Phương pháp (cách) giải quyết vấn đề dùng 5W1H và Ví Dụ

Người thông minh sử dụng phương pháp và cách giải quyết vấn đề với 5W1H như thế nào. Lương sẽ chia sẻ với bạn nội dung này, và các ví dụ cụ thể đặt trong tư duy Đề Học. Giúp bạn ứng dụng giải quyết vấn đề riêng cho mình và cho những người xung quanh.

PHẦN I: Mục đích của bài viết này

Bài viết này cung cấp Phương pháp giải quyết vấn đề, sử dụng tư duy của Đề Học và 5W1H. Sau khi tìm hiểu bài viết này, bạn sẽ nắm bắt được cách thức, kỹ năng giải quyết vấn đề một cách khoa học, áp dụng trong nhiều trường hợp công việc, cuộc sống và nghiên cứu. Để thực tế hơn, chúng ta lấy 1 Ví dụ. Ví dụ (1): Đặt vấn đề, bạn đang đối diện với khó khăn tài chính, khủng hoảng về tiền và sự nghiệp cá nhân. Phương pháp và quy trình giải quyết vấn đề trong ví dụ , phần lớn chúng ta nghĩ tới cách: Làm thế nào để kiếm tiền nhiều hơn. Khi này, bạn đang hướng tới mục đích là kiếm tiền Tuy nhiên khi đào sâu vấn đề hơn, Kiếm tiền nhiều hơn là mục đích chỉ được thực hiện khi: Chúng ta thực hiện một nhiệm vụ, và nhiệm vụ này đi kèm với năng lực (khả năng) bạn có. Bạn không thể thực hiện một nhiệm vụ, khi bạn không có năng lực đó, kết quả là mục đích kiếm tiền nhiều hơn sẽ không đạt được. Trong suy luận giải quyết vấn đề ở trên, Lương đã đưa vào tư duy Mục đích của Đề Học. Bản thân mục đích lớn là các hệ giá trị, những mục đích này lồng ghép vào nhau và tạo ra Đa hệ giá trị. Khi chúng ta cung cấp giá trị cho những hệ giá trị này, bạn sẽ giải quyế được vấn đề. Quá trình thực hiện nhiệm vụ với năng lực bạn có, được xem những bước giải quyết vấn đề mà trong đó bạn đưa vào giá trị để thỏa mãn các hệ giá trị, nhằm cởi nút thắt cho vấn đề. Bây giờ chúng ta sẽ đi sâu hơn vào Phương pháp, trong đó Lương sẽ kết hợp tư duy Đề Học và công thức giải quyết vấn đề 5W1H. > Quy trình các bước giải quyết vấn đề cơ bản, và ví dụ áp dụng trong kỹ năng xử lý vấn đề

PHẦN II: Phương pháp giải quyết vấn đề: Kết hợp Đề Học và 5W1H

Ở trong phần này, Lương sẽ chia sẻ với bạn các bước áp dụng Đề Học và 5W1H để giải quyết vấn đề. Ở mỗi nội dung của phần này, nếu khó hiểu tại đâu, Lương sẽ lấy ví dụ minh họa để bạn dễ dàng nắm bắt. Nếu bạn chưa hiểu tại bước nào, bạn có thể comment lại cho Lương trong phần bình luận.

Bước thứ nhất: Trình bày vấn đề

Trong bước này, bạn có thể sử dụng 5W1H để mô tả, trình bày vấn đề như sau:

• What

Trong What, bạn tiến hành trình bày cụ thể các mục tiêu giải quyết vấn đề, sự cố vấn đề đang gặp, các nhân tố ảnh hưởng tới vấn đề là gì, sau khi giải quyết vấn đề thì điều gì sẽ tiếp theo,… What được xem là một phần nội dung lớn trong trụ cột Trường cảnh/hoàn cảnh thuộc Đề Học ( ở phần sau, Lương sẽ nói sâu hơn về cách ứng dụng Đề Học để giải quyết một vấn đề). Tại phần What, bạn sẽ liệt kê, mô tả một cách rõ ràng về vấn đề, càng chi tiết thì thông tin sẽ càng có nhiều để giải quyết vấn đề.

• Who

Bạn liệt kê, trình bày những người/đối tượng liên quan đến vấn đề. Who là một phần trong trường cảnh/hoàn cảnh thuộc tư duy Đề Học nhằm giải quyết vấn đề.

