Chi phí hàng tồn kho là một vấn đề mà mọi công ty đều phải đối mặt và quản lý hàng tồn kho cũng được công nhận là một điểm yếu trong quản lý chi phí của doanh nghiệp.
Trong doanh nghiệp để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, mỗi cán bộ nhân viên, phụ trách quản lý cần kết hợp với nhau theo nhiều cách khác nhau để có thể làm tốt nhất mọi việc. Tùy vào đặc thù vận hành của từng doanh nghiệp, mà thủ kho, người quản lý sẽ có những bí quyết riêng để linh hoạt áp dụng sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.
Chu kỳ hàng tồn kho của các công ty Mỹ thường vào khoảng một tuần, trong khi chu kỳ hàng tồn kho trung bình của các công ty tạị Việt Nam lại thường kéo dài trong thời gian một tháng trở lên.
Hậu quả của việc này thường là tăng trưởng doanh số nhưng không tăng lợi nhuận, vì tình trạng hàng tồn kho quá lâu thì lợi nhuận của doanh nghiệp sẽ bị mất đi mà họ không hề hay biết.
Vậy làm thế nào để xử lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả? Dưới đây là một vài kinh nghiệm kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả chia sẻ từ các chuyên gia quý bạn đọc có thể tham khảo và áp dụng.
Hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh. Trong ba quy trình cơ bản của doanh nghiệp – mua sắm, sản xuất và bán hàng luôn xuất hiện một cái bóng mang tên “hàng tồn kho”, cần phải áp dụng việc quản lý hàng tồn kho ở mọi khía cạnh.
Chúng ta thường có một suy nghĩ truyền thống rằng “trong tay có đồ ăn, tâm sẽ không hoảng loạn”, nhưng liên quan đến chi phí hàng tồn kho không thể có suy nghĩ như thế được. Vì vậy bước đầu tiên doanh nghiệp cần phải hiểu rõ về chi phí hàng tồn kho.
Dự trữ đủ hàng tồn kho có thể giúp các công ty thực hiện chuyển đổi suôn sẻ khi nguyên liệu thô khan hiếm hoặc khi họ nhận được đơn đặt hàng lớn đột ngột. Thế nhưng khi thị trường nguyên liệu cơ bản bị dư cung thì việc tích nhiều hàng hóa sẽ ngăn chặn sự phát triển của doanh nghiệp, việc phòng bị về hàng hóa như thế là không nên.
Chúng ta hãy cùng nhau phân tích và đưa ra những phương pháp giải quyết vấn đề này nhé.
>> Kinh nghiệm và cách quản lý Hàng Hóa hiệu quả (Thực chiến)
1, Phương pháp quản lý chi phí hàng tồn kho
Chi phí tiêu thụ hàng tồn kho chủ yếu được chia thành các loại sau
1, Chi phí chiếm dụng vốn
Chủ yếu đề cập đến chi phí lãi vay và chi phí cơ hội liên quan, đây là phần quan trọng nhất của chi phí hàng tồn kho.
2, Chi phí tồn kho
Đề cập đến chi phí của kho nơi hàng hóa được lưu trữ, chẳng hạn như chi phí điện và nước của kho đó.
3, Phí quản lý hàng tồn kho
Đề cập đến chi phí quản lý hàng tồn kho, chủ yếu bao gồm tiền lương của người quản lý kho hàng hóa.
4, Chi phí tổn thất hàng tồn kho
Đề cập đến thiệt hại gây ra trong quá trình lưu trữ vật phẩm, chẳng hạn như thiệt hại gây ra bởi sự hư hỏng hoặc mất mát.
Chỉ bằng cách nhận ra rằng quản lý hàng tồn kho sẽ chi tiền ở những khâu nào, chúng ta có thể giải quyết được vấn đề này. Tuy nhiên, nếu chỉ biết chi phí hàng tồn kho cần chi tiêu ở khâu nào là chưa đủ. Bước thứ hai chúng ta cần phải tìm hiểu chi phí hàng tồn kho, nghĩa là để hiểu mục đích của quản lý hàng tồn kho.
Một vị giáo viên tại Viện Khoa học và Công nghệ Quản lý đã từng đưa ra một so sánh thú vị giữa hình ảnh của hàng tồn kho với số tiền đang ngủ của anh ta. Quản lý hàng tồn kho là vũ khí ma thuật duy nhất đánh thức “số tiền đang ngủ” này.
2, Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả
Có ba khía cạnh chính để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả:
1, Làm chủ hàng tồn kho hiện tại
Doanh nghiệp phải hiểu tình hình hàng tồn kho hiện tại khi đặt hàng hoặc sản xuất và bán sản phẩm. Sau đó doanh nghiệp cần xác định chính sách sản xuất và vận hành theo tình trạng hàng tồn kho, nếu không sẽ không thể giao hàng đúng hạn.
2, Giảm chi phí hàng tồn kho
Bằng cách quản lý liên kết hàng tồn kho, chi phí hàng tồn kho được kiểm soát càng chặt chẽ càng tốt trong một phạm vi hợp lý, bởi vì quản lý tốt chi phí hàng tồn kho sẽ giảm được rất nhiều chi phí.
3, Phản ánh chính xác số lượng hàng tồn kho
Khi công ty tiến hành thanh toán cuối năm, công ty phải tính toán chính xác lượng hàng tồn kho, nếu không sẽ dễ gây nhầm lẫn tài chính và ảnh hưởng đến việc chuẩn bị cho nguồn vốn và những kế hoạch trong năm tiếp theo.
Tất nhiên mỗi ngành công nghiệp khác nhau sẽ có trọng tâm hàng tồn kho khác nhau và cần có những cách xử lý khác nhau.
3, Quản lý hàng tồn kho
Bước cuối cùng là học quản lý hàng tồn kho. Các doanh nghiệp lớn thường sử dụng kho tự xây dựng để cung cấp dịch vụ cho từng chi nhánh, nhưng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều này rõ ràng không hiệu quả về chi phí. Có năm phương pháp phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ như sau:
1, Sản phẩm hướng đến khách hàng
Doanh nghiệp cần giao tiếp với khách hàng hiểu đầy đủ các loại và số lượng hàng hóa họ cần, và đưa ra dự báo bán hàng chính xác và chi tiết thông qua phân tích so sánh để sản xuất hàng hóa cho phù hợp.
2, Thiết lập mối quan hệ tốt với nhà cung cấp
Việc thiết lập mối quan hệ tốt với nhà cung cấp tin cậy cần được thực hiện trong một thời gian dài, để doanh nghiệp của bạn có thể được ưu tiên có được nguyên liệu tốt và đảm bảo thời gian giao hàng. Bằng cách này các công ty không cần phải tích trữ một lượng lớn hàng hóa để phòng bị cho tình trạng thiếu nguyên liệu.
3, Không sợ hết hàng
Hết hàng không phải là khủng khiếp. Hết hàng ít nhất chứng tỏ rằng công ty không có chi phí tiêu thụ hàng tồn kho quá cao. Một công ty không bao giờ hết hàng có khả năng chỉ vì tích lũy quá nhiều hàng tồn kho.
4, Bán hàng tồn kho dư thừa
Công ty không thể đảm bảo rằng số lượng của tất cả các nguyên vật liệu được mua là chính xác. Khi công ty còn lại một lượng lớn nguyên vật liệu và không sử dụng trong tương lai gần thì không thể tránh khỏi tình trạng những nguyên vật liệu này sẽ được bán lại cho các công ty khác.
5, Chọn điểm quan trọng của việc mua hàng tồn kho
Thường xuyên kiểm tra kho của công ty và chỉ mua hàng trong tình huống cần thiết hay khẩn cấp, đừng bao giờ mua hàng thường xuyên theo định kỳ để tránh tích lũy một lượng lớn nguyên liệu trong kho của doanh nghiệp.
Thông qua các phương pháp này, tôi tin rằng bạn có thể giảm bớt vấn đề chi phí hàng tồn kho cao ở một mức độ nhất định. Tiết kiệm tiền thực sự là một phương pháp kiếm tiền.
Những phương pháp và thủ thuật nêu trên đều đã được rất nhiều công ty và doanh nghiệp áp dụng thực tế và phù hợp với các doanh nghiệp có mô hình kinh doanh nhỏ.
Nếu doanh số của bạn tăng lên nhưng bạn không thấy lợi nhuận tăng, bạn nên xem xét kỹ xem có lỗ hổng trong kiểm soát chi phí hay không, có lẽ chi phí hàng tồn kho có thể là nơi đầu tiên bạn nên kiếm soát.
Ngoài ra, ngày nay thời đại công nghệ hóa hiện đại hóa có rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho để quản lý và kiểm soát hiệu quả hàng tồn kho hơn.
Những phần mềm quản lý hầu hết đều có giao diện dễ sử dụng, giúp doanh nghiệp quản lý hàng hoá với chi phí thấp nhất và hiệu quả cao nhất, giảm thất thoát và có thêm nhiều cơ hội phát triển trong hoạt động kinh doanh.
