Hướng dẫn cách viết thư từ chối hợp tác kinh doanh sao cho lịch sự

Nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp hoặc giữ một vị trí quản lý, bạn có thể viết thư từ chối vào một thời điểm nào đó trong sự nghiệp của mình. Bạn có thể viết thư từ chối để đáp lại một ứng viên không đáp ứng các yêu cầu nhất định hoặc từ chối đề xuất kinh doanh. Các nghi thức phù hợp là rất quan trọng khi viết thư từ chối kinh doanh để duy trì danh tiếng của công ty bạn, cũng như mối quan hệ mà bạn có thể có với người nhận thư từ chối. Trong bài viết này, chúng tôi giải thích thư từ chối là gì, liệt kê các lý do có thể có để viết thư, cung cấp các bước cần thực hiện khi viết thư từ chối kinh doanh và bao gồm một mẫu và ví dụ mà bạn có thể sử dụng làm hướng dẫn khi viết thư của mình.

Thư từ chối kinh doanh là gì?
Thư từ chối kinh doanh thông báo cho người nhận rằng một doanh nghiệp đã từ chối ý tưởng, giá thầu hoặc đơn đăng ký của họ. Đây là một lá thư chính thức giải thích một cách lịch sự cho ứng viên hoặc doanh nghiệp lý do tại sao doanh nghiệp không chấp nhận đơn đăng ký hoặc đề xuất của họ.

Lý do viết thư từ chối kinh doanh
Dưới đây là một số lý do tại sao bạn có thể viết một lá thư từ chối kinh doanh:

Một ứng viên không đáp ứng yêu cầu
Một doanh nghiệp có thể viết thư từ chối khi một ứng viên cho một vị trí có sẵn không đáp ứng các yêu cầu cho vai trò hoặc khi một đề xuất kinh doanh mà họ nhận được không đáp ứng các yêu cầu được liệt kê. Khi một doanh nghiệp tìm thấy một ứng viên trong quá trình tuyển dụng, họ có thể viết thư cho những ứng viên khác để thông báo về quyết định này.

Liên quan: Các bước cần thực hiện khi bạn bị từ chối khỏi công việc mơ ước

Một đề xuất không đáp ứng các nguyên tắc kinh doanh
Nếu đề xuất mà doanh nghiệp nhận được không đáp ứng các nguyên tắc được liệt kê, doanh nghiệp có thể viết thư từ chối đề xuất đó. Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể tạo cơ hội để chỉnh sửa và gửi lại đề xuất.

Liên quan: Ví dụ về Thư đề xuất Kinh doanh

Ưu đãi cạnh tranh
Đôi khi, một đề xuất, ý tưởng, giá thầu hoặc đơn đăng ký có thể có các đề nghị cạnh tranh từ các doanh nghiệp, chuyên gia và ứng viên công việc khác. Một doanh nghiệp có thể viết thư để thông báo cho các đề nghị khác khi họ chọn một đề nghị.

Một doanh nghiệp yêu cầu cải tiến
Doanh nghiệp có thể viết thư từ chối để yêu cầu ứng viên cải tiến đề xuất đã nộp. Điều này cũng có thể áp dụng khi ưu đãi ban đầu quá thấp và doanh nghiệp muốn giá thầu cao hơn.

Phiếu mua hàng không đầy đủ
Nếu đề xuất kinh doanh hoặc hồ sơ dự thầu thiếu thông tin, một doanh nghiệp có thể viết thư thông báo cho người nộp đơn về thông tin còn thiếu và từ chối tình trạng hiện tại của đề xuất của họ.

Cách viết thư từ chối kinh doanh
Cấu trúc của một bức thư từ chối kinh doanh tương tự như một bức thư đề xuất kinh doanh. Dưới đây là các bước cần thực hiện khi viết thư từ chối kinh doanh:

1. Bắt đầu với ngày
Thư từ chối thường bao gồm ngày tháng trong tiêu đề. Nếu bạn đang gửi thư từ chối qua email, hãy bắt đầu bằng dòng tiêu đề có thể thông báo cho người nhận biết ai sẽ gửi email và tiêu đề của đề xuất mà họ đã gửi hoặc vị trí công việc mà họ đã ứng tuyển.

Liên quan: Từ chối công việc qua email là gì? Cách viết một và các ví dụ

2. Bao gồm thông tin liên hệ
Dưới ngày ghi tên và thông tin liên lạc của người nhận. Không giống như một lá thư kinh doanh thông thường, một lá thư từ chối không yêu cầu thông tin của người gửi. Đối với thư từ chối kinh doanh, bạn có thể bao gồm tên của doanh nghiệp nơi người nhận đã gửi đề xuất của họ.

3. Nêu ý định của bạn
Hãy xem xét cách nói chuyện tử tế với người nhận để thông báo cho họ về ý định của bạn. Thông thường, mục đích là từ chối đề xuất, đấu thầu hoặc đơn xin việc của họ. Các trường hợp mà mục đích không từ chối điều gì đó bao gồm khi doanh nghiệp của bạn yêu cầu thay đổi hoặc cải tiến một đề xuất kinh doanh. Nếu bạn đang từ chối một đề xuất kinh doanh, hãy nêu rõ ngày bạn nhận được đề xuất của họ cho phù hợp với ngữ cảnh.

4. Đưa ra lời giải thích
Bước tiếp theo là giải thích lý do tại sao bạn lại từ chối đơn đăng ký hoặc đề xuất. Lời giải thích của bạn có thể ngắn gọn. Các lý do từ chối phổ biến bao gồm doanh nghiệp của bạn chấp nhận một đề nghị khác, ứng viên thiếu các kỹ năng cần thiết hoặc đề xuất không hoàn chỉnh. Thường sẽ hữu ích nếu đưa ra đề xuất về cách người nộp đơn có thể cải thiện đề nghị của họ cho các đề xuất và ứng dụng trong tương lai.

5. Cảm ơn người nhận
Cảm ơn người nhận vì đã dành thời gian và nỗ lực để gửi đề xuất hoặc nộp đơn xin việc. Bạn có thể bao gồm điều gì đó cụ thể về ứng viên, có thể là một khía cạnh tích cực trong lời đề nghị của họ, để thể hiện sự chân thành và cá nhân hóa trong thư của bạn. Xem xét mối quan hệ của bạn với người nhận. Để duy trì mối quan hệ của bạn, hãy lựa chọn từ ngữ cẩn thận và cố gắng minh bạch.

6. Đóng thư
Để kết thúc bức thư của bạn, hãy cân nhắc chúc họ may mắn trong những nỗ lực trong tương lai. Nếu bạn vẫn đang chấp nhận đơn đăng ký, hãy mời người nhận thực hiện các cải tiến cần thiết và đăng ký lại. Sau khi kết thúc, hãy ký tên của bạn và bao gồm chức danh công việc và tên công ty của bạn.