Kinh nghiệm quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ hiệu quả (Thực chiến)

Hiện nay việc mở các chuỗi cửa hàng bán lẻ đang là xu hướng chung của các doanh nghiệp, doanh nhân. Mục đích của việc mở chuỗi cửa hàng là để gia tăng lợi nhuận, khoanh vùng để thu hút khách hàng, giảm thiểu nhưng rủi ro không đáng có trong kinh doanh.

Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích thì việc mở chuỗi cửa hàng cũng gặp phải vấn đề làm thế nào để quản lý chuỗi cửa hàng đó một cách hiệu quả. Đây là vấn đề trăn trở của rất nhiều doanh nhân.

Ở Việt Nam xu hướng đó dường như đi ngược lại với các nước khác trên thế giới. Theo thống kê hầu hết các doanh nghiệp đều kinh doanh hiệu quả ở cửa hàng đầu tiên từ mỹ phẩm, thời trang, cà phê, thực phẩm, trà sữa, vân vân đều kinh doanh có lãi lúc ban đầu.

Thế nhưng, khi các chủ cửa hàng cảm thấy có lãi muốn mở rộng thương hiệu của mình bằng cách mở chuỗi các cửa hàng bán lẻ thì ở cửa hàng thứ 2, thứ 3, thứ 4, vân vân lại có vẻ kinh doanh không mấy hiệu quả. Doanh số của các cửa hàng bán lẻ chi nhánh thường nhỏ hơn nhiều so với cửa hàng chính.

Với số lượng cửa hàng tăng lên, tổng doanh thu tăng lên, các chủ cửa hàng dễ dàng hơn trong việc đàm phán với nhà cung cấp về số lượng và giá cả hàng hóa. Tuy nhiên, khi họ mua rẻ được một chút thì các nhà đầu tư bắt đầu rơi tình trạng “không kiểm soát được ” chính cửa hàng do mình mở ra. Vậy vấn đề ở đâu?

Điều này không nằm ở khả năng kinh doanh của chủ cửa hàng mà ở kỹ năng quản lý bán hàng của các nhà đầu tư, quản lý chuỗi cửa hàng bán lẻ.

Tại Việt Nam, 90% số điểm bán lẻ là các cửa hàng của hộ gia đình và được mở la liệt khắp nơi, hầu hết ở tình trạng tự phát, thiếu chiến lược, kế hoạch bài bản ngay từ đầu thì việc rơi vào hoàn cảnh “càng lớn – càng khổ”, khi cửa hàng càng phát triển – các chủ cửa hàng càng mất sự kiểm soát cũng là điều dễ hiểu.

Đối với các chuỗi cửa hàng việc tham gia vào hình thức mở cửa hàng trực tiếp hoặc nhượng quyền có thể nhanh chóng mở rộng quy mô của doanh nghiệp, nhưng với sự phức tạp của quản lý và kiểm soát tài chính, làm thế nào để giải quyết vấn đề về thông tin, nguồn vốn, điều phối hậu cần thông qua công cụ tài chính?

Ở một mức độ nhất định, vấn đề quản lý bán hàng đã ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của một chuỗi các doanh nghiệp.

Dưới đây  là một kinh nghiệm quản lý bán hàng của chuỗi cửa hàng bán lẻ, người đứng đầu chuỗi bán lẻ sẽ đưa ra kinh nghiệm về quản lý nguồn vốn, quản lý hàng tồn kho của các cửa hàng bán lẻ cũng như những rủi ro về thuế cần được chú ý trong kế toán.

Hy vọng với kinh nghiệm dưới đây những doanh nhân có ý định theo mô hình mở chuỗi cửa hàng bán lẻ sẽ tham khảo và học hỏi để đưa doanh nghiệp phát triển ngày càng lớn mạnh hơn.

Một vị giám đốc của ngành công nghiệp ô tô nhà nước cũng là người phát triển tầm nhìn đã gia nhập vào công việc quản lý tài chính trong chuỗi cửa hàng bán lẻ và đã từng làm việc trong một chi nhánh bán lẻ giày, công ty may mặc và một công ty quần áo có thương hiệu.

Ông làm chức vụ từ phục vụ, nhân viên thu ngân đến người quản lý tài chính nên có những hiểu biết độc đáo về quản lý tài chính của chuỗi cửa hàng bán lẻ.

>> Cách quản lý chuỗi nhiều Cửa hàng bán lẻ 

1, Hình thức kinh doanh

Trước tiên, ông giới thiệu hình thức vận hành chuỗi và chỉ ra những lợi thế của hoạt động chuỗi cửa hàng, chủ yếu cho thấy lợi thế quy mô, lợi thế lợi ích và lợi thế phát triển. Tuy nhiên, cũng có nhiều rủi ro như rủi ro kinh doanh, rủi ro thị trường và rủi ro quản lý.

