cách chỉnh và soạn powerpoint (cách tạo bài giảng bằng Powerpoint)

Kết hợp các trang trình bày thành các phần
Khi làm việc với một bản trình bày PowerPoint lớn (PPT), bạn có thể tạo các phần có thể thu gọn và mở rộng. Điều này sẽ giúp bạn giữ các trang trình bày có tổ chức và tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hướng trong chế độ chỉnh sửa. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước sau:

Trong danh sách các trang trình bày, nhấp chuột phải vào trang mà bạn muốn phần mới bắt đầu và chọn Thêm Phần từ trình đơn thả xuống.
Thêm phần trong PowerPoint
Bây giờ hãy bấm chuột phải vào nơi có nội dung Phần không có tiêu đề, và chọn Đổi tên Phần. Sau đó, nhập tên của phần. Nếu cần, hãy lặp lại quy trình để tạo và đặt tên cho các phần khác.
Đặt tên các phần trong PowerPoint
Để di chuyển một phần, hãy nhấp chuột phải vào tên của phần đó và sử dụng các tùy chọn Di chuyển phần lên và di chuyển phần xuống.
Để thu gọn hoặc mở rộng một phần nhất định, hãy nhấp vào biểu tượng thu gọn ở bên trái của tên phần. Bạn cũng có thể thu nhỏ và phóng to tất cả các phần cùng một lúc bằng cách nhấp chuột phải vào tên phần và chọn Thu gọn Tất cả hoặc Mở rộng Tất cả.
Ngoài ra, bạn có thể truy cập các cài đặt này bằng cách chọn Trình sắp xếp Trang trình bày trong tab CHẾ ĐỘ XEM.

Trình sắp xếp trang trình bày trong PowerPoint
Loại phân đoạn này là một cách tuyệt vời để tổng quan luồng hợp lý của các trang trình bày của bạn cùng một lúc và xem liệu có bất kỳ thay đổi nào cần thiết hay không. Ví dụ, bạn có thể quyết định chia một trang trình bày thành hai hoặc ba, hoặc ngược lại.

Chế độ xem phác thảo trong PowerPoint

Chế độ xem này không hiển thị các phần, nhưng nó hiển thị tiêu đề và văn bản chính của mỗi trang chiếu, có thể cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhanh về nội dung bản trình bày. Tại đây bạn có thể xem qua toàn bộ văn bản và chỉnh sửa nó ngay lập tức. Bạn cũng có thể làm việc đồng thời với văn bản (ở bên trái) và trang trình bày (ở bên phải), vì phần sau được hiển thị ở bên phải màn hình của bạn.

Lưu ý rằng, để được hiển thị trong một dàn bài, văn bản cần được nhập trong một trình giữ chỗ văn bản, không phải một hộp văn bản. Phần giữ chỗ văn bản là một hộp có các từ “Nhấp để thêm văn bản” hoặc “Nhấp để thêm tiêu đề” và nó xuất hiện khi bạn chọn bố cục chuẩn.

Bạn cũng có thể sử dụng Dạng xem dàn bài để quảng bá văn bản đầu dòng cho tiêu đề và theo cách khác. Để làm điều đó, hãy nhấp chuột phải vào tiêu đề hoặc văn bản có liên quan và chọn các tùy chọn Thăng chức hoặc Hạ cấp.

Các tùy chọn thăng hạng và hạ cấp trong PowerPoint
Hãy chú ý đến việc hạ cấp tiêu đề, vì thao tác này sẽ xóa trang chiếu gốc và di chuyển tiêu đề và văn bản của nó sang trang chiếu liền kề.

PowerPoint chỉ cho phép người dùng quảng bá và giảm hạng văn bản chứ không phải toàn bộ trang trình bày. Do đó, không có khả năng thay đổi thứ tự phân cấp của các trang trình bày.

Tạo mục lục

Tất cả các mẹo nói trên giúp bạn tổ chức một bản trình bày khi định dạng nó. Tuy nhiên, điều quan trọng là người xem của bạn cũng có thể dễ dàng điều hướng qua bản trình bày. Một cách chắc chắn để cung cấp cho họ cơ hội này là tạo một mục lục có cấu trúc và tương tác.

Mặc dù không có đường viền tự động gốc trong PowerPoint, nó có thể được tạo theo cách thủ công:

Chèn mục lục vào trang chiếu tiêu đề hoặc trang trống. Để thêm một trang chiếu, hãy bấm vào Trang chiếu Mới trên ruy-băng. Sau đó chọn tất cả các đối tượng trên trang chiếu và xóa chúng.
Tạo mục lục trong PowerPoint
Đối với các chương, bạn sẽ cần sử dụng tiêu đề của các trang trình bày. Đây là nơi mà Chế độ xem phác thảo quen thuộc hiện nay trở nên hữu ích. Bạn có thể truy cập nó từ tab XEM. Bấm chuột phải vào bất kỳ đâu trên ngăn dàn bài, chọn Thu gọn, sau đó Thu gọn tất cả. Bằng cách này, chỉ các tiêu đề được hiển thị.
Thu gọn tất cả trong PowerPoint
Nhấn Ctrl + A để chọn tất cả các tên và Ctrl + C để sao chép chúng.
Sau đó, Nhấn Ctrl + V để dán các tiêu đề đã sao chép vào trang chiếu mong muốn. Trong trường hợp có quá nhiều tiêu đề và chúng không vừa với một trang, bạn có thể chia mục lục thành hai cột hoặc đặt nó trên hai trang trình bày.
Bây giờ chọn và nhấp chuột phải vào tiêu đề của trang trình bày đầu tiên và chọn Liên kết.