Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

Kỹ năng tổ chức đối với các kỹ năng khác mà nói là một trong những kỹ năng đơn giản nhất. Ví dụ, tất cả mọi sự quản lý thời gian nên được bao gồm trong các bảng biểu. Bạn cần phải điền đầy đủ những nhiệm vụ mà bạn cần phải hoàn thành vào trong bảng biểu đó.

Đối với nhiều người mà nói đây là phương pháp đơn giản và phổ thông nhất. Tuy nhiên, việc lập và điền bảng biểu lại là khó khăn đối với một số người. Đây là vấn đề liên quan tới khả năng thiên bẩm mà không liên quan gì đến khả năng lô-gic, sức tưởng tượng không gian, sức sáng tạo và khả năng tư duy trừu tượng của một người.

Quản lý thời gian cần phải có sự rèn luyện nhất định. Nếu bạn chưa chuẩn bị đầy đủ để tiếp nhận sự rèn luyện. Bạn sẽ không thể trở thành một người quản lý thời gian giỏi.

Dưới đây là 10 phương pháp quản lý thời gian mà chúng tôi đã tổng kết. Có thể nó không phải là những phương pháp tốt nhất. Nhưng ắt sẽ giúp đỡ được phần nào cho các bạn. Hy vọng sẽ là nguồn tham khảo hữu ích cho tất cả mọi người. Những ai đang trên đường tìm cách quản lý thời gian hiệu quả.

1, Liệt kê danh sách việc cần làm mỗi ngày vào buổi sáng

Nếu bạn không làm việc theo tuần tự trước sau, vậy thì việc quản lý thời gian của bạn sẽ không thể có hiệu quả. Danh sách này bao gồm hai nội dung lớn đó là việc cơ quan và việc riêng cá nhân. Ghi chép chúng lại trên giấy, trên sổ làm việc hoặc trên PDA cá nhân của bạn.

Trong quá trình một ngày làm việc, phải thường xuyên kiểm tra lại danh sách công việc này. Ví dụ, 10 phút trước khi họp, có thể xem lại danh sách công việc. Nếu còn e-mail chưa gửi, có thể tận dụng khoảng thời gian trống này để hoàn thành.

Khi đã ghi chép xong tất cả các danh mục công việc. Hãy kiểm tra thật kỹ lại một lần nữa. Nếu bạn giống như tôi, sau khi kiểm tra hoàn thành xong các danh mục công việc, bạn sẽ cảm thấy rất hài lòng và mãn nguyện.

2, Ghi chép lại cả những nội dung công việc cần phải làm tiếp sau đó vào danh sách của bạn

Sau khi đã hoàn thành những công việc trong kế hoạch ban đầu. Ghi chép lại những nội dung công việc cần làm tiếp theo đó vào danh sách công việc hàng ngày của bạn. Nếu như danh sách công việc của bạn đã đầy hoặc nội dung công việc nào đó có thể chuyển sang ngày hôm sau. Vậy thì bạn có thể tính vào kế hoạch công việc của ngày mai hoặc ngày hôm sau.

Bạn có muốn biết nguyên nhân vì sao một số người nói với bạn họ có dự định làm một số việc gì đó nhưng lại không thể hoàn thành? Nguyên nhân là bởi họ không ghi chép lại những nội dung công việc đó. Trí nhớ con người là có hạn. Đừng bao giờ tự cho rằng, bạn có thể nhớ được tất cả mọi thứ. Do vậy, ghi chép lại vẫn luôn là phương pháp đơn giản và hữu hiệu nhất.

3, Sắp xếp lại những nội dung công việc mà bạn chưa thể hoàn thành trong ngày

Hiện giờ bạn đã có kế hoạch công việc hàng ngày. Đồng thời cũng có cả những nhiệm vụ mới cần phải hoàn thành trong ngày hôm đó. Vậy bạn sẽ phải xử lý như thế nào với những nội dung công việc chưa thể hoàn thành trong ngày?

Bạn có thể chọn cách dàn xếp nó vào ngày hôm sau. Thêm nó vào trong  danh sách công việc cần làm của ngày mai. Nhưng hy vọng bạn không phải là người trì hoãn. Nếu ngày nào cũng có những nội dung công việc chưa thể hoàn thành. Vậy thì danh sách công việc hàng ngày của bạn chắc chắn sẽ bị lạm phát. Do vậy, hãy cố gắng hoàn thành tất cả mọi nội dung công việc nếu có thể.

4, Ghi chép lại lịch hẹn vào trong danh mục công việc của bạn

Bao gồm cả những cuộc hẹn với đồng nghiệp và bạn bè. Theo như kinh nghiệm của tôi, những người bận rộn thường thất hẹn nhiều hơn là đúng hẹn.

Nếu bạn không thể nhớ rõ từng nội dung công việc mà mình đã làm. Vậy thì phải nhớ ghi chép chúng lại. Đồng thời sử dụng phương pháp quản lý thời gian để hoàn thành đúng thời hạn. Nếu như bạn thực sự bận không thể tham gia cuộc hẹn. Hãy gọi điện thoại thông báo trước tới đối tượng hẹn gặp.