Nếu như cửa hàng chính mắc sai lầm, quản lý bán hàng kém, thông tin truyền thông kém, quảng cáo và các vấn đề khác không tốt sẽ mang lại rủi ro cho chuỗi các cửa hàng bán lẻ hoặc nhà điều hành nhượng quyền, thậm chí gây tổn hại cho toàn doanh nghiệp.

Nếu như các cửa hàng thuộc chuỗi bị sụp đổ sẽ khiến cho công ty phải chịu những tổn thất đáng kể. Vì thế quản lý tài chính sinh ra là để phục vụ mô hình kinh doanh này.

Mô hình kinh doanh chuỗi cửa hàng có 3 phương thức hoạt động cụ thể bao gồm: tự làm chủ, liên doanh và nhượng quyền.

Hình thức tự làm chủ có thể được chia làm ba mô hình: mô hình trung tâm mua sắm, mô hình công ty con và mô hình quản lý công ty chi nhánh. Đối với công ty con và công ty chi nhánh các phương pháp kế toán là khác nhau, hai hình thức này cần chọn phương thức kinh doanh theo tình hình riêng của công ty.

Đối với hình thức công ty con sẽ tiến hành theo phương thức tính toán độc lập, còn đối với hình thức công ty chi nhánh sẽ tiến hành theo phương thức tính toán thống nhất trong quy trình kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh sẽ theo phương thức thống nhất thuế, lập báo cáo kế toán cá nhân.

Công ty chi nhánh không thực hiện kế toán độc lập. Vậy làm thế nào để lựa chọn nên thành lập công ty con hay công ty chi nhánh?

Kinh nghiệm của ông cho rằng nếu hoạt động kinh doanh của bạn diễn ra ở một nơi khác tốt nhất bạn nên thành lập công ty con.

Nếu theo hình thức công ty chi nhánh khi có vấn đề về thuế nhân viên tài chính tại trụ sở chính sẽ phải chạy ở cả hai nơi trụ sở chính và công ty chi nhánh. Điều này dẫn đến lãng phí chi phí và thời gian và điều đó là không đáng giá.

Chế độ hoạt động của cửa hàng nhượng quyền có nghĩa là trụ sở thực hiện đầu tư với thiện chí và thu hút cửa hàng nhận quyền dưới hình thức thu phí nhượng quyền để quản lý.

Một số nhượng quyền thương mại có thể có hình thức bán tín dụng khi họ tham gia và nếu tình hình tài chính khó khăn sẽ tăng thêm khối lượng công việc vào cuối mỗi tháng.

Nếu như công ty thống nhất được việc chiết khấu hàng hóa, tài trợ việc trang trí và thiết kế cửa hàng cho các cửa hàng nhượng quyền thì hình thức hoạt động này cũng đáng để tham gia. Tuy nhiên, điều kiện giảm giá bán hàng có thể được thương lượng và chính sách của mỗi cửa hàng nhượng quyền ở nhiều công ty là khác nhau.

Chế độ hoạt động của các cửa hàng liên doanh tương tự như bán tín dụng. Công ty liên doanh chịu trách nhiệm tiền cho thuê và tiền lương của nhân viên.

Trên đây là sự giải thích của vị giám đốc tài chính về những ưu điểm và nhược điểm của ba hình thức kinh doanh theo chuỗi cửa hàng bán lẻ.

2, Sử dụng nguồn vốn

Giám đốc tài chính tin rằng nguồn vốn của chuỗi các cửa hàng bán lẻ là rất quan trọng, nhất định phải có nguồn thu và nguồn chi. Việc thực hiện hai nguồn thu chi chủ yếu cho hai mục đích:

1, Quản lý tiền mặt tập trung trong doanh nghiệp, giảm chi phí nắm giữ tiền mặt, đẩy nhanh quay vòng vốn và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.

2, Thực hiện hai nguồn thu chi là điểm đầu vào để xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong hệ thống quản lý tài chính doanh nghiệp, đồng thời nâng cao hiệu quả của doanh nghiệp thông qua quản lý bán hàng với giá trị hiệu quả.

Việc thực hiện các lợi thế “hai nguồn thu chi” với mục đích đạt được sự quản lý tập trung tài chính thực sự, đảm bảo thanh toán thu nhập kịp thời, kiểm soát hiệu quả các nguồn vốn tập trung. Do đó thu nhập hoạt động của công ty chi nhánh phải được nộp cho trụ sở chính của công ty.