• When

Trong chữ cái When, thời gian/thời điểm sẽ được nhắc đến. Mục đích của When được đưa vào có thể là: đánh giá tiến độ của hành động giải quyết vấn đề, của sự cố vấn đề, cũng có thể coi là tiêu chí so sánh sự khác nhau trong mục đích.

• Why

Chữ cái Why phần lớn tập trung vào lý do tại sao vấn đề xảy ra. Chữ cái Why được xem là một phần nội dung tư duy Đề Học nhằm giải quyết vấn đề.

• Where

Các học giả và những nhà nghiên cứu khoa học cho rằng Where chỉ về nơi vấn đề xảy ra, vấn đề sẽ được giải quyết ở đâu. Trong Đề Học, Where là một phần nội dung mà chúng ta sẽ nghiên cứu đến.

• 1H (How)

Là cách thức mà chúng ta sẽ tác động lên vấn đề, qua đó đạt mục tiêu đề ra. Trụ cột Phù Hợp của Đề Học bao gồm 1H này. Ngoài 5W1H, chúng ta còn có 6W3H. Mô hình 6W3H mở rộng hơn so với học thuyết 5W1H. Tuy nhiên vì tính phổ biến và dễ áp dụng của 5W1H, mà mô hình này thường được giới quản lý, những nhà lập kế hoạch chiến lược sử dụng. Bạn có thể tìm hiểu thêm qua internet về lý thuyết 6W3H. Sau đây, chúng ta sẽ đi đến nội dung quan trọng của bài viết này: Sử dụng Phương Pháp tư duy ĐỀ HỌC để giải quyết vấn đề. Trong đó, Lương sẽ sử dụng 5W1H và đưa vào những ví dụ đặt trong tư duy Đề Học nhằm giải quyết vấn đề.

Bước thứ 2: Sử dụng ĐỀ HỌC kết hợp 5W1H cho giải quyết vấn đề.

Trong bước đầu tiên, sử dụng 5W1H bạn đã có được những thông tin cơ bản liên quan đến vấn đề. Tuy nhiên áp dụng tư duy Đề Học, bạn sẽ có góc nhìn toàn diện, đầy đủ cho vấn đề của mình. Để dùng ĐỀ HỌC, Lương sẽ chia sẻ lần lượt như sau:

(a) Liệt kê ra các mục đích (có thể gọi là các hệ giá trị)

Trong đó sẽ có những mục đích lớn nhỏ lồng ghép vào nhau. Đó là lý do vì sao trong ví dụ (1) ở phần đầu bài viết này, Lương đã nhắc tới từ mục đích Kiếm tiền nhiều hơn chỉ được thực hiện khi bạn thực hiện thành công những nhiệm vụ với năng lực phù hợp. Trong 1 vấn đề, sẽ luôn tồn tại nhiều mục đích khác nhau (nhiều hệ giá trị). Làm thế nào để nhìn ra các mục đích của các hệ giá trị? Đây là lúc bạn cần đặt vấn đề của mình ở trong từng trường cảnh/hoàn cảnh, từng đối tượng/cá nhân. Liên quan đến vấn đề, mỗi đối tượng/cá nhân đều mang theo mục đích của riêng họ (hoặc của riêng đối tượng, của riêng một hệ giá trị). Nếu bạn chỉ xác định mục tiêu của riêng mình, và chỉ có 1 mục tiêu duy nhất, khi này vấn đề sẽ chưa được đào sâu. Việc xác lập một hệ các mục tiêu ( hệ các giá trị), trợ giúp chúng ta biết rằng hành vi thực hiện để giải quyết vấn đề có thực sự mang lại lợi ích phù hợp cho các đối tượng hay không. Trong quá trình xác lập các mục đích, mục tiêu, để không bị bỏ sót. Bạn cần xác định các trường cảnh hoàn cảnh của vấn đề. Trường cảnh hoàn cảnh là gì, Lương sẽ nói trong phần (b) của Bước thứ 2 này. Như vậy, ở phần (a) này trong Bước 2, nhiệm vụ là xác định các hệ giá trị Mục đích. Nếu bỏ sót mục đích thì hành vi giải quyết vấn đề sẽ không phù hợp với một đối tượng/hệ giá trị liên quan tới vấn đề. Nếu may mắn, thì hệ giá trị bị bỏ qua sẽ không ảnh hưởng nhiều tới Mục đích lớn sau khi giải quyết vấn đề. Nhưng nếu một hệ giá trị bị bỏ qua có ảnh hưởng lớn đến mục đích sau cùng của các đối tượng, hệ quả là cách giải quyết vấn đề sẽ không phù hợp, gây ra các tổn thất sau khi mục đích lớn đã đạt. ở phần (a) này, chúng ta sẽ lấy một ví dụ để hiểu rõ hơn về hệ giá trị mục đích: VÍ DỤ: Một lập trình Viên được Sếp giao nhiệm vụ: Xác lập mô hình phân tích dữ liệu lớn về hành vi khách hàng truy cập vào App để đặt mua sản phẩm. Một số mục đích có thể liệt kê như sau:

• Trong trường cảnh/hoàn cảnh nhân viên lập Trình IT: Mục đích là Mô hình phân tích dữ liệu
• Trong trường cảnh/hoàn cảnh khách hàng: Mục đích của khách hàng là Lợi ích sản phẩm mang lại
• Trong trường cảnh/hoàn cảnh Sếp/quản lý: Mục đích là giá trị Lợi ích của mô hình mang lại ( đó có thể là: Tiền lãi, thương hiệu, sự hài lòng về chinh phục thị trường, lợi thế so với đối thủ cạnh tranh…)

Trong từng trường cảnh/hoàn cảnh khác nhau, tồn tại những hệ giá trị khác nhau. Vấn đề sẽ được giải quyết một cách đúng đắn, phù hợp khi chúng ta đã thể hiện được mục đích ở trong các trường cảnh này. Trong ví dụ trên, từng mục đích lớn hơn sẽ luôn tồn tại những đích ở cấp thấp hơn. Bạn cần cụ thể hóa các mục đích này để trường cảnh/hoàn cảnh được thỏa mãn bởi các hệ giá trị phù hợp. Mục đích càng rõ ràng trong từng trường cảnh/hoàn cảnh, khi phối hợp với các thông tin đã thu thập, thì cách giải quyết vấn đề sẽ phù hợp với các hệ giá trị của từng bên. Không chỉ là mục đích của bạn được thỏa mãn, mà cách giải quyết vấn đề còn thỏa mãn nhiều đối tượng và hệ giá trị khác.

(b) Trường cảnh/hoàn cảnh của cách giải quyết vấn đề trong tư duy ĐỀ HỌC

Phần (a), chúng ta đã xác định các mục đích tương ứng với những hệ giá trị trong từng trường cảnh/hoàn cảnh. Tuy nhiên, mục đích chỉ là điều chúng ta kỳ vọng, mong muốn, vẫn chưa thành hiện thực. Việc tiếp theo cần làm là hiện thực hóa hành vi để mục đích trở thành sự thật. Trong phần (b) này, chúng ta xét đến trụ cột Trường cảnh/hoàn cảnh của ĐỀ HỌC, trụ cột này không giới hạn trong khái niệm về nơi chốn, hoàn cảnh theo nghĩa thông thường. Trường cảnh/hoàn cảnh có thể bao gồm Mục đích, con người, các học thuyết-tư tưởng lớn (Phật Giáo, Văn hóa, tôn giáo, định lý khoa học, Triết Học, Tâm lý học, địa điểm, nơi chốn, tình cảnh hay trường hợp của sự việc vấn đề…). Tại mỗi trường cảnh/hoàn cảnh, chúng ta gọi là một hệ giá trị, ở đó chúng ta xác định những nhân tố ảnh hưởng lớn, ảnh hưởng vừa, ảnh hưởng ít lên sự việc, vấn đề. Ví dụ: Vấn đề xác định ý tưởng kinh doanh/kiếm tiền, nên chọn ý tưởng nào sẽ kiếm được tiền nhiều hơn, nguồn lực bỏ ra ít hơn. Có thể xác định mục đích lớn: Kiếm tiền nhiều hơn. Với mục đích lớn, chúng ta đặt trong các trường cảnh/hoàn cảnh khác nhau như: Giới hạn về số lượng tiền cần phải kiếm là bao nhiêu; Năng lực của bạn thuộc về lĩnh vực ngành nghề nào; Xu hướng phát triển kinh tế hiện nay ( ví dụ xu hướng bán online, xu hướng bán hàng trên trang thương mại điện tử…); Thị trường ngành hàng có tồn tại nhiều đối thủ cạnh tranh hay không; Nguồn hàng đã ổn định và sẵn sàng hay chưa… Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến vấn đề đầy đủ, đặt trong trường cảnh/hoàn cảnh của chính vấn đề sẽ giúp chúng ta có nhiều thông tin để xác định nên kinh doanh sản phẩm/ hay thực hiện ý tưởng kiếm tiền nào. Cách sử dụng trụ cột trường cảnh/hoàn cảnh của Đề Học để tìm kiếm những yếu tố ảnh hưởng lên vấn đề: Lương sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Đề Học nhanh chóng để tìm ra các yếu tố ảnh hưởng lên vấn đề:

• Xuất phát từ mục đích của bạn, đây là trường cảnh/hoàn cảnh quan trọng bạn cần xác định. Bản thân mục đích chính là một trong trong những nhân tố lớn ảnh hưởng tới vấn đề. Nếu bạn thay đổi mục đích, vấn đề có thể sẽ hướng theo một cách khác.
• Kết hợp mục đích với những đặc điểm của vấn đề; Những đặc điểm này sẽ lộ diện khi bạn đối diện với vấn đề. Bạn chính là người hiểu rõ nhất những đặc điểm này. Bạn có thể liệt kê các đặc điểm thành những danh sách.
• Xác định Các thông tin về đối tượng/cá nhân, hay sự việc liên quan đến vấn đề.

Ví dụ: Để xác định màu sắc phù hợp của sản phẩm mà khách hàng yêu thích, sẽ có những thông tin liên quan cơ bản như: Sản phẩm mà khách hàng quan tâm là những sản phẩm nào, những màu sắc thể hiện đặc trưng của sản phẩm/ngành hàng; phản hồi của khách hàng với màu sắc sản phẩm; Những thiên hướng màu sắc tạo cảm giác khiến khách hàng mua nhiều hơn; Thiết kế của sản phẩm… Các thông tin bạn trình bày xoay quanh vấn đề càng rõ ràng, thì trường cảnh/hoàn cảnh của vấn đề càng được mô tả rõ ràng, có nghĩa là những hệ giá trị đang dần sáng tỏ, bạn đang tiến gần hơn đến cách giải quyết vấn đề.

• Phối kết hợp các hệ giá trị của các trường cảnh/hoàn cảnh khác nhau để tìm ra những hệ giá trị lớn hơn. Đó là những trường cảnh/hoàn cảnh khác. Vấn đề sẽ được nhìn nhận đa chiều hơn, đa hệ giá trị.

• Để tìm được càng nhiều các nhân tố ảnh hưởng lên vấn đề. Trong quá trình tư duy vấn đề, bạn hãy xoay vấn đề ở nhiều góc độ, đặt dưới 4 trụ cột của ĐỀ HỌC: Mục đích, Sự phù hợp, trường cảnh/hoàn cảnh, Sự phát triển.

Khi từng hệ giá trị của Vấn đề được xác lập, bạn sẽ nhìn nhận ra những cách thức/phương pháp giải quyết vấn đề.