>> 20 quy tắc quản lý thời gian

5, Lập bảng biểu ghi chép lại những nội dung công việc cần phải ưu tiên hoàn thành trước trong tháng và tháng sau

Theo như tôi được biết, có rất nhiều người xây dựng kế hoạch làm việc mỗi ngày của mình. Nhưng liệu có bao nhiêu người có thể dự trù được những công việc mà họ cần làm trong tháng hoặc tháng sau?

Việc lập kế hoạch làm việc mỗi tháng là phương pháp quản lý thời gian có trình độ cao hơn nữa. Cần phải hiểu rõ rằng, những việc được liệt kê vào trong bảng biểu phải là những việc nhất định phải hoàn thành. Khi bắt đầu mỗi tháng, hãy liệt kê những công việc chưa hoàn thành của tháng trước và những công việc bắt buộc phải hoàn thành trong tháng này vào bảng biểu kế hoạch làm việc của mình.

6, Ghi chép lại những nội dung công việc cần phải hoàn thành tại một khoảng thời gian nào đó trong tương lai

Danh sách công việc của bạn sẽ không thể giúp bạn nhắc nhở về những công việc mà bạn cần phải hoàn thành tại một thời điểm nào đó trong tương lai. Ví dụ, bạn nói đồng nghiệp của mình rằng, trong vòng hai tháng bạn và anh ta phải cùng nhau hoàn thành một nội dung công việc nào đó.

Lúc này, bạn cần đến một phương pháp để ghi nhớ công việc này. Đồng thời sẽ nhắc nhở bạn vào một thời điểm nào đó trong tương lai. Thông thường chúng ta có thể sử dụng lịch điện tử. Bởi chúng có tính năng nhắc nhở. Để đảm bảo an toàn, chúng ta có thể sử dụng nhiều phương pháp nhắc nhở khác nhau. Một khi phương pháp này không có tác dụng, thì sẽ còn các phương pháp nhắc nhở khác.

7, Giữ bàn làm việc luôn sạch sẽ, gọn gàng và ngăn nắp

Tôi không bao giờ tin rằng, một người có cái bàn làm việc lộn xộn, thiếu khoa học sẽ là một người quản lý thời gian giỏi cả. Đồng nghĩa với điều này, nếu phòng ngủ hoặc phòng làm việc của ai đó bừa bộn. Người đó cũng sẽ không phải là một người quản lý thời gian giỏi.

Bởi một người quản lý thời gian giỏi sẽ không bao giờ phải mất thời gian để tìm những tài liệu cần thiết trong đống giấy tờ lộn xộn cả.

8, Hãy để những tài liệu cần dùng ở những nơi cố định

Thời gian từng ngày qua đi, bạn sẽ hoàn thành được rất nhiều nội dung công việc khác nhau. Do vậy cần phải khiến mọi việc có trật tự và hoàn chỉnh. Thông thường, chúng ta nên để những thứ có liên quan tới nhau ở cạnh nhau. Tiện cho việc tra cứu lại sau này.

Một khi đã thực sự hoàn thành một nội dung công việc nào đó. Hãy tập hợp lại các giấy tờ có liên quan và bảo quản chúng ở một nơi cố định khác.

9, Phải có thể sẽ phải giật mình khi thanh lý những giấy tờ mà mình không dùng đến

Có những người có thói quen giữ lại tất cả các giấy tờ có liên quan tới công việc. Trong mớ bòng bong ấy, có những loại giấy tờ sẽ mãi mãi trở thành giấy bỏ không ai động đến nữa. Dĩ nhiên có nhiều lúc chúng ta phải kiểm tra lại những giấy tờ đã sử dụng. Có thể bản giấy đã bị thanh lý nhưng bản gốc vẫn sẽ luôn được lưu trữ trong máy tính của chúng ta.

Do vậy, việc thanh lý kịp thời các loại giấy tờ đã qua sử dụng cũng là điều cần thiết đối với những người biết cách quản lý thời gian. Để chúng ta không phải giật mình ngỡ ngàng trước những đống tài liệu khủng mà không có bất cứ tác dụng hay giá trị gì.

10, Định kỳ dọn dẹp bộ nhớ máy tính

Điều này cũng giống như việc thanh lý giấy tờ vậy. Bạn không những phải sắp xếp các thư mục, nội dung công việc trong máy tính một cách khoa học. Đồng thời còn phải định kỳ dọn dẹp bộ nhớ của nó nữa. Hãy xóa bỏ bớt những giấy tờ, tài liệu không cần thiết hoặc không còn sử dụng đến.

Quản lý thời gian giúp bạn sắp xếp hợp lý công việc của mỗi ngày, mỗi tuần và mỗi tháng. Vận dụng tốt những kỹ năng quản lý thời gian trên sẽ giúp bạn nắm bắt được thời gian của mình một cách tốt nhất. Điều này vô cùng quan trọng đối với mỗi chúng ta.