Nếu hai nguồn doanh thu và chi tiêu của quản lý nguồn vốn không được thông qua, văn phòng hay công ty chi nhánh sẽ mở một tài khoản với ngân hàng bên ngoài và có quyền tự chủ sử dụng vốn.

Mặc dù trụ sở chính có thể kiểm soát được mục tiêu của công ty chi nhánh thông qua kiểm toán, hạn chế hệ thống, kiểm soát quy trình kinh doanh và kiểm toán sau bán hàng, ở một mức độ nhất định cũng có thể kiểm soát việc sử dụng vốn của các công ty chi nhánh nhưng vì nhiều lý do khác nhau rất khó để có thể đạt được kết quả khả quan.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp các nhà quản lý kiểm soát được các chỉ số trên. Chỉ với một vài thao tác đơn giản mà người quản lý có thể kiểm soát được tình hình kinh doanh cửa các cửa hàng.

Dựa vào các kết quả đó nhà quản trị đưa ra những phân tích, nhận định và thay đổi kế hoạch kinh doanh kịp thời phù hợp với từng thời điểm, nâng cao hiệu quả kinh doanh chuỗi cửa hàng.

3, Quản lý hàng tồn kho

Khi chia sẻ kinh nghiệm về quản lý hàng tồn kho vị giám đốc tài chính đã giới thiệu khái niệm về kho đám mây, nền tảng Internet trực tuyến của kho được tạo ra bởi thực tế và cổng back-end của hệ thống quản lý kho chính mang tên Unicom.

Dữ liệu hàng hóa trong khi được tải lên nền tảng kho đám mây và dữ liệu kho đám mây sẽ ghi lại kịp thời những dữ liệu đó. Sau khi thu thập dữ liệu, thông qua phân tích nền tảng sẽ tích hợp những dữ liệu đó để xử lý và cập nhật.

Tất cả những vấn đề phía sau như hiệu quả hoạt động kinh doanh, nguồn vốn, thông tin, vân vân sẽ được phân tích trên ứng dụng. sau khi đơn hàng được tiếp nhận thành công thì hàng hóa sẽ được giao cho bộ phận vận chuyển gửi đến tận nhà cho khách hàng.

Ngày nay, vấn đề xuất hàng hóa đưa đến tay người tiêu dùng cũng là một trong những vấn đề cần lưu ý để tránh gây nhầm lẫn hàng hóa, thất lạc hàng hóa hay đưa đến nhầm địa chỉ.

Giám đốc tài chính cho rằng rút ra từ kinh nghiệm bản thân ông, vấn đề thường gặp phải của cửa hàng hay doanh nghiệp nằm ở tiền mặt và hàng tồn kho.

Ông đã tóm tắt lại một số việc gian lận trong vận hành quản lý từ đầu đến cuối chẳng hạn: trì hoãn không giải quyết việc mất đơn hàng, đợi đến mức chiết khấu giảm xuống thấp nhất mới mua hàng, ưu tiên chứng từ cho mặt hàng chiết khấu, giảm giá thấp, phiếu giảm giá dành cho nhân viên, vân vân.

Nếu có những tình huống tương tự như tình huống được mô tả dưới đây thì điều đó cho thấy có dấu hiệu lừa đảo và cần phải chú ý đến nó chẳng hạn như tiền gửi thực tế và số tiền trên hệ thống mỗi ngày khác nhau, việc kế toán lộn xộn, chứng từ mua lại nhiều hơn thông thường, chiết khấu bán lẻ thấp hơn, chênh lệch hàng tồn kho lớn hơn, vân vân.

Vận chuyển hàng hoá giữa các địa điểm và kiểm tra hàng hoá giữa các địa điểm là khâu tốn kém và mất nhiều thời gian nhất trong bán lẻ? Nếu không kiểm soát kịp thời sẽ gây ảnh hưởng đến khách hàng và chất lượng phục vụ, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số.

Phần mềm quản lý bán hàng giúp cho nhân viên bán hàng có thể kiểm soát số lượng hàng hoá ở các địa điểm. Từ đó việc luân chuyển hàng hoá giữa cửa hàng diễn ra nhanh hơn không còn quy trình rắc rối,phức tạp.

4, Quản lý tài chính

Khi giới thiệu nội dung kế toán của các chuỗi cửa hàng bán lẻ, giám đốc tài chính nhấn mạnh rằng nhân viên kế toán cần chú ý đến vấn đề liên quan đến việc xử lý giảm giá bán hàng, chiết khấu bán hàng.

Trong thực tế kinh doanh, thường có những bên nhận quyền yêu cầu bên nhượng quyền giảm giá vì vậy có thể trong quá trình tính toán, xử lý, thu thập dữ liệu của kế toán bị trì hoãn. Vấn đề chính là doanh thu không được ước tính tạm thời tại thời điểm giao hàng.

