. Ví dụ, suy nghĩ trước về kế hoạch ngày hôm sau của bạn từ buổi tối ngày hôm trước.

Hãy tưởng tượng về ý đồ của mình và viết nó vào trong bảng lịch trình hàng ngày của bạn. Như vậy sẽ khiến mọi thứ tự động phát sinh vào buổi sáng ngày hôm sau mà không hề lãng phí thời gian.

Quy hoạch ngày mai từ hôm nay. Là một thói quen tốt giúp bạn thay đổi mỗi ngày.

Hệ thống này hoàn toàn có thể thay đổi được cách thức làm việc của bạn:

1, Trước khi kết thúc một ngày. Hãy xác nhận và viết lại những hành động tốt nhất mà bạn cần áp dụng vào ngày hôm sau. Những hành động này sẽ giúp bạn tiếp cận gần với mục tiêu hơn.

2, Buổi sáng hàng ngày, tập trung hoàn thành những nhiệm vụ từ ngày hôm qua tới trước buổi trưa ngày hôm nay.

3, Thực hiện, cải thiện và lặp lại. Mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng và mỗi năm.

Bạn có thể thông qua quá trình, thói quen đơn giản này để nâng cao hiệu suất của bạn lên gấp bội.

Áp dụng phương pháp 1-3-5 để xây dựng và quản lý danh sách hoạt động mỗi ngày.

Trong bất cứ một ngày nào, nếu bạn chỉ có thể hoàn thành một việc lớn, 3 việc bình thường và 5 việc nhỏ. Thu nhỏ danh sách công việc chờ xử lý của bạn vào khoảng 9 mục công việc. Đồng nghĩa với việc, lịch trình hàng ngày của bạn sẽ bao gồm:

1, 1 nhiệm vụ vô cùng quan trọng.

2, 3 nhiệm vụ bình thường.

3, 5 việc nhỏ.

Dĩ nhiên, điều này hoàn toàn có thể linh hoạt được. Phụ thuộc vào việc bạn áp dụng những hành động quan trọng nào để thúc đẩy mục tiêu làm việc của bạn.

Liệt kê công việc mỗi ngày theo cấp độ ưu tiên. Sẽ giúp bạn có được lộ trình và hướng đi đúng đắn. Làm như vậy bạn sẽ không cảm thấy không biết phải làm gì. Cũng không cần thiết phải lãng phí thời gian vào việc suy nghĩ phải làm gì.

Tôi sử dụng những phương pháp tổng hợp này để trải qua một ngày. Điều này quyết định bởi việc tôi phải hoàn thành bao nhiêu công việc.

Khi bạn học cách đối xử với những việc chờ xử lý một cách vô tình. Bạn sẽ phát hiện mọi việc ngày càng dễ dàng. Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn được những phương pháp đúng đắn trong khoảng thời gian đúng đắn.