Quản lý xây dựng văn hóa doanh nghiệp, công ty

Phần nội dung này sẽ hướng dẫn người quản trị xây dựng và quản lý xây dựng văn hóa doanh nghiệp, công ty. Văn hóa là một công cụ quản lý bậc cao, có khả năng làm người khác “nghe lời”. Văn hóa tựa như một phép thuật khiến con người trong tổ chức đó tích cực làm việc, nâng cao hiệu suất công việc và đặc biệt là người khác sẽ nhìn doanh nghiệp bằng những ánh mắt kính trọng, nể phục.

Định nghĩa văn hóa rất phức tạp, cái này bạn tự tìm kiếm trên các trang website khác và Lương sẽ không máy móc nêu định nghĩa lý thuyết. Chúng ta hiểu nôm na Văn hóa là giá trị vô hình được tổ chức(doanh nghiệp) mặc định công nhận trong quá trình xây dựng và phát triển doanh nghiệp.

Văn hóa doanh nghiệp gần như là một thói quen được hình thành trong quá trình vận hành doanh nghiệp, nhưng thói quen tốt hay xấu thì chúng ta- những người quản trị sẽ phải kiểm soát thói quen đó. Những người quản lý được văn hóa trong công ty có năng lực thực sự giỏi, họ biết phải làm gì để quyết định đến cả thói quen của một doanh nghiệp, thông qua đó giúp nâng cao hiệu suất làm việc và kinh doanh.

Quản lý thói quen trong văn hóa doanh nghiệp là nội dung chính mà Lương sẽ chia sẻ với nhà quản trị trong bài viết này. Đối với những bạn chuẩn bị khởi nghiệp kinh doanh, bạn là người đặt nền móng xây dựng văn hóa cho tổ chức kinh doanh của mình sắp tới thì những thông tin mà Lương chuẩn bị chia sẻ cũng cần thiết đối với bạn.

Đặt vấn đề văn hóa công ty

Làm sao để tìm được những thói quen phổ biến nhất của nhân viên trong doanh nghiệp, thói quen nào trong số đó đóng có lợi cho việc phát triển văn hóa tổ chức,nâng cao hiệu quả kinh doanh, thì những thói quen này phải được quản lý và định hướng thế nào để phát huy hiệu quả lớn hơn trong công việc.

Yêu cầu đặt ra với người quản trị, ông chủ phải làm sao để nhân viên của mình tự ý thức làm việc cũng như xây dựng các thói quen tích cực. Quản lý được thói quen của nhân viên cũng được xem như đã thực hiện được phần lớn nhiệm vụ quản lý văn hóa công ty.

Phương thức quản lý thói quen văn hóa

Cách thức quản lý thói quen là sử dụng những thói quen và quan niệm hành vi tốt để loại bỏ và thay thế những thói quen xấu, tiêu cực. Muốn thay đổi được thói quen và hành vi tiêu cực thì vấn then chốt nằm ở khâu xác định “ thế nào là thói quen tốt ?”.

Muốn làm được trước hết phải mô tả rõ ràng các thói quen gồm những yếu tố nào, thể hiện bằng hành động ra sao và có thói quen nào không thể hiện rõ ràng ra bên ngoài, tức là thói quen đó âm thầm tồn tại bên trong doanh nghiệp có lúc nhận ra có lúc lại không rõ ràng.

Có một số loại thói quen tích cực đối công ty như sau:

– Thói quen làm việc có kế hoạch, phân biện rõ thời gian thực hiện công việc, những nhiệm vụ quan trọng và chưa quan trọng, việc nào cần phải tập trung nhiều sức lực hơn.

– Thói quen hợp tác và tương trợ lẫn nhau trong công việc, chú trọng đến kết quả của toàn bộ quy trình thay vì kết quả cá nhân.

– Làm việc và sông với tinh thần yêu đời, bằng niềm vui

– Đặc biệt chú trọng đến việc sử dụng quỹ thời gian trong giờ làm việc, không kéo dài và trì hoãn công việc.

– Thói quen có trách nhiệm và gánh vác hậu quả do mình gây ra trong quá trình làm việc.