Chỉ đến khi hóa đơn được lập, thu nhập mới có xác nhận chính xác.

Giám đốc tài chính tin rằng vấn đề này sẽ không xảy ra nếu thu nhập tạm thời được ước tính. Ông cũng dựa trên tình huống này để nhấn mạnh rằng một số doanh nghiệp đã không ghi lại kịp thời thu nhập bán hàng thực hiện theo nghĩa vụ thuế của luật thuế và tính thuế, mà áp dụng cách trì hoãn tài khoản hoặc loại trừ thu nhập bán hàng.

Việc trì hoãn thuế hoặc trốn thuế là sai lầm. Doanh nghiệp phải ghi lại số tiền bán hàng và tính số tiền thuế bán hàng hiện hành một cách kịp thời và chính xác theo thời hạn quy định ở trên.

Liên quan đến câu hỏi làm thế nào để kiểm soát được chi phí thuê mặt bằng của những người tham gia, giám đốc tài chính tin rằng dù là cửa hàng thuê riêng hay cửa hàng trong trung tâm mua sắm thì chi phí thuê địa điểm cũng rất khó kiểm soát vì quá trình phê duyệt và sự khác biệt mặt bằng ở từng nơi.

Các cấp độ khác nhau của sự phát triển kinh tế khu vực, sự biến động của giá cả thị trường, vân vân đòi hỏi rất nhiều chi phí và chi phí quản lý cũng rất cao.

5, Quản lý nhân viên bán hàng

Quản lý nhân viên bán hàng cũng là một trong những bước quan trọng được giám đốc tài chính đề cập đến trong quản lý bán hàng. Do khoảng cách địa lý của các cửa hàng trong chuỗi khá xa và mỗi cửa hàng đều có số lượng nhân viên nhất định, chủ cửa hàng không phải lúc nào cũng có mặt tại tất cả mọi cửa hàng để quản lý nhân viên của mình.

Việc quản lý nhân viên không chặt chẽ có thể dẫn đến những tình trạng như thất thoát hàng hóa, doanh thu, nhân viên không trung thực, vân vân điều đó sẽ làm ảnh hưởng lớn đến thương hiệu và chính cửa hàng.

Để quản lý bán hàng được hiệu quả các cửa hàng trong chuỗi bán lẻ có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để dễ dàng quản lý được nhân viên, giám sát được mọi hoạt động liên quan đến bán hàng mà không cần phải có mặt trực tiếp và quan sát thường xuyên.

Quản lý nhân viên bán hàng qua phần mềm có thể giúp chủ cửa hàng biết được nhân viên đang làm gì, kiểm soát được hóa đơn của từng nhân viên qua đó nâng cao được ý thức và trách nhiệm của mỗi một nhân viên bán hàng. Điều này sẽ khiến hình ảnh của cửa hàng trong mắt khách hàng được trở nên tốt đẹp hơn.

6, Quản lý khách hàng

Thông thường, doanh nhân kinh doanh theo chuỗi cửa hàng bán lẻ sẽ ít người quan tâm đến việc quản lý dữ liệu khách hàng, ít người quan tâm đến các chương trình chăm sóc khách hàng và tri ân khách hàng. Với số lượng lớn khách hàng trong chuỗi cửa hàng thì chủ doanh nghiệp phải làm thế nào để quản lý?

Để thu hút khách hàng đến cửa hàng mua hàng chúng ta phải có những chiến lược kinh doanh nhất định, thế nhưng chăm sóc khách hàng sau mua hàng cũng là yếu tố quyết định họ lựa chọn cửa hàng của chúng ta chứ không phải cửa hàng bên cạnh.

Mỗi cửa hàng trong chuỗi bán lẻ, chủ cửa hàng cần phải nắm rõ những thông tin của khách hàng như họ tên, số điện thoại, ngày sinh, địa chỉ, vân vân. Tìm hiểu xem khách hàng đến cửa hàng của chúng ta có hài lòng với nhân viên cửa hàng không, hài lòng về giá cả không, hài lòng về sản phẩm không?, vân vân.

Khâu chăm sóc khách hàng là khâu rất quan trọng trong quản lý bán hàng.

Với kinh nghiệm và phân tích của giám đốc tài chính việc quản lý chuỗi cửa hàng dường như là một điều rất lớn nhưng nếu như những kỹ năng và phương pháp được kết hợp nhuần nhuyễn, rõ ràng thì quản lý bán hàng sẽ ngày một dễ dàng hơn đối với doanh nhân nhất là đối với doanh nhân vừa mới khởi nghiệp.