(c) Sự phù hợp của cách giải quyết vấn đề

ở phần (b) của bước 2 phía trên, bạn đã xác định những nhân tố, những hệ giá trị ảnh hưởng đến vấn đề. Bằng cách sử dụng hành vi tác động lên các hệ giá trị này, vấn đề sẽ được xê dịch. Hiệu quả cao hay thấp của những hành vi tác động vào hệ giá trị ảnh hưởng vấn đề; Mục đích có đạt được một cách tối ưu hay không, phụ thuộc rất lớn vào những nhân tố ảnh hưởng bạn đã xác định. Vậy những hành vi mà chúng ta dùng để tác động vào vấn đề là gì? Đây là lúc, chúng ta xét đến Trụ cột về sự Phù hợp của Đề Học Nếu thiếu trụ cột Phù hợp, cho dù bạn xác định được những nhân tố ảnh hưởng vấn đề, thì hành vi (cách tác động) có thể bị lệch lạc, phản ánh không đúng hoặc chưa đủ so với mục đích của các bên (các đối tượng, các hệ giá trị). Làm thế nào để biết Cách giải quyết vấn đề có phù hợp hay không? Để biết điều này, chúng ta quay lại phần (a) của bước 2. Chúng ta đã xác định một hệ các mục đích; và ở phần (b) của bước 2. Chúng ta đã xác định nhiều hệ giá trị ảnh hưởng lên vấn đề. Nếu một cách giải quyết vấn đề thỏa mãn các mục đích khác nhau, và xử lý các nhân tố ảnh hưởng lên vấn đề mà không làm cho 1 hệ giá trị nào đó bị lệch lạc theo hướng phản ngược lại mục đích. Đó được xem như là cách thức giải quyết vấn đề phù hợp. Tư duy phù hợp của Đề Học, là thỏa mãn những mục đích chính của các đối tượng/cá nhân ( hệ giá trị). Đồng thời các nhân tố ảnh hưởng vấn đề sẽ được xử lý một cách hài hòa, không phản ngược lại mục đích của các bên. Lương sẽ lấy 1 ví dụ cho Trụ cột Sự Phù hợp, giúp bạn dễ nắm bắt nội dung hướng dẫn trên Ví dụ: Bạn dự định bỏ công việc hiện tại của mình, để thực hiện ý tương kinh doanh riêng, hiện thực hóa mong muốn làm chủ của mình. Tuy nhiên bạn vấp phải sự phản đối của người thân gia đình. Để giải quyết vấn đề, bạn thực hiện các bước lần lượt mà Lương đã hướng dẫn ở trên. Nhưng đến bước đánh giá sự phù hợp của cách giải quyết vấn đề, chúng ta cần đặt hành vi thực hiện trong mục đích của các bên, trong các hệ giá trị trường cảnh/hoàn cảnh. Để từ đó lọc ra được cách giải quyết vấn đề phù hợp, vừa thỏa mãn mong muốn kinh doanh làm chủ của bản thân, vừa bảo đảm mục đích của người thân không bị bỏ qua (hoặc bị người thân phản ứng một cách quá mức). Nếu bạn nhất quyết thực hiện ý tưởng kinh doanh riêng, mà bỏ qua những mục đích của người thân trong vấn đề này. Cho dù bạn đạt mục đích, thì mục đích đó cũng sẽ không trọn vẹn, chúng ta sẽ tổn thất và mất mát những giá trị khác. Đến đây, có thể bạn cho rằng vấn đề đã được giải quyết, tuy nhiên cách nhìn nhận và giải quyết vấn đề như vậy chưa đủ. Chúng ta cần xét trụ cột thứ 4 của ĐỀ HỌC: Trụ cột về sự phát triển.

(d) Vấn đề phù hợp nhưng phải bảo đảm SỰ PHÁT TRIỂN trong Đề Học

Giá trị của Sự phát triển có thể xem là lý do bạn quyết định bỏ việc, nhằm theo đuổi ý tưởng kinh doanh riêng ( ở ví dụ phía trên). Sự phát triển, hay sự khác biệt của giá trị mục đích mới với mục đích cũ đã thôi thúc bạn thực hiện ý tưởng kinh doanh. Nếu vấn đề sau khi đã giải quyết, tức là mục đích đã đạt được, tuy nhiên hệ giá trị đó không hướng đến sự phát triển trong các trường cảnh hoàn cảnh khác, khi này giá trị mục đích đã đạt sẽ trở thành giá trị đóng. Đây là lý do tồn tại khái niệm “tầm nhìn” được các nhà chiến lược sử dụng trong lên kế hoạch. Những vấn đề chúng ta quyết định thực hiện giải quyết ngày hôm nay, hoàn toàn có thể ảnh hưởng vấn đề trong các hoàn cảnh/trường cảnh khác của chúng ta sau này. Sau cùng, Lương chia sẻ với bạn: Nếu phương án giải quyết vấn đề đề đã được xác lập theo cách phù hợp, tuy nhiên nếu thiếu đi tầm nhìn về sự phát triển. Vậy chúng ta cần xem xét lại phương án giải quyết. Đây là cách xử lý vấn đề của những người có góc nhìn thời cuộc toàn diện, chiến lược. Đến đây, Lương sẽ tạm kết chủ đề. Nếu chưa rõ điểm nào, hãy comment cho Lương.