– Luôn luôn tập trung và tư duy có định hướng trong công việc

– Có niềm yêu thích và nhiệt đối với công việc của công ty cũng như cuộc sống xã hội

– Đề cao tính hiệu quả khi thực hiện công việc thường xuyên và công việc đột xuất.

– Thừa nhận và luôn nỗ lực cải thiện những yếu điểm bản thân, nâng cao bản lĩnh nghề nghiệp và dám chấp nhận thử thách trước công việc khó khăn.

Phân tích sâu vấn đề quản lý thói quen văn hóa trong công ty

Phần nội dung phân tích này có mục đích giúp nhà quản trị hiểu rõ bản chất của việc quản lý văn hóa, thông qua đó chúng ta sẽ có những điều chỉnh so với hiện trang văn hóa trong công ty của mình và bản thân.

– Đúng giờ

Là một loại thói quen tích cực giúp người thực hiện đạt được những lợi ích mà họ có thể không nhìn thấy. Nhưng người quản trị cần phải hiểu rõ và tường tận về văn hóa đúng giờ, đó không phải là đúng từng giây từng phút để rồi trừ lương của nhân viên, đúng giờ thuộc về vấn đề thái độ của 1 cá nhân và bộ phận trong công ty.

Những người đúng giờ thường hiểu rất rõ về việc sẽ xảy ra trong cuộc sống của họ, thái độ đúng giờ của họ làm cho công việc của họ luôn được bảo đảm tiến độ và họ chẳng bao giờ bị trừ lương bởi vì họ hiểu rằng họ cần phải đến sớm hơn giờ đã quy định. Những người có thói quen đúng giờ rất đáng để tin cậy.

Đối với một tổ chức nếu nhân viên luôn đúng giờ sẽ giúp cho hiệu suất làm việc của phòng ban và tổ chức được nâng cao, bởi vì các nhiệm vụ của 1 phòng ban được từng nhân viên bảo đảm sẽ hoàn thành công việc đúng tiến độ, giúp nội bộ phòng ban đoàn kết hơn.

Người quản lý trong doanh nghiệp phải là người nuôi dưỡng văn hóa đúng giờ cho từng nhân viên. Việc đầu tiên mà người quản lý phải làm là xác định khoảng thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ công việc dựa trên 2 yếu tố là: Tính cấp thiết và khối lượng, độ khó của công việc.

Nhiệm vụ thứ 2 mà người quản lý sẽ phải làm để xây dựng văn hóa doanh nghiệp đúng giờ là chính bản thân mình nghiêm túc thực hiện công việc bảo đảm đúng tiến độ thời gian để giao nhiệm vụ cho nhân viên, khi người quản lý thực hiện nghiêm túc vừa có lợi cho hiệu quả công việc vừa để nhắc nhở nhân viên một cách âm thầm.

Người quản lý phải xây dựng 1 quy trình truyền thông nội bộ nhằm bảo đảm thông tin giữa cấp trên và nhân viên có tính liên tục, không được phép để nhân viên không hiểu rằng quản lý đang làm gì và ngược lại.

Ngoài ra ban lãnh đạo nên cân nhắc điều kiện tài chính để tổ chức đào tạo cách thức quản lý thời gian, nhân viên được đào tạo sẽ hiểu rằng công ty đang chú trọng đến việc nâng cao năng lực cho họ, đó là một cách truyền đạt mệnh “ hãy đúng giờ trong công việc” trong nội bộ mà không phải quát tháo cũng chẳng phải trừ lương và dùng biện pháp cứng rắn.

– Tôn trọng chữ Tín

Giữ chữ tín là một yếu tố quan trọng trong đánh giá đạo đức của một người, chữ tín trong kinh doanh lại càng phải được đề cao, kiểm soát nhân viên bằng đạo đức là một cách quản lý bản chất của con người, hiệu quả mang lại rất rõ rệt .

Giữ chữ tín cũng là thói quen văn hóa trong công ty, một người có ý thức tôn trọng chữ tín luôn cho rằng lời nói của họ nặng tựa thái sơn, vì thế trong công việc họ luôn nỗ lực hoàn thành công việc đúng những gì họ đã nói trước đó, doanh nghiệp có những người nhân viên giữ chữ tín thường được đối tác tôn trọng trong hợp tác làm ăn.

