Cách viết email nhắc nhở bằng tiếng anh sao cho hiệu quả

6 tình huống yêu cầu email nhắc nhở
Dưới đây chỉ là một số trường hợp khi bạn có thể cần gửi lời nhắc qua email:

Thanh toán chậm – Không ai muốn chờ đợi để được thanh toán. Nếu ai đó nợ bạn và đến hạn trả, bạn cần tìm hiểu khi nào bạn có thể mong đợi được thanh toán.
Đi làm muộn – Làm việc theo nhóm là một kịch bản phổ biến trong các tình huống kinh doanh hoặc trường học. Nếu bạn làm việc theo nhóm và ai đó chưa hoàn thành phần việc của họ, điều đó có thể ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Bạn cần khéo léo cho họ biết họ đang ở phía sau.
Theo dõi Đơn xin việc – Nếu bạn đang tìm việc, bạn sẽ muốn theo dõi các cuộc phỏng vấn và ứng tuyển. Đồng thời, bạn không muốn xa lánh mối liên hệ của mình với một nhà tuyển dụng tiềm năng.
Giao hàng trễ – Khi bạn đã đặt hàng một thứ gì đó và nó vẫn chưa đến. Bạn cần cho nhà cung cấp biết rằng lô hàng của họ đến muộn. Nếu hàng hết hoặc không có sẵn, bạn cần yêu cầu hoàn lại tiền.
Không hành động từ phía người nhận – Bất cứ khi nào ai đó hứa sẽ làm điều gì đó cho bạn và không thực hiện đúng lúc, bạn muốn khuyến khích họ hành động. Một email nhắc nhở thân thiện có thể giúp ích.
Một Mốc Quan trọng sắp đến – Đôi khi bạn muốn nhắc người liên hệ của mình không bỏ lỡ một sự kiện sắp tới. Gửi một lời nhắc nhở nhẹ nhàng trước một cuộc họp bắt buộc hoặc thời hạn quan trọng có thể hữu ích.
Chìa khóa để viết một email nhắc nhở hiệu quả là vẫn chuyên nghiệp và thân thiện. Điều này đặc biệt đúng đối với lời nhắc đầu tiên, vì người liên hệ của bạn thiếu hành động có thể là kết quả của việc giám sát. Bạn không muốn làm hỏng mối quan hệ của mình với người ấy.

Cách viết email rõ ràng và chuyên nghiệp
David Masters
Hướng dẫn đầu tiên giải thích rõ ràng cách quyết định nên viết một email chính thức hay không chính thức. Phần thứ hai giải thích cách làm cho email của bạn rõ ràng và ngắn gọn.

Khi nào bạn nên gửi email nhắc nhở?
Bạn có thể tự hỏi phải đợi bao lâu trước khi gửi email nhắc nhở. Bạn có nên đợi một ngày, một tuần, lâu hơn không?

Câu trả lời một phần phụ thuộc vào thỏa thuận của bạn với bên kia.

Nếu hành động bạn đang chờ đến hạn vào một ngày cụ thể, hãy gửi email nhắc nhở nhẹ nhàng vào ngày đầu tiên rằng hành động thực sự bị muộn. Thông thường, đây là ngày làm việc đầu tiên sau khi đến hạn. Những ví dụ bao gồm:

Thanh toán trễ
Thời hạn chưa được đáp ứng
Lô hàng trễ
Nói chung, nếu một ngày đã định đã được thống nhất và ngày đó không được đáp ứng — thì việc chờ đợi thêm cũng không giúp ích được gì. Việc chờ đợi thậm chí có thể ảnh hưởng đến cơ hội nhận được phản hồi của bạn vì các chi tiết trong thỏa thuận của bạn có thể bị lãng quên theo thời gian. Bạn càng đợi lâu, người liên hệ của bạn càng ít có khả năng nhớ những gì họ phải làm.

Ngược lại, nếu hành động bạn đang chờ đợi không có ngày đến hạn cụ thể, bạn có thể cho người liên hệ của mình thêm một chút thời gian. Điều này đặc biệt đúng khi bạn nhờ người quen giúp đỡ. Ví dụ, bạn yêu cầu một người quen chuyển hồ sơ của bạn cho phòng nhân sự của công ty họ và bạn không nhận được phản hồi từ họ ngay lập tức. Bạn có thể lo lắng về một công việc khả thi và muốn liên hệ với họ vào ngày làm việc đầu tiên sau khi họ đồng ý giúp đỡ. Tuy nhiên, tốt hơn là bạn nên đợi một tuần hoặc lâu hơn trước khi kiểm tra lại với họ.