Một người thiếu chữ tín thường so đo, phân hơn thiệt với người khác từ việc nhỏ đến việc lớn lao. Người quản lý có thể quan sát và đánh giá kiểu người thiếu chữ tín, nói phét, nói tào thông qua cách họ xử lý một nhiệm vụ nhỏ được giao.

Văn hóa chữ tín có thể trở thành một năng lực cạnh tranh và là tài sản quý hiếm của doanh nghiệp bạn trên thị trường, đặc biệt là trong tình hình kinh doanh rất phức tạp ngày nay. Dù bạn là công ty nhỏ nhưng nếu sở hữu tài sản chữ tín lớn thì rất dễ dàng để giành được những hợp đồng lớn trong tương lai.

– Trì hoãn hoàn thành công việc

Kéo dài hay trì hoãn công việc, thời gian thì kết quả thường sẽ bỏ lỡ những hội đáng ra doanh nghiệp sẽ được sở hữu, hơn nữa vấn đề không được giải quyết dứt điểm càng làm tìm hình phức tạp hơn. Hơn nữa công việc không được giải quyết đúng tiến độ lâu dần ứ đọng khiến bộ phận chuyên môn không thể giải quyết để hoàn thành dự án như đã thương lượng với khách hàng.

Nguyên của việc trễ hẹn hoàn thành công việc đến từ nhiều khía cạnh, một phần là do năng lực và kinh nghiệm chưa đủ để giải quyết khối lượng công việc lớn, liên tục; Lãnh đạo giao quá nhiều công việc khác nhau khiến nhân viên căng thẳng, quá sức; Nhân viên sao nhãng công việc, có những mục tiêu và công việc khác, cũng có thể vì nhân viên không thể phân định rõ đâu là nhiệm vụ quan trọng phải làm trước và nhiệm vụ chưa cần thiết thực hiện sau.

Để giải quyết “văn hóa trì hoãn” trong công ty, người quản lý tổ chức đào tạo phương pháp làm việc hiệu quả cho nhân viên, khi họ có công cụ làm việc khoa học thì có thể giải quyết công việc nhanh hơn bảo đảm tiến độ hoàn thành trình lãnh đạo.

Người trì hoãn công việc có rất nhiều lý do giả tạo khác nhau, nhưng họ đều có chung 1 tâm thái đó là: Sợ . Họ sợ bị trì hoãn công việc, mà nếu nhiệm vụ phải kéo dài thời gian thì tâm thái của họ càng sợ hơn, những vấn đề như thế này xảy ra thường đến từ lý do năng lực nhân viên. Năng lực không nhất thiết là khả năng giải quyết công việc mà còn là sức chịu đựng áp lực công việc, thói quen xử lý nhanh công việc, năng sắp xếp công việc được ưu tiên, năng lực phản xạ khi vấn đề mới xảy đến…

Khi người quản lý phát hiện trong tổ chức có những nhân viên như thế này thì vấn đề then chốt phải làm, là nâng cao sự tự tin trong con người họ, đồng thời phải đánh công việc dựa trên kết quả và phải công khai kết quả này cho nhân viên trước khi làm việc, điều này giúp cho nhân viên trút bỏ được tâm thái “Sợ” thay vào đó là nâng cao sự tự tin và bản lĩnh giải quyết công việc.

Ngoài ra sự kết nối giữa nhân viên và lãnh đạo cũng là một yếu tố dẫn đến sự trì hoãn công việc, có rất nhiều nhân viên sợ bị sếp đánh giá thấp khiến họ không dám hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn thời gian đã giao trước đó, họ chờ những người khác hoàn thành và nộp trước rồi mới đến lượt họ.

Do vậy quan hệ giữa cấp lãnh đạo và nhân viên cấp dưới phải luôn được duy trì một cách liên tục, khi nhân viên cảm nhận được sự thân thiết giữa ông chủ và họ thì đương nhiên họ sẽ tự tin, cởi mở hơn trong quá trình làm việc, họ sẽ sẵn sàng đặt câu hỏi và bạn sẽ phải nhiệt tình giải thích để họ hiểu rõ.

– Đùn đẩy, thoái thác trách nhiệm

Đùn đẩy là một hành vi văn hóa không muốn chịu trách nhiệm, không muốn nhận nhiệm vụ cấp trên giao với nhiều lý do khách quan, chủ quan: Khối lượng công việc đang rất nhiều, không thuộc phận sự giải quyết, nhiệm vụ khó, không công bằng…

Đùn đẩy trách nhiệm là một thói quen văn hóa xấu trong doanh nghiệp, khiến nhiều người quản lý doanh nghiệp khó xử và phải sử dụng đến những biện pháp cứng rắn thông qua quyền cấp trên đối với cấp dưới. Vấn đề là nhân viên được giao nhiệm vụ đang thiếu sự nỗ lực và tự nguyện trong công việc, họ không thể đạt được sự tin nhiệm của cấp trên, họ mượn cơ viện đủ các lý do để chứng minh “sếp giao việc cho người khác đi”.

Đùn đẩy trách nhiệm khiến sức cạnh tranh nội bộ bị suy yếu, năng lực tổ chức theo đó giảm dần so với đổi thủ cạnh tranh và cuối cùng là giải thể, bởi vì doanh nghiệp không đủ sức mạnh đương đầu với những thử thách từ môi trường kinh doanh.

Để tạo lập văn hóa công ty tốt, giải quyết vấn đề thoái thác trách nhiệm, đùn đẩy công việc khi giao nhiệm vụ người quản lý không được phép dùng quyền lực để phó mặc cho một phía nào đó. Đầu tiên, người quản lý nên căn cứ vào mức khó của công việc để giải thích cho nhân viên hiểu rõ vấn đề; thứ 2 là người quản lý phải có trách nhiệm, động viên nhân cấp dưới thực hiện nhiệm vụ đó.

Ngoài ra phải thường xuyên mở khóa đào tạo và quảng bá văn hóa tổ chức, có người đảm nhiệm chức vụ Pr nội bộ nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm của nhân viên.

– Nói xấu sau lưng

Có 2 nguyên nhân lớn dẫn đến hành vi nói xấu người khác trong tổ chức là:

Thứ nhất, muôn muốn của nhân viên không được đáp ứng đãn đến hành vi nói xấu làm người khác phải tức giận, đáp trả. Họ cho rằng vì họ không đạt được thứ họ muốn, vì thế họ có tâm thái “ ăn không được thì đạp đổ”, đây là một loại văn hóa tệ hại trong doanh nghiệp.

Thứ 2, Bị người khác trách cứ, bị tác động tâm lý dẫn đến nói xấu họ để những cá nhân khác trong tổ chức hiểu về bản chất của người đó, thông qua đó đồng cảm với bản thân mình. Hành vi nói xấu này chủ yếu đến từ nguyên nhân bị tổn thương.

Để giải quyết thói quen văn hóa xấu này, người quản cần tận dụng những tấm gương trong tổ chức để nhằm động viên và thay đổi tư duy hành động của nhân viên. Ngoài ra có thể áp dựng tư tưởng nhóm để cải thiện cách nghĩ nhân viên, khi nhiều người cùng thuyết phục thì người nói xấu sẽ dễ bị tác động hơn.

Hoàn thiện thói quen văn hóa trong tổ chức

Người quản trị thực hiện các bước sau:

– Phát hiện những thói quen cần phải thay đổi trong công ty

– Xác định những tiêu chuẩn để thay đổi hành vi của cá nhân, bộ phận

– Tạo lập những sự hỗ trợ từ bên ngoài để tác động vào văn hóa hiện tại

– Ghi lại những thay đổi trong văn hóa doanh nghiệp mỗi ngày

– Điều chỉnh và thực hiện kế hoạch thay đổi những vấn đề còn tồn tại, tập trung vào ý thức và trách nhiệm cá nhân.

Okay, Lương vừa chia sẻ với nhà quản trị vấn đề quản lý thói quen, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, công ty. Những vấn đề liên quan nhà quản trị comment trong phần bình luận.